 |
Подготовка к пресс-конференции
|
|
|
|
ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ
ЗАЧЕМ ПРОВОДЯТ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ?
Пресс-конференция - встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза Она является также эффективным средством выдачи информации "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами.
Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий.
Таким образом цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.
ВОПРОСЫ ДЛЯ РАЗДУМЬЯ: А НУЖНА ЛИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ?
Как известно, редакторы и репортеры очень занятые люди. Профессионалы, занимающиеся информационным обеспечением, просто не могут себе позволить участвовать в мероприятии, посвященном какому-нибудь тривиальному событию, о котором можно прочитать в присланных в СМИ материалах.
|
|
|
Если вы все же решили провести пресс-конференцию, задайте себе несколько вопросов:
1. Является ли тема такой конференции новостью для СМИ?
2. Относится ли предмет пресс-конференции к тем, которые вызовут общий интерес у аудитории?
3. Есть ли такие противоречия в предполагаемом обсуждении, которые позволят иметь по проблеме разные точки зрения, что обусловит появление множества дополнительных вопросов и позволит вам выразить свою точку зрения полно и обоснованно?
4. Является ли настолько необходимой демонстрация новых товаров представителям прессы, нельзя ли сделать это иначе, например провести презентацию, ярмарку, выставку и пр.?
5. Является ли новый товар таким сложным, что его нельзя представить, скажем, в передаче, где участвует только один представитель СМИ?
6. Если вы собираетесь поведать на пресс-конференции о том, каковы прибыли компании или о слиянии или поглощении, или о переезде на новое место, может быть, данное сообщение принесет больше пользы, если оно будет сделано непосредственно после ежегодного собрания акционеров или заседания совета директоров, так как в этих случаях у репортеров будет больше возможностей пообщаться и взять интервью у многих важных людей, принимающих
участие в собрании или заседании?
7. Развиваются ли события в вашей компании настолько быстро, что пресс-конференция или серия информационных брифингов являются единственным способом держать прессу в курсе дела?
8. Думаете ли вы, что свободное обсуждение с представителями прессы полуправдивых сведений о вашей компании, появившихся ранее и показывающих ее в неблаговидном или даже порочащем виде, является единственным способом разрешения создавшейся проблемы?
|
|
|
Обдумывая ответы на эти вопросы, постоянно помните, что все ваши успехи и неурядицы должны быть достаточно интересными для широкого круга общественности, и тогда журналисты найдут возможность прийти.
[Источник: Дороти Доти. Паблисити ипабликрилейшнз. Пер. с англ. М., 1998, с. 211-212].
ПОДГОТОВКА К ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Успех пресс-конференции обеспечивается тщательностью концептуальной и организационной подготовки и в какой-то степени удачей, которая далеко не всегда сопутствует такого рода мероприятиям. Даже если вы тщательно подготовились, но неожиданно до 
пустили ошибку в терминах или споткнулись на ступеньке, сходя со сцены, то именно это и появится на экране, а не ваше сообщение. Что же нужно предусмотреть и продумать заранее? И. В. Алешина в книге "Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров" рекомендует следующие шаги при подготовке пресс-конференции:
1. 
Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от проводимой пресс-конференции.
2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции - сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным и содержать следующее:
- предмет (тема);
- дата, время и длительность проведения;
- место проведения;
- основной докладчик или информатор;
- 
имя и должность ПР-специалиста для контакта, его номер телефона;
-возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события.
Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.
3. 
Отпечатать для всех присутствующих необходимую информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали на данном мероприятии.
4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для докладчика, например пресс-кит, включающий все относящиеся к докладу, предмету и организации материалы.
|
|
|
5. Продумать место и способы регистрации прибывающих журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с пресс-релизами и фотографиями.
Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на следующие вопросы:
Каковы цель и тема пресс-конференции?
Сколько человек должно в ней участвовать?
Кто должен присутствовать обязательно?
Где ее следует провести? Когда ее нужно проводить?
Сколько времени она будет длиться?
Что необходимо подготовить и организовать заранее?
4. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПРЕССЫ
Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами. Как это можно сделать?
а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для репортера "источником" сведений.
б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.
в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам.
г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.
д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с большим пониманием дела.
Но не забывайте - никакой конфиденциальности.
КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВОПРОСАМ
Превентивно можно предположить, что вам зададут очень неприятные или нежелательные вопросы, так называемые "провокационные" или вопросы-"ловушки". Чтобы не попасть впросак, заранее посоветуйтесь с вашим адвокатом и другими членами руководства компании по поводу ответов на них.
|
|
|
Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано.
Ответ "Не для записи" используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично.
Когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него. Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним 
готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить.
Нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай.
В среде журналистов всегда находятся такие, кто играет не по правилам, то есть задает вопросы не по теме пресс-конференции, они хотят использовать момент, чтобы выудить у вас необходимую информацию о вашей фирме, ее услугах, продукции и пр. Необходимо предусмотреть такого рода вопросы и хотя бы. в общих чертах подготовить на них ответы или мотивированно объяснить их невозможность.
Для подготовки ответов используйте так называемую "дискуссию дилетантов". Пусть в ней участвуют самые разные люди - компетентные в вашем деле и ничего о нем не знающие. Попросите их сформулировать свои вопросы и, если окажется, что есть такие, на которые вы не можете убедительно ответить, возьмите эти вопросы для дополнительной проработки.
Хорошо бы поработать с так называемым "адвокатом дьявола", который имеет очень острый, саркастический ум и при этом очень мало знает о вашей фирме. Его каверзные вопросы будут для вас особенно полезны. Пусть он или они задают свои вопросы до тех пор, пока не поймут, какую фирму вы представляете, чем занимаетесь, в чем суть вашей благородной миссии. Если есть возможность, запишите беседу на магнитофон, чтобы потом поработать над не очень корректными или неясными ответами.
Продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо.
И, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам внешний лоск и уверенность.
|
|
|
И последняя рекомендация: если возникнет необходимость объяснять технические подробности или давать технические характеристики, лучше поручите сделать это экспертам и специалистам - они обеспечат точность и понятность.
|
|
|
