 |
Тема 5. Классификация и систематизация документов, формирование дел
|
|
|
|
Методические указания по изучению темы
Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации.
Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок их составления и оформления.
Студенты изучают практику формирования дел, анализируют дела с точки зрения правильности их формирования в соответствии с существующими правилами и номенклатурой дел.
ТЕМА 6. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ
Методические указания по изучению темы
Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов.
При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.
ТЕМА 7. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
Изучив организацию и технологию документационного обеспечений управления организации, студенты делают соответствующие записи в дневнике (по плану программы). Особое внимание практиканты уделяют организации работы с документами на своем конкретном участке работы. Если студент работает в структурном подразделении, то он более подробно изучает особенности делопроизводства данного структурного подразделения, порядок получения и отправки документов, их регистрацию, контроль, самостоятельно производит группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
|
|
|
Работая секретарем-помощником руководителя, практикант дополнительно изучает функции секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя и т. д. (отражает это в отчете).
К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подразделении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документационном обеспечении управления студент обсуждает с руководителем практики от учреждения и свои замечания вносит в отчет.
СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРАКТИКИ
На основе записей в дневнике каждый студент составляет письменный отчет о своей производственной практике. Отчет состоит из введения, шести разделов, заключения и приложений. Отчет должен иметь титульный лист.
Во введении дается краткая характеристика организации, в которой студенты проходят практику (указывается название организации, ее юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководство).
В разделе «Структура и функции делопроизводительной службы»
студенты приводят графическую схему структуры службы ДОУ, составленную на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства, а также на основе использования методов опроса и наблюдений.
Раздел отчета «Документирование деятельности организации» описывает системы документации, используемые в организации, техническую оснащенность процессов документирования.
|
|
|
В разделе «Организация документоборота» анализируются пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.
Раздел «Информационно-поисковая система» отражает работу информационно-поисковой системы организации, характеризуется, при наличии в организации, автоматизированная система регистрации документов.
В разделе «Классификация и систематизация документов, формирование дел» студенты анализируют номенклатуру дел организации,практику формирования дел, указывают применяемые в организации классификационные справочники.
Раздел «Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив» содержит информацию о наличии в организации экспертной комиссии, о процедуре оформления результатов экспертизы ценности документов, правилах подготовки документов для сдачи в архив.
В заключении подводится итог изучения служебных документов организации и формулируются выводы о проделанной работе.
В приложение к отчету должны быть включены:
- схема организационной структуры организации;
- список нормативно-методических документов организации;
- перечень унифицированных форм документов, используемых в организации;
- бланки всех видов организационно-распорядительных документов (ксерокопии);
- образцы организационно-распорядительных документов организации (ксерокопии).
Таким образом, в отчете обобщаются результаты изучения делопроизводства в соответствии с темами программы, перечисляются приемы и методы выполнения отдельных технологических операций, приводится перечень работ, осуществляемых студентами самостоятельно. Студенты отмечают особенности сложившейся в организации системы делопроизводства и вносят предложения по ее совершенствованию. В качестве приложения к отчету могут быть даны бланки, регистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т. п.
Отчет предоставляется руководителю практики от учреждения и заверяется его подписью. Незаверенный отчет не принимается.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Прохождение производственной практики призвано помочь студентам научиться применять в своей профессиональной деятельности теоретические знания, полученные в ходе предшествующего обучения, получить необходимые навыки в условиях реального производственно-управленческого процесса, овладеть всем комплексом технологических операций с документами на основе использования современной множительной, электронной техники и техники связи. Следует стремиться постоянно демонстрировать высокую культуру работы с документами, это правило необходимо помнить как при работе с документами организации – базы практики, так и при оформлении документов практики.
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1 Титульный лист дневника практики
государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования Луганской народной республики
«ЛУГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
|
|
|
