 |
Унифицированная форма положения
|
|
|
|
Введение
Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначена для студентов базового уровня СПО, обучающихся по специальности 080110 «Экономика и бухгалтерский учёт», и включает в себя задания по темам лабораторных занятий и методические указания по их выполнению.
В учебном пособии представлены материалы для десяти лабораторных занятий по следующим темам:
▪ «Система организационно-распорядительной документации»;
▪ «Договорно-правовая документация»;
▪ «Документы по внешнеэкономической деятельности»;
▪ «Претензионно-исковая документация;
▪ «Организация работы с документами».
Здесь представлены унифицированные формы документов и примеры их заполнения, лабораторные задания, а также контрольные вопросы.
Преподавателем учтён профиль учебного заведения, поэтому даны образцы документов для предприятий.
Особенность организации лабораторной работы состоит в том, что на первом лабораторном занятии студенты должны разобрать организационные документы для смоделированного ими условного предприятия, на основании данных этого предприятия выполняются последующие лабораторные задания. Пакет документов по предприятию каждый студент собирает в свой кейс (в свою папку) и представляет в качестве отчёта о работе по завершении лабораторных занятий.
Данное учебное пособие может быть использовано при очной и заочной форме обучения.
Уважаемые студенты, перед вами учебное пособие, которое поможет вам освоить способы составления и методы работы с документами управленческой деятельности.
Цель всех наших лабораторных занятий – сформировать умения, которые будут составлять часть вашей профессиональной культуры.
|
|
|
Ваша задача – создать пакет документов по одному предприятию, которое вы должны смоделировать самостоятельно.
В вашу папку должны входить следующие виды документов:
▪ Учредительный договор.
▪ Устав предприятия.
▪ Организационная структура предприятия.
▪ Приказ по основной деятельности
▪ Приказ по личному составу (приём на работу).
▪ Акт.
▪ Докладная (служебная) записка: внешняя и внутренняя.
▪ Договор купли-продажи (оптовой партии) товаров.
▪ Кредитный договор.
▪ Акт приёмки продукции (товаров) по качеству.
▪ Акт вскрытия вагона (контейнера, автофургона).
▪ Договор внешнеэкономической деятельности.
▪ Претензии на недопоставку продукции.
▪ Исковое заявление в арбитражный суд.
▪ Обработанные и зарегистрированные входящие документы.
▪ Обработанные и зарегистрированные исходящие документы.
▪ Внутренние документы с пометками о передаче к исполнению.
▪ Приказ о создании экспертной комиссии.
▪ Акт о выделении документов к уничтожению и дальнейшему хранению.
Лабораторное занятие № 1
Тема: « Организационно-распорядительной документации».
Наименование работы: «Составление и оформление организационных документов».
Цель занятия: изучить учредительные документы учреждения, организации, предприятия.
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять организационные документы.
Норма времени: 2 часа.
Оснащение рабочего места: план практического занятия, нормативные документы по документообеспечению, конспект.
Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие.- Ростов и\Д: Феникс, 2006.
Кудряев В.А. Организация работы с документами:
Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2005.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.
|
|
|
Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:
1. Понятие организационных документов.
2. Значение и функции организационных документов.
3. Краткая характеристика учредительного договора.
4. В чём отличие учредительного договора и положение об организации?
5. Понятие организационно-распорядительных документов.
На этом лабораторном занятии учащимся предстоит создать (учредить) некую условную организацию (предприятие), на материале которой будут выполняться все последующие лабораторные работы.
Задание № 1
1. Составить Устав предприятия (приложения).
2. Оформить Устав предприятия согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (приложение).
Задание № 2
Рассмотреть схему организационной структуры конкретного предприятия (приложение) и составить структурно-организационную схему условно созданного учащимся предприятия.
Методические указания к выполнению
Лабораторного занятия
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомьтесь с пакетом учредительных документов (приложение).
В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят:
▪ учредительный договор;
▪ устав;
▪ положение об организации;
▪ положение о структурном подразделении;
▪ структура штатная численность;
▪ штатное расписание;
▪ должностные инструкции;
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работ. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждений комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функционально содержание деятельность организации в целом, её подразделений и работников, их право, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, учредительный договор, положение организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.
|
|
|
Организационно–правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом –вышестоящей организацией,руководителем данной организации,коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.
Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.
Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6,30-2003 «Унифицированные система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются: наименование организации-автора документа, наименование вида документа дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющие собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службой (юристом), заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.
В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся: учредительный договор и устав.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности (см. в приложениях).
|
|
|
В договоре определены также условия и порядок распределения между участками прибыли и убытков, управлению деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Общие положения об установке содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества (приложения). Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке Устав относится к обязательным учредительным документами при создании негосударственных коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации её задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счёт бюджета. В очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность (см. приложения).
При описании содержания разделов (см. приложения).
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.
Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.
|
|
|
Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность (см. приложение).
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда работников организации.
В штатном расписании фиксируются следующие сведения:
§ структурное подразделение (наименование и код);
§ профессия (должность);
§ количество штатных единиц;
§ надбавки;
§ месячный фонд заработной платы;
§ примечание.
Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения (см. приложение). Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатское расписание».
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения являются:
§ наименование организации;
§ гриф утверждения;
§ место издания;
§ наименование документа с заголовком к тексту;
§ текст;
§ подпись;
§ визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителей службы кадров, юристов, руководителей организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделениях (см. приложение) состоит из разделов:
1. общие положения (указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати).
2. основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением, или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности).
3. функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять подразделение для осуществленияпоставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделений.)
4. права и обязанности (перечисляются действие, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.)
5. ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей).
6. взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).
Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемых в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста (см. приложение), и состоит из следующих разделов:
1. Общие положения (содержат следующий набор информации: обобщенные сведения по должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).
2. Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закреплённый за работником; виды работ, выполняемых работником, или перечень курируемых объектов).
3. Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию).
4.Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).
5.Взаимоотношения (указывается, от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет, с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицам, организациями).
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации (см. приложение):
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
§ наименование организации;
§ гриф утверждения;
§ название вида документа;
§ место составления;
§ подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть её выполнение. Датой должностной инструкции является дата её утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник представляет ознакомленную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Ознакомьтесь с унифицированными формами данных документов. При составление текста устава руководствуйтесь требованиями, изложенными в приложении.
Контрольные вопросы
1. В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?
2. Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?
3. Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?
Приложение
ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДЁН
Регистрационной палатой Собранием учредителей
администрация г. ______________ Протокол № 1
№____________ от «__»_______200__г.
от «__»________200__г. _________________
_________________
Председатель
Регистрационной палаты
___________________ (_____________)
печать регистрирующего органа
Учредительный договор
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
г. ________________
200__г.
Приложение
Учредительный договор
О создании _________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
___________________________________________________________
(место заключения договора)
Зарегистрированно
(наименование тер. органа
гос. регистрации)
__________№_________
(дата)
ТЕКСТ ДОГОВОРА
1. Вводная часть.
2. Цель заключения договора.
3. Наименование и правовая форма организации.
4. Предмет деятельности.
5. Место нахождения организации.
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
7. Порядок образования имущества.
8. Условия об ответственности конкретних участников (учредителей) по обязательствам создании юридического лица.
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10. Порядок управлення делами юридического лица.
11. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия нових членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.
Учредитель (должность) Учредитель (должность)
____________________ _____________________
(инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия)
____________________ _____________________
(дата) (дата)
Печать Печать
Приложение
ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДЁН
Регистрационной палатой Собранием учредителей
администрация г. ______________ Протокол № 1
№____________ от «__»_______200__г.
от «__»________200__г. _________________
_________________
Председатель
Регистрационной палаты
___________________ (_____________)
печать регистрирующего органа
Учредительный договор
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
г. ________________
200__г.
Приложение
Наименование организации
Данные об организации УТВЕРЖДАЮ
наименование органа
(документ _______№___)
УСТАВ
г. _________________
ТЕКСТ
1. Общие положення.
2. Цели и задачи.
3. Права.
4. Деятельность.
5. Имущество.
6. Управление.
7. Реорганизация и ликвидация.
Юридический адрес Юридический адрес
Реквизиты Реквизиты
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________ ___________________
(подпись) (подпись)
М.П. М.П
Приложение
Акционерное общество
Данные общество Гриф утверждения
УСТАВ
г. ___________________
__ ________200__г.
ТЕКСТ
1. Общие положення.
2. Акционерный капитал.
3. Прядок деятельности.
4. Права.
5. Управление.
6. Учёт и отчётность.
7. Распоряжение прибыли.
8. Прочие накопления.
9. Прекращение деятельности.
Юридический адрес Юридический адрес
Реквизиты Реквизиты
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________ ___________________
(подпись) (подпись)
М.П. М.П
Приложение
Наименование высшего органа
Наименование организации
Данные об организации Гриф (УТВЕРЖДЕНО)
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНЗАЦИИ
00.0000
СТРУКТУРА ТЕКСТА
1. Общие положення.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности
8. Реорганизация ликвидация.
Юридический адрес
Реквизиты
___________________
___________________
___________________
(подпись)
М.П.
Приложение
Унифицированная форма положения
|
|
|
