 |
Слияние документов MS Excel и MS Word
|
|
|
|
Цель лабораторной работы: Приобрести навыки использования технологии создания составных документов, научится организовывать рассылку почтовых отправлений, используя список адресатов и документы с полями слияния.
Краткие теоретические сведения
Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. В качестве источника данных могут быть таблицы MS Word, MS Excel, MS Access. Документ создается в текстовом редакторе Word за шесть этапов.
Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.
- Основной документ. Это такой документ как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст, который будет находиться во всех документах для слияния, и метка-заполнители, называемые полями слияния, которые сообщают приложению Word, в какое место следует вставить меняющуюся информацию.
- Источник данных. Это структурный документ, такой как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа Microsoft Office Excel, таблицы базы данных Microsoft Office Access или списка контактов Microsoft Office Outlook, содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.
Примером слияния документов может быть персонализация писем. Например, сообщение об имеющейся сумме задолженности абонентам. Шаблон с оформлением письма – основной документ. А переменные данные, такие как фамилия, имя и отчество абонента, его адрес, сумма долга и т.п. – источник данных. Слияние проходит по следующей схеме.
|
|
|
| Источник данных |
| Фамилия | Имя | Отчество | Индекс | Адрес | Долг |
| Петров | Иван | Сергеевич | г. Белгород, ул. Татищева д.56 кв.10 | ||
| Сергеев | Петр | Иванович | г. Губкин ул. Кирова, д.18 кв. 34 |
| Основной документ |
| Поле слияния |
<<Индекс>>
<<Адрес>>
Уважаемый << Фамилия >> << Имя>> << Отчество >>!
Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности <<Долг>> рублей.
ООО «QWERTY»
| Результат слияния |
г. Белгород, ул. Татищева д.56 кв.10
Уважаемый Петров Иван Сергеевич!
Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности 1000 рублей.
ООО «QWERTY»
В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.
Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
1 этап. Подготовка данных электронной таблицы.
Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:
шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек);
в таблице не должно быть объединенных ячеек;
в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются);
т.к. Excel и Word не смогут сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая) ", либо столбец с показателем по которому можно будет задать "Правила", например "Пол".
2 этап. Подготовка шаблона документа Word.
Здесь все проще - нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.
3 этап. Работа Мастера слияния MS Word.
Открываем файл письма в MS Word.
Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. Мастер слияния запускается с помощью кнопки "Начать слияние" на вкладке "Рассылки".
|
|
|
В бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, остальные поля для вставки пропущены пропущены.
Работа Мастера слияния включает 6 шагов.
1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, предположим Письма.
2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ.
3 шаг: На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи флажков окна "Получатели слияния" (рис.5.1.).
Рис.5.1. Окно файла со списком клиентов
4 шаг: На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку "Другие элементы" - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести.
Для обращения поставим курсор сразу после слова "Уважаем", нажмём кнопку "Правила" на вкладке Рассылки и выберем вариант IF...THEN...ELSE. В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол (рис.5.2).
5 шаг: На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.
Рис.5.2.Пример правила
6 шаг: Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл.
Поля документа Word, в которые вставляются данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать команду Коды/Значения полей. Получим например следующее { MERGEFIELD "M__клубной_карты" }, если число в базе содержит незначащие нуль, то при слиянии вместо 001236 мы получим 1236, дописав формат { MERGEFIELD "M__клубной_карты" \# "000000" }, затем обновим поле получим исходное значение.
|
|
|
Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD "дата_окончания_действия_карты" \@ "DD.MM.YYYY" }
Задание к выполнению лабораторной работы
Выполните слияние документов и получите письма приглашения. Основной документ письмо в редакторе Word. Пример письма представлен на рис.5.3.
Рис.5.3. Пример письма для основного документа
Источник данных таблица Excel, пример на рис.5.4.
5.4.Пример базы источника для слияния документов.
| Вид ТО | №заказа | Дата ТО |
Контрольные вопросы
1. Для чего используется слияние документов?
2. Что такое основной документ в процессе слияния?
3. Какие типы файлов могут использоваться в качестве источника данных?
4. В какой папке по умолчанию хранится файл источника данных?
5. Как вставить поля слияния?
6. Как организовать выбор нескольких записей из источника данных?
7. Как сохранить все письма, полученные в результате слияния, в одном документе?
8. Как добавить новое поле в существующий источник данных?
9. Как можно произвести отбор данных из источника данных (например, отправить письма только женщинам)?
10. Как можно вставить условие в текст письма
Лабораторная работа № 6
|
|
|
