Первичные документы и документооборот движения денежных средств

На ОАО “Росмолбиопром” бухгалтерский учет осуществляет бухгалтерия, которая имеет следующую структуру.(см.рис.№2.2)

структуру бухгалтерии рис.№2.2

На ОАО «Росмобиопром» учет денежных средств организован в соответствии с “Положением ведения бухгалтерского учета на предприятиях”. Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация имеет специальное помещение в бухгалтерии - кассу. Помещение кассы оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Кассу возглавляет кассир материально-ответственное лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (от 04.10.93 г. № 48), предприятие хранит свободные денежные средства в учреждении банка, но в соответствии с п.5 того же порядка имеет в своей кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита. Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности. Ежегодно ФКБ (ОАО) “СЕВЕРГАЗБАНК” устанавливается предприятию лимит остатка кассы на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу. В кассу ежедневно поступают платежи наличными за продукцию. На 2002 год лимит кассы ОАО “Росмолбиопром” составил 29 тыс. руб. Наличные деньги не всегда сдаются предприятием в банк, так как лимит позволяет оставлять денежные средства в кассе и полученную выручку использовать на выдачу зарплаты, командировочные и хозяйственные расходы. Если предприятием получена выручка сверх лимита кассир

 сдает ее в банк на расчетный счет предприятия.

При сдаче выручки в банк кассир заполняет “Объявление на взнос наличными”, которое состоит из трех частей: “Объявление”, “Квитанция”, “Ордер”. В “Объявлении” и “Квитанции” кассир указывает наименование своего предприятия банк получателя, сумму взноса прописью, цифрами. Источник взноса - выручка от продукции, услуг, подпись вносителя. Эти документы подписывает главный бухгалтер. В “Ордере” указываются также реквизиты предприятия, банк получателя, получатель, сумма цифрами, источник взноса, подписи бухгалтера и кассира.

 При сдаче выручки в банк “Объявление” остается в банке, “Квитанция”-предприятию, “Ордер” предприятие подшивает к расходному кассовому ордеру в котором указывается сумма выручки сданной в банк. 

 Снятие денежных средств, с расчетного счета осуществляется посредством выписки денежного чека. На обратной стороне, которого содержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя, информация о документе, удостоверяющем личность получателя, и банковские свидетельства об оплате чека.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру на выдачу средств. По мере выполнения кассовых операций кассир подписывает их и погашает штампом "ОПЛАЧЕНО" и “ПОЛУЧЕНО”, а также проставляет число, месяц, год. Все приходные и расходные кассовые ордера как и положено регистрируются в кассовой книге с указанием причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры кассир отрывает и подшивает их вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами как отчет. На ОАО “Росмолбиопром” приходные и расходные ордера записываются (заносятся) в автоматизированный журнал- ордер №, учет наличных денежных средств, в котором ведется на активном счете 50 “Касса”. Ежемесячно журнал- ордер № по кассе распечатывается по дебету и кредиту 50 счета и подшивается также к ежемесячно подобранным документам по кассе. (см. приложение № ж-о за апрель 2002 г.)

В использовании в бухгалтерском учете программы СбиС++ в журналах- ордерах не предусмотрено названия и номера, поэтому ежемесячно распечатывая журнал-ордер по кассе и другие ж-о бухгалтер сама подписывает название журнала-ордера и проставляет №.

Как у любой организации у ОАО «Росмолбиопром» открыт расчетный счет в банке. Валютных, специальных транзитных, депозитных счетов предприятие не имеет, ввиду отсутствия достаточных денежных средств. Как уже отмечалось выше, прием и выдача денег с расчетного счета или безналичные расчеты производятся банком на основании документов, утвержденных ЦБ РФ. Наиболее распространенными из них являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное требование- поручение. На ОАО «Росмолбиопром» платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются с использованием технических средств - компьютера и называются «электронное платежное поручение» в количестве экземпляров, необходимом для всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа. Такие электронные выписки затем формирует обороты по дебету и кредиту счета 51 «Расчетный счет», и аналогично 50 счету «Касса» распечатывают как журнал - ордер.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств, в кассе предприятия производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, бланки строгой отчетности, ценные бумаги. Денежные средства, не принадлежащие предприятию в кассе не хранятся, иначе они будут изъяты в пользу предприятия и оформлены как излишки. Результаты инвентаризации оформляются актом. (форма № инв.15). 

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно - платежными ведомостями, их оформление: полноту оприходование денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк).   

Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки. Одним из важных элементов контроля является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и соблюдения установленного банком лимита кассы.  

Учетная политика предприятия такова, что реализация продукции основного производства производится по отгрузке товара и учитывается во 2 м разделе актива баланса на 45 счете «Товары отгруженные», отсюда и дебиторская задолженность, которую предприятие отражает на 76, 62 счетах во 2 разделе актива бухгалтерского баланса как дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков хотя дебиторская задолженность как прозвучало выше, возникает ни только из-за отгруженной, но не оплаченной основной продукции, но и из-за задолженности администрации предприятию, за отопительные услуги прилегающему к предприятию жилому фонду.

Поскольку предприятие переживает дебиторскую задолженность, соответственно вынуждено оформлять банковские кредиты.