 |
Методы учета и анализа использования времени руководителя
|
|
|
|
Классификация затрат рабочего времени. Для того чтобы организовать свое время, уметь его правильно учитывать, анализировать, планировать, необходимо прежде всего классифицировать затраты времени по различным признакам. Например:
1. Классификация работ по их содержанию, когда они делятся на комплексные, экономические, технические и т.д.
2. Классификация работ по характеру побудительных причин (например, собственная инициатива подчиненных, распоряжение начальства, инициатива общественных организаций и др.).
3. Классификация по срочности выполняемых работ (например, вопросы перспективные, текущие и т.д.).
4. Классификация по формам деятельности (индивидуальная работа, собрания, совещания, прием посетителей, телефонные разговоры, обход и т.п.).
5. Классификация по функциям руководства (планирование, организация, распорядительность, мотивация, учет и контроль).
Пример содержания, видов деятельности приведен в табл.
Таблица Содержание видов деятельности руководителя
| Группа работ | Наименование группы | Виды и элементы работ |
| Организационно-административная работа | Заседания. Производственные совещания. Текущее обсуждение вопросов по основной работе. Согласование и подписание служебных документов. Административные вопросы, связанные с приемом и увольнением работников. Прием посетителей. Контроль за ходом работы. Текущий инструктаж работников. Получение заданий от руководства. Прочие вопросы, связанные с организационной деятельностью | |
| Творческая работа | Подготовка проектов постановлений, приказов, инструкций и других директивных документов, а также докладов, обзоров и справок. Рассмотрение предложений, планов, научных отчетов, подготовка по ним заключений, отзывов, замечаний. Составление различных планов, отчетов, графиков, перечней, заявок и т.д. Подготовка текста для ответа по письмам. Изучение и обобщение материалов передового опыта. Анализ выполнения плана за прошлый период. Инженерно-экономические расчеты | |
| Техническая работа | Подборка имеющихся материалов для подготовки докладов, справок и писем. Поиск различных документов. Вычислительные и счетные работы. Выдача справок по документам. Заказ телефонных переговоров. Прием и передача телефонограмм. Подшивка документов. Регистрация корреспонденции | |
| Вспомогательная работа | Подготовка рабочего места. Передвижение внутри и вне учреждения | |
| Время на личные надобности и отдых | Перерывы для физкультурных пауз и личных надобностей. Перерывы на отдых | |
| Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери) | Выполнение поручений, не предусмотренных должностными обязанностями (косвенные потери) | |
| Потери рабочего времени | Ожидание приема у руководства. Незагруженность (простои). Выполнение общественных обязанностей в рабочее время (которые можно выполнить и в нерабочее время). Нарушения трудовой дисциплины |
|
|
|
В деятельности руководителей много индивидуальных особенностей. Поэтому каждый из них должен составить для себя соответствующую условиям его работы группировку видов работ по тем или иным признакам. Это необходимо для учета затрат времени по видам деятельности, анализа и планирования работы.
Помощь при анализе затрат рабочего времени могут оказать классификации видов работ и примерные нормативы удельного веса элементов затрат рабочего времени работников учреждений, разработанные в свое время научно-исследовательским институтом труда (см. табл.).
Таблица Примерные нормативы затрат труда у руководителей и специалистов
|
|
|
| Наименование должностей | Доля затрат рабочего времени по группам, % | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 5 | 7 | |||
| Начальники отделов кадров | 25 | - | - | ||||
| Заместители начальников отделов | 4 • | - | - | ||||
| Специалисты (главные) | - | - | |||||
| Старшие инженеры | - | - |
Результаты обследования затрат рабочего времени руководителями и специалистами в различных странах дают основание выделить три группы выполняемых ими работ: регулярно повторяющиеся, нерегулярные и исключительные.
Регулярно повторяющиеся работы занимают у руководителей примерно 60% рабочего времени.
Первые две группы работ создают возможность эффективного использования рабочего времени инженерно-управленческих работников в условиях четкого режима работы организации. Вершину этой системы представляют типовые (стандартные) рабочие графики, которые называют также режимами дня, распорядком рабочей недели и т.д.
Учет затрат рабочего времени. Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ. Необходимо знать их фактическую продолжительность. На ее основе можно устанавливать сроки начала и окончания работ.
Для того чтобы все это знать, необходимо наблюдать за рабочим днем, учитывая свое рабочее время. В противном случае, составляемые нами планы оказываются нереальными, оторванными от жизни, они могут лишь вызвать отрицательное отношение к самой идее планировать свое рабочее время.
Рассмотрим технику учета своего рабочего времени.
Начинать надо с составления перечня выполняемых наиболее значительных работ, регистрируя их в своем блокноте по мере выполнения.
Форма таблиц может быть разной, например такой, как показано в табл..
Таблица Форма для учета выполненных работ
| № л/л | Содержание работы | Продолжительность (часы, дни) | Время начала и окончания (число, месяц) | Выполнена или нет | Примечание |
Важно отмечать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное на нее время может уже служить ориентировочной нормой на будущее.
Благодаря такому учету, страницы блокнота становятся своеобразным отчетом за день, неделю, месяц, год и т.д. Когда их ведешь регулярно, день за днем, получается реальная картина личной работы.
|
|
|
К ежедневному учету рабочего времени целесообразно переходить лишь после того, как налажен учет выполненных основных работ, когда это стало не только нормой, но и начало приносить пользу, когда чувствуешь, что дальнейшая детализация учета принесет еще больше пользы. В 20-х годах издавались специальные учетные карточки -«хронокарты». Карточка А.К. Гастева, например, показана в табл.. Они берут за основу записей каждые полчаса рабочего времени.
Таблица Карточка времени (хронокарта) А.К. Гастева
| Учитывать время — значит дольше жить дата день | Фамилия, имя, отчество | Примечание | |||||||||||||
| Должность | |||||||||||||||
| месяц год | |||||||||||||||
| Работа от до | |||||||||||||||
| № л/л | Условное обозначение буквой или цифрой | Статья времени (наименование конкретной работы или отдыха) | Часы работы | ||||||||||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | т.д. | ||||||||||
Чрезмерная детализация индивидуального учета своего рабочего времени уже улучшает учет, но он становится громоздким, сложным, ненаглядным, требует значительного времени на обработку результатов.
Техника и методы учета должны быть по возможности простыми и удобными, не требовать больших затрат времени. Для этого годятся блокнот, дневник или специальная карточка учета времени, к примеру, та, которая была в свое время рекомендована А. Гастевым.
Анализ затрат рабочего времени. Сам по себе учет ничего не даст без последующего анализа. Именно анализ позволит оценить уровень организации времени руководителя. Многократный учет и анализ дают возможность вывести определенные закономерности, определить характерные причины потерь рабочего времени, оценить примерные нормативы затрат на отдельные виды работ. Все это и закладывается в основу более рациональной организации и планирования личной работы руководителя.
|
|
|
Основным методом анализа является сравнение фактических затрат времени по каждому виду работ с нормативными. Однако на многие управленческие работы нормативы отсутствуют, а иногда их просто невозможно установить. В этом случае можно использовать метод сравнения фактических затрат времени данного руководителя со средними затратами времени других руководителей того же уровня или с его собственными затратами. Подобного рода материалы, к сожалению, редко публикуются, поэтому руководитель должен сам накапливать и систематизировать для себя такие данные.
Например, на основе экспертных оценок в соответствии с функциональным содержанием труда линейных руководителей в строительстве (мастера, производители работ) получены нормативные значения затрат их рабочего времени.
Классификация затрат рабочего времени позволила упорядочить исходную информацию, в результате чего стало ясно, что делает инженерно-технический работник (ИТР), как он делает и насколько целесообразна его деятельность.
Содержание труда линейных ИТР было разбито на 13 смысловых групп:
1. Инженерно-творческая работа: изучение, корректировка рабочих чертежей и внесение в них изменений, выполнение инженерных расчетов, разбивка зданий и сооружений, работа по рационализации, изобретательству и внедрению новой техники, участие в разработке и внедрении планов НОТ.
2. Организационно-технологическая работа: выполнение функций по организации труда и производства, по руководству технологией выполнения работ.
3. Аналитическая работа: подведение итогов работы, анализ хода выполнения и результатов работы участка, составление планов работы, выявление резервов производства.
4. Получение и передача производственной информации: обмен информацией между линейными руководителями, а также между ними и работниками управления, участков и другими в виде указаний, консультаций, замечаний, претензий, согласований, обсуждений в письменной форме, путем средств связи и непосредственного контакта.
5. Работа с документами: составление, подсчет, заполнение, изучение, подписывание, вычерчивание, оформление, переписывание, корректировка ведомостей, актов, справок, журналов, нарядов, отчетов и т.д.
6. Совещания: производственные совещания на участке, в строительном управлении, тресте.
7. Контроль производства и качества работ.
8. Повышение квалификации: изучение специальной литературы, передового опыта, экономическая учеба, другие формы учебы.
|
|
|
9. Работа с кадрами: комплектование рабочих бригад, проведение инструктажа по технике безопасности, наблюдение за трудовой дисциплиной, а также воспитательная работа (собрания и беседы с работниками).
10. Территориальные перемещения: передвижение между объектами, прорабскими участками, между последними и строительным управлением, а также приобъектные перемещения, имеющие место в процессе деятельности линейных руководителей.
11. Несвойственная должностная работа: выполнение должностных обязанностей других категорий работников.
12. Прямые потери: бездеятельность или непроизводительные затраты времени.
13. Регламентируемые перерывы: время на личные надобности и производственные паузы.
Из проведенной классификации видно, что затраты рабочего времени линейных ИТР состоят из затрат, направленных на выполнение непосредственных производственных функций (1, 2, 3, 5, 7, 9), являющихся инструментом выполнения основных производственных функций (4, 5, 6, 8, 10, 13) и потерь рабочего времени (11, 12). Первая группа затрат характеризуется использованием специальной подготовки, квалификации работника. Вторая не требует применения квалификационного потенциала работника, затраты рабочего времени этой группы направлены на обеспечение успешного выполнения основных производственных функций по организации работ, анализу деятельности, контролю хода качества работ и т.д.
Высокие требования к работникам линейного звена управления обусловливают необходимость изучения содержания труда этой категории ИТР, поиска критериев их эффективного использования. Получение рациональных балансов использования рабочего времени мастеров может оказать определенное влияние на повышение эффективности использования их рабочего времени: обеспечить равномерную загрузку работников и, главное, сравнить результаты труда отдельных подразделений и категорий работников, выявить резервы улучшения использования рабочего времени работников.
Балансы рабочего времени, полученные на основе экспертных оценок при эффективном отборе экспертов (табл.) являются достаточно объективным критерием эффективности использования времени.
Таблица Рациональные балансы рабочего времени линейных ИТР в строительстве
| Группа затрат рабочего времени | Удельные затраты общего времени, % | ||
| Мастер | Производитель работ | Старший производитель работ | |
| 1. Организационно-технологическая работа | |||
| 2. Инженерно-творческая работа | |||
| 3. Аналитическая работа | |||
| 4. Получение и передача производственной информации | |||
| 5. Работа с документами | |||
| 6. Совещания | |||
| 7. Контроль производства и качества работ | |||
| 8. Повышение квалификации | |||
| 9. Работа с кадрами | |||
| 10. Территориальные перемещения | |||
| 11. Регламентируемые перерывы | |||
| Итого: |
Они могут служить примерной основой для сравнения с фактическими затратами рабочего времени руководителей.
Выбор метода анализа имеет большое значение при изучении затрат времени руководителя.
Наиболее высокую точность результатов наблюдения обеспечивает фотография рабочего дня, при которой осуществляется непрерывное наблюдение процесса труда. Однако проведение фотографии рабочего дня — трудоемкий процесс, требующий большого количества наблюдений.
Достоинство метода самофотографии рабочего дня заключается в относительно небольшом числе наблюдений, необходимых для контроля за ходом самофотографий. Однако результаты, полученные этим методом, уступают в точности результатам фотографии рабочего дня.
Конечно, определение уровня использования рабочего времени мастеров по отдельным видам их деятельности недостаточно для комплексной оценки результативности балансов рабочего времени.
Для этой цели может быть применен коэффициент использования рабочего времени К, который позволяет не только оценивать общую результативность использования рабочего времени, но и проследить ее взаимосвязь с производственными и личностными факторами. В частности, представляет интерес оценка эффективности балансов рабочего времени мастеров в зависимости от организационных условий их труда, уровня специального образования, стажа работы на должности, возраста, пола.
Этот коэффициент рассчитывается по формуле
где Кэ — коэффициент экстенсивности использования рабочего времени;
Ки — коэффициент интенсивности использования рабочего времени.
При этом Кэопределяют по формуле
|
где Ф — общий фонд рабочего времени;
П — потери рабочего времени.
|
где Jф и Jр — фактическая и рекомендуемая (нормативная) доля каждого элемента структуры баланса рабочего времени;
п — количество видов затрат времени.
В оптимальном случае значение общего показателя использования рабочего времени К должно быть близким к единице. Чем меньше значение показателя, тем, следовательно, хуже использовано рабочее время руководителя.
Данные наблюдений, проведенных у нас и за рубежом, показывают весьма характерную и далеко не всегда рациональную картину затрат рабочего времени руководителя.
Резюме
Как показывают многочисленные исследования, из каждых ста менеджеров только один имеет достаточно времени. Сегодня время — это не только деньги. Оно дороже денег. Время необратимо. Его нельзя умножить и накопить. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Перед каждой страной стоит проблема научиться экономить время деловых людей и руководителей.
Даже квалифицированные, опытные менеджеры порой допускают достаточно типичные ошибки: переносят принятие решения на потом, выполняют работу не до конца, стремятся делать все сразу или все сами, не умеют правильно разграничить функции между подчиненными, недооценивают значение планирования личной работы, не верят в возможность эффективной организации личного труда.
Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:
- точно определить свою цель;
- составить план ее достижения;
- сосредоточиться на главном;
- придумывать себе стимулы;
- установить твердые сроки;
- научиться быть решительным;
- научиться говорить «нет»;
- не увязать в телефонных разговорах;
- приобрести привычку записывать все самое важное;
- ликвидировать досадные помехи;
- научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;
- не упускать из виду мелочи;
- приступать к делу сразу же;
- полнее использовать время;
- следить за использованием свободного времени;
- ежедневно контролировать выполнение намеченного;
- менять занятия;
- уважать свое время.
Соблюдая эти правила, вы окажетесь в том мире, где время перестанет быть вашим противником.
Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать.
|
|
|
