Основные формы связей по горизонтали

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

· использование прямых контактов между руководителями, вза­имодействующими по поводу решения общей проблемы;

· установление взаимосвязи между двумя подразделениями, име­ющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

· создание временных целевых групп для решения проблем, за­трагивающих несколько подразделений;

· создание постоянно действующей группы для решения перио­дически возникающих межфункциональных проблем;

· создание новых «интегрирующих» органов в управлении гори­зонтальными процессами;

· переход от интеграционной к связующей роли руководителя, если имеется существенная дифференциация функций и видов дея­тельности;

· установление двойной ответственности в критических точках решения проблем при матричных структурах управления. Рассмотрим основные из названных форм.

Прямой контакт

Наиболее простой и менее дорогостоящей формой горизонталь­ных связей является прямой контакт между руководителями, зани­мающимися решением общей проблемы.

Если, например, цех А перевыполнил задания по позиции, которая переходит в цех Б, то по вертикальной системе управления решение о принятии цехом Б сверхплановой продукции цеха А должно быть принято в высшем звене - в дирекции завода. Посредством прямого контакта руководители цехов А и Б связываются между собой и приходят к совместному решению. Если бы такой подход был возможен, количество ежедневно возникающих проблем, решение по которым принимается наверху, значительно уменьшилось бы. Руководители же высшего уровня сконцентрировались бы на проблемах, которые трудно решить путем прямого контакта между руководителями низших звеньев. Благодаря этому процесс обработки информации переходит на более низкий уровень управления и улучшается качество решений, поскольку руководители цехов А и Б обладают значительно большей информацией, имеющей непосредственное отношение к принимаемому решению. Однако в данном случае имеется опасность того, что руководители цехов А и Б могут принять решение, которое не отвечает интересам организации в целом. Чтобы предотвратить такие ситуации, в организации должна быть налажена информационная система, позволяющая оценивать последствия решений, принимаемых на низших уровнях.

Существуют и другие способы улучшения практики неформаль­ных связей. Во многих организациях практикуются горизонтальные переходы работников из одного подразделения в другое. Такая прак­тика обычно является частью программы по повышению квалифика­ции кадров. Подобные переходы позволяют работникам накапливать опыт работы в разных отделах, налаживать и коммуникативные связи с коллегами из других подразделений. Это способствует оперативно­му использованию неформальных средств коммуникаций - телефонных разговоров, личных контактов и встреч. Работники, не имеющие такого опыта, часто используют письменные документы. Переход со­трудников по горизонтали улучшает связи и способствует налажива­нию более эффективных контактов, придавая им менее формальный характер. Следует, однако, учитывать, что переводы сотрудников во взаимозависимые подразделения должны осуществляться часто и ре­гулярно с тем, чтобы получаемая в результате этих контактов инфор­мация не устаревала. Если растет число контактов между двумя под­разделениями, то может оказаться целесообразным выделение специ­альных работников для налаживания коммуникаций между подраз­делениями.

Целевые группы

Прямые контакты, как и механизм интеграции, не всегда приме­нимы. Они используются в случаях, когда в общую работу вовлечены два подразделения или две функции. Когда решение проблемы требу­ет вовлечения большего числа подразделений, прямые контакты не дают возможности для принятия совместного решения. Эти пробле­мы обычно решаются на более высоком уровне иерархии управления. Как известно, такие ситуации возникают достаточно часто.

Целевые группы — это форма горизонтального контакта для реше­ния общих проблем подразделений разного профиля. Целевая группа на­бирается из специалистов всех подразделений, принимающих учас­тие в данной работе. Одни заняты в целевой группе полное время, другие — часть рабочего времени. Целевая группа носит временный характер, она существует до тех пор, пока не решена проблема. С ее решением все участники группы возвращаются к своим прежним должностным обязанностям. В зависимости от успешности выпол­нения программ в целевых группах решение проблем переходит от высших к низшим звеньям управления. При таком групповом под­ходе каждое подразделение, участвующее в решении проблемы, обес­печивает целевую группу необходимой информацией. Участники целевой группы также могут оценивать воздействие решения на свое подразделение.

Команды

Гораздо больше проблем возникает во время выполнения специ­альных заданий. Использование прямых контактов и целевых групп может оказаться недостаточным для обеспечения интеграции. Если задержки в решениях становятся длительными и линии коммуника­ций расширяются, высшие руководители вынуждены тратить больше времени на ежедневные текущие операции. В данном случае необ­ходимо создать на постоянной основе группу {команду) по решению наиболее часто возникающих проблем. Такие команды могут встре­чаться ежедневно или еженедельно для обсуждения вопросов. Ко­манды могут быть сформированы на различных уровнях. В целом ие­рархия команд может быть спроектирована. Проект структуры коман­ды отражает характер проблем подразделений, определенных функ­циональных областей деятельности, процессов, продукции или кон­кретных проектов. Чем больше задач, требующих всестороннего рас­смотрения, тем большее количество уровней, на которых должны функционировать команды, а в ряде случаев тем шире должен быть круг их полномочий.