 |
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии ООО
|
|
|
|
«Элитстройцентр»
В условиях рыночной экономики благополучие любого предприятия зависит от правильной организации системы управления. Правильно организованная система управления дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но и дать оценку причинам этих отклонений и сформировать необходимые управляющие воздействия. Комплексное решение этих задач невозможно без широкомасштабного использования современных средств вычислительной техники и программного обеспечения. Внедрение системы компьютерной обработки данных, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему систему.
На предприятии ООО «Элитстройцентр» для учета применяется конфигурация «1.С: Бухгалтерия. Версия 7.7».
Пакет информации по управлению материальных ценностей для всех работ имеет один вход. Взаимодействие с пакетом начинается с парольной защиты, которая проверяет санкционированный доступ пользователя для выполнения операций. Пользователями данной программы являются главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, бухгалтер материального отдела, кассир, бухгалтер по налогам, бухгалтер-расчетчик и планово-экономический отдел.
На предприятии ООО «Элитстройцентр» персональные компьютеры объединяются в локальные сети. Это позволяет сотрудникам обмениваться информацией.
Для учета материальных ценностей реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу и перемещению материалов; накопление и распределение отклонений; получение ведомостей аналитического учета, инвентаризационных описей, движения материальных ценностей; синтетического учета.
|
|
|
Организация учета материальных ценностей на предприятии зависит от того, где размещаются автоматизированные рабочие места - в структурных подразделениях (где осуществляется документирование операций) или только в бухгалтерии.
На предприятии ООО «Элитстройцентр» рабочие места автоматизированы только в бухгалтерии. Программный комплекс автоматизированного рабочего места в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:
- контроль и вычислительную обработку первичных документов, принятых от материально ответственных лиц;
- систематизацию и обобщение данных аналитического учета;
- формирование и распределение отклонений от учетных цен материалов;
- отображение информации.
Операции по движению материальных ценностей выполняются работниками подразделений организации и оформляются типовыми междуведомственными или специализированными формами. Бухгалтерский персонал осуществляет контроль за правильностью оформления документации.
Поскольку на предприятии ООО «Элитстройцентр» работа не предусматривает организацию АРМ на складах, неавтоматизированными остаются следующие функции:
документирование хозяйственных операций по движению материалов;
- аналитический учет материальных ценностей по количеству на складах в соответствии с порядком хранения материалов;
- отображение выходной информации по складу;
- - сверка данных складского учета с данными бухгалтерского учета.
Материально ответственное лицо периодически сдает первичные документы и их реестр работнику бухгалтерии. Принятые документы подвергаются контролю. В установленные сроки материально ответственное лицо сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета.
К основным документам, отражающим переменную информацию, относятся: приходный ордер, акт о приемке материалов, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на внутреннее перемещение, накладная на отпуск материалов на сторону, акт на списание материальных ценностей.
|
|
|
Взаимосвязь документов переменной информации с документами базы данных можно представить в виде схемы
Выходная информация отображается на бумажном носителе и на видеограмме. На бумажном носителе выводится фрагмент ведомости с дисплея.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета материальных ценностей целесообразно обеспечить автоматическую сверку данных складского и бухгалтерского учета. Такую возможность можно реализовать при автоматизации складского учета.
При автоматизации склада снижается трудоемкость процесса и повышается достоверность. Системы компьютерной обработки данных не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно «аккуратнее», чем ручные системы. Отсутствие автоматизированного рабочего места на складе предприятия также осложняет работу кладовщика, осуществляющего приход и расход материальных ценностей и работу бухгалтера материального отдела, который затрачивает много времени на обработку документации.
Таким образом, отсутствие автоматизации на складе ООО «Элитстройцентр» является большим недостатком. Поэтому, руководству предприятия необходимо решить вопрос об автоматизации склада, это позволит сократить затраты рабочего времени на обработку информации и улучшить качество учета материальных ценностей. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей.
Глава 3 Организация внутреннего контроля хранения товарно-
материальных ценностей
3.1. Цели внутреннего контроля, основные направления и процедуры
внутреннего контроля
Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
• минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
порчи, непроизводительного расходования;
• обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
• должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
|
|
|
• должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
• должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
• в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
• должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:
· Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
· Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
· Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
· Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей – предупреждение злоупотреблений в результате сговора.
Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:
• внутренний контроль МПЗ;
• заказ МПЗ;
• получение МПЗ;
• регистрация МПЗ;
• хранение запасов;
• отпуск МПЗ в производство.
1. Внутренний контроль МПЗ
1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.
По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.
Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.
|
|
|
2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.
Этот метод характеризуется:
• оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
• предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского
учета;
• осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в
денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов,
субсчетов, мест хранения — складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ — также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическим подтверждением органической связи между
оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:
• правильное и своевременное документальное отражение операций
и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех
этапах их движения;
• контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• систематический контроль за использованием материалов в
производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• своевременное выявление ненужных и излишних материалов
для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:
|
|
|
• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
• размещение материалов по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
• оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
• внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
• сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
• установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:
• применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
• установить четкую систему документооборота и строгий порядок
оформления операций по движению материальных ценностей;
• проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
• разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
• внедрять средства автоматизации учета.
5. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.
Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.
Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.
Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) — на крупных.
6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.
7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.
8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.
Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).
При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом – для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.
2. Система заказов МПЗ
1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).
2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.
3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.
4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.
5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.
3. Система получения МПЗ
1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.
2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного
хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.
3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.
Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.
4. Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.
5. При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки – степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.
6. На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.
В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).
7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.
8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.
9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
• сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
• акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
• передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);
• передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.
В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.
Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.
10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.
Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.
При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.
11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного
контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.
12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов
должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе
приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.
Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.
14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.
Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.
15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их
ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется — в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
4. Система хранения МПЗ
1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.
3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный
доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для
всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.
4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:
• требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;
• необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
• необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;
• производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих
материалов (серебра, золота, свинца);
• проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).
5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:
• создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное
оборудование и набрать обученный персонал;
• соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность,
вентиляция);
• постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что
особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);
• соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам
и законодательным нормам;
• проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;
• регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;
• проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до
цены их возможной реализации.
5. Система отпуска МПЗ
Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках —для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.
При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.
1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться
только при наличии соответствующей санкции работника склада.
Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.
2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.
На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.
3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков
количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.
4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.
5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом,
размером, развесом и т.п.
9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.
К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.
10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.
11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха
(участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия
(стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).
Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.
В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший — в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.
12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.
Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.
3.2. Инвентаризация как способ фактического контроля материалов
Инвентаризация имущества – элемент метода бухгалтерского учета является действенным средством внутреннего контроля.
Как следует из текста пункта 21 Методических указаний инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года).
Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспече<
|
|
|
