Расходный кассовый ордер (РКО)

Для операций по выдаче денежных средств из кассы предназначен документ Расходный кассовый ордер (РКО).

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям: оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, выдача денежных средств подотчетнику, прочий расход денежных средств, выплата заработной платы, взнос наличными в банк, инкассация денежных средств.

В соответствии с установленным порядком РКО выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.

Работают с документами этого вида через журнал Кассовые документы (Касса - Кассовые документы) или список расходных кассовых ордеров (Касса - Расходные кассовые ордера).

Создание документа РКО: Касса - Расходный кассовый ордер - Добавить

Программа автоматически заполняет отдельные поля автоматически по умолчанию - номер, дата создания, счет учета 50.1. Для формирования проводок по налоговому учету устанавливается флажок Отразить в налоговом учете, указывается выдаваемая из кассы сумма. Для заполнения закладки Реквизиты платежа выбрать вид операции.

Список возможных операций

При выборе операции Оплата поставщику предлагается указать: поставщика и оплачиваемый договор, а также документ расчетов; статью движения денежных средств; ставку и сумму НДС; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки, если в Настройках пользователя установлен режим Показать в документах счета учета. При подготовке РКО по данной операции договор с контрагентом должен относится к виду С поставщиком.

Для операции Возврат денежных средств покупателю предлагается указать: покупателя и договор, документ расчетов, статью движения денежных средств, ставку и сумму НДС, показать корреспондирующие счета для формирования проводки, если в настройках пользователя установлен режим Показывать в документах счета учета. При подготовке РКО по данной операции договор с контрагентом должен относится к виду С покупателем.

Для операции Выдача денежных средств подотчетнику указывается подотчетное лицо (сотрудник организации) и статья движения денежных средств.

Операция Выплата заработной платы по ведомости выбирается, если РКО выписывается на суммы, выплаченные по платежным ведомостям. В форме указывается статья движения денежных средств с признаком Оплата труда и перечисляются документы (Зарплата к выплате организации), по которым произведена выплата, с указанием суммы, выплаченной по каждой ведомости.

При выплате заработной платы каждому работнику отдельным РКО выбирается операция Выплата заработной платы работнику. Помимо общих реквизитов на закладке Реквизиты платежа указывается работник, которому выплачивается заработная плата и ведомость, в которой содержится сумма денежных средств, подлежащая выдаче из кассы.

Операция Взнос наличными в банк выбирается, если денежные средства вносятся на счет организации в банке на основании заявления на взнос наличными. При этом в форме указывается счет, на который вносятся наличные денежные средства и статья движения денежных средств Взнос наличными в банк с незаполненным видом ДСС. Во избежание дублирования проводок эта операция документом Платежный ордер: поступление денежных средств вторично не отражается. При этом в обработке Выписка банка показываются реквизиты РКО, которым отражена выдача наличных денежных средств их кассы организации для их взноса на банковский счет.

Если наличные из кассы организации вносятся в банк через службу инкассации, то документ РКО вводится с операцией Инкассация денежных средств (корреспондирующий счет 57.01 Переводы в пути). Зачисление на расчетный счет инкассированной выручки при этом отражается документом Платежный ордер: перечисление денежных средств с операцией Инкассация денежных средств.

На закладке Печать указывается, кому вы даются денежные средства, на каком основании, по какому документу, удостоверяющему личность, и перечисляются документы, прилагаемые к РКО.

После заполнения формы необходимо Записать документ, кнопка Расходный кассовый ордер - формируется РКО и выводится на печать, после чего форму закрывают - Закрыть.

После этого РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и передается кассиру, который проверяет правильность составления ордера, проверяет документы у получателя, предлагает расписаться в РКО, выдает денежные средства. После выдачи денег кассир расписывается в ордере, ставит штамп Оплачено и указывает дату.

Бухгалтер при обработке отчета кассира находит сохраненный документ и проводит его. По документу РКО формируются проводки. Для просмотра проводки по документу, необходимо сделать документ текущим и щелкнуть по пиктограмме ДтКт командной панели или в меню Операции выбрать пункт Журнал проводок (бухгалтерский учет). После проведения документа сформируются проводки по бухгалтерскому учету Д(Кор.счет) К50.

Аналогичным образом в программе выписывается РКО на средства в иностранной валюте. При этом Счет учета выбирается - 50.21, а поле Валюта указывается, в какой валюте выдаются денежные средства, а в поле Сумма - размер выдаваемых средств в иностранной валюте. При проведении документа эти средства автоматически пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату документа.

Кассовая книга

Поступление и выдачу наличных денежных средств организация обязана фиксировать в кассовой книге (№ КО-4). Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначается отчет кассовая книга (доступ либо через меню «Касса», «Кассовая книга», либо на панели функций во вкладке «Касса», «Отчеты», «Кассовая книга»). Данный отчет формируется на основании проведенных в информационной базе документов, а именно: ПКО и РКО.
Кассовая книга строится единой, как для рублевых, так и для валютных кассовых документов. По валютным остаткам в кассовой книге так же фиксируются записи о переоценки наличной валюты. При выводе листов кассовой книги в валюте остатки на начало и остатки на конец будут выведены отдельно по каждой валюте. Отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. В настройках можно указать параметры печати последнего листа, а именно является ли последний лист книги последнем в месяце, году или это просто текущий лист.
В случае, если в указанном периоде имеются проводки по субсчетам счета 50, которые сформированы не кассовыми документами (например: операция введенная в ручную), то такие записи в кассовую книгу включены не будут, но при этом пользователю будет выдано следующее сообщение: «Обороты по документам и проводкам не совпадают».

В конце рабочего дня кассир формирует два экземпляра отчета кассира (кассовой книги). Первый экземпляр с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями передается главному бухгалтеру, а второй экземпляр подписывается главным бухгалтером и хранится у кассира.