 |
Информационная составляющая документа
|
|
|
|
ТЕРМИНОЛОГИЯ
Первоначальные положения
Любая область человеческих знаний имеет набор некоторых первоначальных понятий и положений, через которые определяются все остальные понятия и положения в этой области знаний.
Основу любой области знаний составляют понятия, которые являют собой набор представлений об общих и наиболее существенных особенностях в изучаемых явлениях и предметах. Процесс формирования понятий – это результат изучения предметной области, присущих ей закономерностей и тенденций её развития. Всякое понятие представляет собой выделенную абстрактную конструкцию, в которой исключены маловажные свойства изучаемых явлений и предметов и при этом рельефно выделены наиболее существенные и типичные стороны эти явлений и предметов. Понятия динамичны, они изменяются по мере углубления наших знаний об изучаемых явлениях и предметах.
Научные или специальные понятия обозначаются специализированными словами или терминами, которые составляют основу терминологии. Термином является слово (устойчивое словосочетание), которому приписано определенное научное или специальное понятие. Таким образом, учёные или специалисты условливаются,каким термином обозначать то или иное понятие.
Для понятия, обозначенного конкретным термином, необходимо определить содержание этого понятия и границы его применения. Это возможно посредством дефиниции, которая даёт краткое логическое определение существу явления или предмета, отражённого в понятии. Дефиниция также может давать краткое логическое описание термина и понимание того, к какому конкретному понятию этот термин относится.
Термины обладают рядом особенностей:
|
|
|
*системность (термин всегда связан с другими терминами данной области знаний);
*наличие дефиниции (определения) большинства терминов;
*моносемичность (однозначность термина в пределах одной области знаний или сферы профессиональной деятельности);
*стилистическая нейтральность.
Профессиональный язык в любой области знаний требует однозначности толкования понятий этой области знаний и терминов, через которые эти понятия выражаются. Для документоведения это особенно важно, так как его лексика тесно связана с лексикой нормативных правовых актов и неточное употребление терминов может иметь нежелательные последствия.
Совокупность терминов отдельной области знания составляет терминосистему или терминологию.
Терминология документоведения включает в себя термины, связанные с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования.
Приведенная терминология установлена нормативными актами Российской Федерации. Эта терминология в обязательном порядке применяется во всех видах документов и литературе по документоведению, делопроизводству и архивному делу. Наиболее широкое применение эта терминология находит при создании и применении официальных и служебных документов.
Рассматриваемые термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен только один термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после надлежащего термина и обозначены пометой «Ндп».
Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются надлежащими, но не запрещены к применению.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объём определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объём и содержание понятий, определенных термином.
|
|
|
Каждый нижеприведенный термин однозначно определяет соответствующий федеральный закон или ГОСТ.
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
1.Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
2.Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
3.Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
4.Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
5.Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
6.Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
7.Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
8.Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
9.Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
10.Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
11. Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
12. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
13. Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
14. Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
15.Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
|
|
|
16.Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
17.Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
18.Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
19. Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
20. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
21. Черновой документ –рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
22. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
23. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) –документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
24. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
25. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
26. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
27. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
28. Подлинник (официального)документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
29. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
30.Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
|
|
|
31. Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
32.Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
1. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
2. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
3. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
4. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
5. Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
6. Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
7. Организационно-распорядительный документ -вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
8. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
9. Постоянная часть реквизита документа – неизменная часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
10. Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
11. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности.
12. Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
13. Бланк документа –набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
14. Унифицированная форма документа (УФД)- совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
15. Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления её в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.
|
|
|
16. Зона унифицированной формы документа – часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определёнными реквизитами.
17. Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
18. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
19. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
20. Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
21. Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
22. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
23. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
24.Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
25.Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
26.Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
27.Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
28. Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделк, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
29.Владелец сертификата ключа подписи – физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
30.Средства электронной цифровой подписи – аппаратные и/или программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций – создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.
31.Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи.
32.Открытый ключ электронной цифровой подписи – уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.
33.Сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.
34.Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе – положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе.
35.Пользователь сертификата ключа подписи – физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ДОКУМЕНТА
1.Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
2.Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
3.Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств.
4.Информационная система общего пользования – информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано.
5.Корпоративная информационная система – информационная система, участником которой может быть ограниченный круг лиц, определенный её владельцем или соглашением участников этой информационной системы.
6.Информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.
7.Обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.
8.Доступ к информации – возможность получения информации и её использования.
9.Конфиденциальностьинформации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.
10.Предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц.
11.Распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.
12. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
13. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель.
14. Оператор информационной системы – гражданин или юридическоелицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в её базах данных.
|
|
|
