 |
Документы для внешнего пользования.
|
|
|
|
Общая характеристика деловых писем
Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Документы для внутреннего пользования – это документы, используемые внутри организации.
Языковые особенности делового документа
К языковым особенностям деловой документации относятся:
1) употребление стереотипных выражений (клише);
2) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой буквы;
3) употребление для указания какого-либо временного предела обычно предлогов с – по, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь;
|
|
|
4) использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки; отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов, редкое употребление восклицательных предложений;
5) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на - ние, например: прошу разрешения;
6) употребление причастных и деепричастных оборотов страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено;
7) отсутствие прямой речи в деловых текстах;
8) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила; написание от первого лица приказов, докладных и объяснительных записок.
Документы для внешнего пользования.
Виды писем: письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, сопроводительное письмо, запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, рекламация (претензия), ответ на рекламацию.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения (клише), например:
Обращаемся (к Вам) с просьбой прислать, выслать и т.д.
Сообщите (нам), пожалуйста, ….
Мы будем благодарны, если вы сообщите, подтвердите…..
Мы хотели бы ознакомиться с….
Мы будем благодарны, если Вы сможете подтвердить…
Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры…
Прошу сообщить данные о производительности…
Образец письма-просьбы:
| Директору фирмы IAMTI ТОО «ИМПЕРИЯ» г-ну П.А. Кутю Профсоюзная ул. 332 Большая Садовая ул., д. 156 г. Караганда, 34452 г. Караганда, 196239 Тел./факс (836) 236-45-78 E-mail: fyewtew@clement.ru 12.06.2001 № 56 Об поставки партии продукции Просим поставить партию продукции, согласно заявки № 56 от 11.06.2001. Оплата будет произведена в указанный срок. Директор А.В. Зверь Исполнитель: Львов С. А. тел. 263-15-41 |
Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес и использует стандартные выражения:
|
|
|
Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, (что) …
Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, (что)…
Нам приятно сообщить, (что)…
В ответ на Ваше письмо сообщаем (что)…
В дополнение к нашему письму информируем (что)…
Образец письма-сообщения:
| ТОО «ИМПЕРИЯ» Директору фирмы «ИМПЕКТ» Профсоюзная ул. 332 г-ну А.В. Лобову г.Караганда, 34452 Большая Садовая ул.,д.156 Тел./факс (836) 236-45-78 г. Караганда, 196239 E-mail: fyewtew@clement.ru 26.02. 2001 № 17 На № 25 от 24.02.2001 О рассмотрении заявки на участие в выставке Уважаемый Александр Владимирович! Сообщаем Вам, что заявка вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению. Директор центра А.А. Бернст |
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...
Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении …
Просим принять участие в …
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…
Образец письма-приглашения:
| Уважаемый Иван Петрович! Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященной этой дате. Собрание состоится в актовом зале университета 25.05. 2010 г. Вход по пригласительным билетам. Ректорат СПбТУ |
Сопроводительное письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов, документов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. В последнее время также практикуется написание сопроводительного письма при устройстве на работу. В данном виде сопроводительного письма прилагаются резюме и рекомендательные письма.
|
|
|
В сопроводительном письме используются некоторые стандартные выражения:
Мы рады направить, дослать, выслать, препроводить (Вам)...
Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...
Пример сопроводительного письма:
| г. Алматы, ул. Шевченко, д. 4 ТОО «TechnoVolt Kazakhstan» Менеджеру по персоналу На вашем сайте прочитал объявление о программе набора молодых специалистов. Слышал много раз положительные отзывы о работе в Вашей компании. Считаю, что соответствую требованиям для участия в данной программе. В связи, с чем высылаю Вам свое резюме. Обучение на кафедре электроэнергетики АУЭС дало мне необходимые знания, которые я могу успешно применить, работая в Вашей компании. В 2010 г. прошел летнюю стажировку в фирме «Энергосбыт». Я хорошо владею компьютером, свободно говорю и пишу на английском языке, имею водительские права категории В. Стажировка за границей утвердила мое желание работать в мультинациональной компании. Благодарю Вас за рассмотрение моей кандидатуры для участия в программе набора молодых специалистов. Охотно отвечу на все Ваши вопросы. С уважением, Максат Алимханулы Приложение: Резюме на 1л. в 1-ом экз. Рекомендательные письма на 2 л. в 1-ом экз. |
Следующие коммерческие письма: запрос - ответ на запрос, предложение (оферта) - ответ на предложение, рекламация - ответ на рекламацию являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.
Запрос - ответ на запрос. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
В запросе употребляются определенные стандартные выражения:
В соответствии с нашей договоренностью…., с нашим телефонным разговором…., с Вашей рекламой…, с протоколом о взаимных поставках …..
Пример письма - запроса:
|
|
|
| ТОО «Аква» Генеральному директору г. Актобе, ТОО «Контур-Аква» ул. Советская, 137 Е. В. Шишкину Тел. (725) 111 11 00 Факс (725) 111 11 01 01.03.11 № 125 на № 121 от 27.02.11 О ценах на фильтры Уважаемый Евгений Владимирович! Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просим выслать прайс-лист на продукцию. Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ. С уважением, Директор Е.И. Чижиков |
Предложение (оферта) - ответ на предложение. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
При составлении предложения целесообразно использовать следующие стереотипные выражения:
Учитывая безупречную репутацию фирмы...
Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество...
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...
В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...
Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием...
Мы (с удовольствием) предлагаем Вам…поставить, отправить …
Согласно общим условиям поставки…., на указанных ниже условиях мы можем предложить Вам
Надеемся, что наше предложение вызовет у Вас интерес…
Мы можем предложить Вам …
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам
Качество продукции в основном отвечает качеству образцов аналогичной продукции, переданной Вам ранее...
Речь идет о товаре обычного торгового качества...
Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...
Указанная продукция по своему качеству относится к категории...
Образец письма- предложения:
| Директору компании «MIRAG» Кайратову М.Д. Коммерческое предложение Компания VOLNA заинтересована во взаимовыгодном сотрудничестве на постоянной основе. Предлагаем рассмотреть возможность размещения Вашей концертной площадки в сервисе по продаже жителям билетов на концерты и в театры. Рассчитываем видеть Вас в числе наших партнеров, и предлагаем заключение договора на оказании услуг по реализации билетов. Сегодня важным фактором коммерческого успеха в сегменте продаж билетов являются развлекательные и культурные мероприятия, которые обладают высокими стандартами обслуживания клиентов. Обладая значительным опытом в сфере популяризации и продвижения различных театральных и шоу-проектов, мы готовы обеспечить комплексный сервис на профессиональном уровне. Мы предлагаем Вам следующие условия взаимодействия: - бесплатное анонсирование Ваших программ с предоставлением исторической справки и репертуара; - информирование обо всех Ваших мероприятиях как в интернет-кассе, так и в рамках всех рекламных программ VOLNA; - гибкие условия при заключении договора на сотрудничество с учетом Ваших интересов и пожеланий, индивидуальный подход. Надеемся, что наше предложение вызовет у Вас интерес. Директор Л.Б. Ветрова |
|
|
|
Письмо-претензия (рекламация), ответ на него – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.
Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо. В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.
В рекламации употребляются определенные стандартные выражения:
Мы (официально) заявляем Вам рекламацию в отношении…;
Направляем Вам товар, рекламацию в связи ….;
К сожалению, сообщаем Вам о ….. и т.д.
В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично или отклоняется; денежная оплата произведена и т.д.
Образец письма - претензии:
| Генеральному директору ЗАО «Скай Экспресс» М.В. Букаловой А. Петрова проживающего по адресу: г. Алматы, мик-н Аксай 4., д.29 кв.15, тел. 2251042 Претензия Мною 19 августа 2011 года посредством Вашего агента-компании «Евросеть» были приобретены 2 билета вашей авиакомпании на рейс 265 Алматы - Москва на 23 августа 2011 года, а также 2 билета на рейс 266 Москва - Алматы на 24 августа 2011 года. По Вашим техническим причинам рейс 266 Москва - Алматы был задержан на 8 часов, а затем и вовсе отменен. Ваш представитель в аэропорту Курумоч принял и подписал уведомление на вынужденный отказ от полета ввиду отмены рейса. Однако в московском офисе при предъявлении этих уведомлений, а также оригиналов чеков на оплату полета, копии паспортов, маршрут-квитанций, мне было отказано в возмещении стоимости неосуществленного полета. Настоятельно требую возмещения стоимости двух билетов по 29750 тенге каждый (59500 тенге в сумме (без учета комиссий)), путем перечисления этой суммы на банковскую карту в 14-дневный срок со дня получения этого письма. В противном случае, мною будет подан иск в суд. Реквизиты прилагаю. 1.09.2011 А. Петров |
|
|
|
