 |
Структура оформления документов для внутреннего пользования
|
|
|
|
Приказ. Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма. Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, состоит из двух частей: - констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: 1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); 2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующую часть не имеют приказы по личному составу.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" - конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее - "что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее - "до какого числа?" - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.
|
|
|
Пример:
| ООО «ЮНГК Маркет» г. Алматы ПРИКАЗ № 351 23.08.2011 О дисциплинарном взыскании В связи с несвоевременной отгрузкой продукции ОАО «Нео» 19.08.2011 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующей складом В.И. Борцовой объявить выговор за недобросовестное выполнение трудовых обязанностей. 2. Начальникам служб организовать проверку оборудования до 27.08.2001 г. 3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. Директор А.В. Лебедь |
Распоряжение. По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз
Пример:
Должностная инструкция. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже - с наименованием документа (как и в других управленческих документах). Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
1) Общая часть (общие положения).
2) Функции.
3) Должностные обязанности.
4) Права.
5) Ответственность.
6) Взаимоотношения (связи по должности).
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инженер выполняет", "Инженер организует", "Референт составляет " и т. д.
|
|
|
В трудовом договоре необходимо указать:
– Ф. И. О. работника и наименование работодателя;
– сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
– ИНН работодателя (за исключением работодателей – физических лиц);
– сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен такими полномочиями;
– место и дату заключения договора;
– место работы;
– должность работника по штатному расписанию, специальность с указанием квалификации и конкретный вид поручаемой работы;
– дату начала работы, а для срочного трудового договора – еще и дату окончания;
– условия оплаты труда;
– режим рабочего времени;
– условие об обязательном социальном страховании работника.
Договор составляют в двух экземплярах. Работник и работодатель должны подписать все страницы трудового договора.
Протокол. По степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
|
|
|
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Образец краткого протокола:
| ООО «ЮНГК Маркет» ПРОТОКОЛ СОБРАНИЯ 25.08.2011 № 25 Председатель – А.В. Морозов Секретарь – А.М. Шишкина Присутствовали: 10 сотрудников (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: О дисциплинарном взыскании заведующей складом В.И. Борцовой. Докладчик - А.М. Шишкина. СЛУШАЛИ: Шишкина А.М. – доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Миюсов А.А. – изложение содержания выступления. РЕШИЛИ: Признать применение дисциплинарного взыскания необоснованным. Приложение: на 1 л. Председатель А.В. Морозов Секретарь А.М. Шишкина |
Акт. Обязательные реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления или издания; заголовок к тексту; подписи; гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Докладная записка используется для решения внутренних вопросов. Докладная записка предполагает в завершение документа изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу. В документе информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что": Довожу до Вашего сведения, что... Считаю, что...
Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнения ее автора.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.
|
|
|
Адресат: наименование должности, ФИО (в дательном падеже).
Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Контрольные вопросы для самопроверки знаний
1. Виды управленческих документов.
2. Информационно-справочные документы, их виды.
3. Требования к составлению и оформлению приказов.
4. Протокол, его разновидности, порядок составления.
5. Структура должностной инструкции.
Задания
1. На основе образца составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 20.08.2011 О срыве отгрузки продукции
Заведующая складом В.И. Борцова 19.08.2001 не обеспечила своевременную отгрузку продукции ОАО «Нео», что повлекло за собой применение штрафных санкций со стороны ОАО «Нео». Считаю причины срыва отгрузки неубедительными, т.к. В.И. Борцова отвечает за работу подъемно-транспортного оборудования. Прошу рассмотреть вопрос о наложении В.И. Борцовой дисциплинарного взыскания. Приложение: объяснительная записка В.И. Борцовой на 1 л.
Начальник отдела Г.Ф. Сова |
2. Составьте объяснительную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора.
3. Составьте приказ об увольнении сотрудника в связи с поступлением на учебу в высшее учебное заведение. Образец:
| Товарищество с ограниченной ответственностью «Aziа Co.LTD» г. Алматы «20» января 2012 г. ПРИКАЗ № 58 В связи с отсутствием на рабочем месте в течение трех часов подряд 12 января 2012 года без уважительной причины, ПРИКАЗЫВАЮ: В соответствии с п.п. 2 п. 1 статьи 94 Закона РК «О труде в РК» от 23.12.2004 года старшему дизайнеру по текстилю Советовой А. объявить выговор. Основание: служебная записка менеджера по кадрам от 13.01.12 г., акт отказа от дачи объяснений от 20.01.12 г. Директор ТОО «Aziа Co.LTD» Куантаева Ш.М. С приказом ознакомлена _____________________ Советова А. |
4. Составьте приказ об увольнении сотрудника в связи с окончанием срока контракта.
Словарь основных терминов
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
|
|
|
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать; информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа; обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Список литературы
1. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и офоциальной переписки. – М., 1993.
2. Веселов П.В. Как составить служебный документ. – М., 1982.
3. Основы русской деловой речи: учеб. Пособие для студентов высш. учеб. заведений/ Н.А. Буре, Л.Б. Волкова и др. – СПб.: Златоуст, 2012.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М., 2002.
5. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет. М., «Экономика», 2000.
6. Зельдович Б.З. Деловое общение. Учебное пособие. М., «Альфа-пресс». 2007.
7. Правила написания и пример делового письма. http://www.novybusiness.ru/delovoe_pismo.html
8. Как написать деловое письмо. http://eticets.ru/15_delovoe-pismo.php
|
|
|
