 |
Организация и контроль выполнения управленческих решений.
|
|
|
|
Организация выполнения принятых решений
Понятие «организация» в управлении имеет несколько значений:
предприятия (учреждения);
его структуры;
общей обеспечивающей функции;
вида трудовой деятельности.
Применительно к управленческим решениям в данном контексте организация рассматривается как комплекс работ по их эффективному внедрению.
Теорией и практикой разработаны принципы организации исполнения решений, которые должны соблюдаться.
Прежде всего, руководитель расчленяет общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям.
Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа:
доведение задач до сознания исполнителей;
подготовку исполнителей к выполнению задания;
побуждение исполнителей к его добросовестному выполнению.
При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли:
1)что,
2) когда,
3) каким образом,
4) в каких условиях,
5) какими силами и средствами,
6) к какому сроку,
7) с какими количественными и качественными показателями нужно делать.
Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание - исходное условие усвоения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат труда, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.
|
|
|
Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы:
совещания и собрания,
беседы,
инструктирование,
показ образцов исполнения,
изучение документов и др.
На собраниях и совещаниях с докладом (с сообщением) выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточным уважением, как к специалисту, хотя он не является ни их начальником, ни автором решения. Материалы обсуждения тщательно анализируются, иногда проводят беседу с некоторыми выступившими оппонентами.
После заслушивания всего спектра мнений, желательно выступить руководителю с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.
Цель беседы - уточнить мнение исполнителя по поводу предстоящей работы, понять причины его возражений и сомнений, ответить на все вопросы, проверить глубину понимания поставленной задачи и способов ее решения.
Инструктирование проводится накануне начала практических работ. В период инструктажа он может предложить пересказать или письменно изложить, в какой последовательности и каким образом работник намерен выполнять поставленную задачу.
Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктирования.
Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны:
- наблюдение за работой опытного человека,
- кинофильм, деловые игры, видеозапись игры,
- обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью создают деловую обстановку,
- тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение работ),
|
|
|
- упражнение (с целью отработки навыков, умения для выполнения работы).
Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Он не так прост. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, какое самочувствие работника и т.д.
Различают:
афферентный образ предстоящей деятельности - означает созданный у исполнителя образ предстоящей работы, полученный в результате указанных выше методов доведения задания.
эффекторный образ предстоящей деятельности - это оперативный образ, то есть собственный план действий.
Такие планы выполнения одной и той же задачи у разных людей могут быть не идентичными (рис. 2.13).
Каждое отдельное задание руководитель как бы «проигрывает» сам, ставя себя на место исполнителя в соответствующие условия. Ошибки в определении характера, объема или содержания задачи снижают эффективность решения в целом. Во избежание этого следует придерживаться следующих правил.
1). Обеспечение соответствия каждой задачи деловым и психологическим особенностям исполнителя.
2). Распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства
3). Взаимное доверие исполнителей общей задачи.
4). Взаимная подстраховка и взаимная помощь совместно работающих людей.
5). Мобилизация коллектива.
Значение, функции и виды контроля
Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах:
контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций;
контроль как принцип управления;
как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений.
Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на ситуацию по получении тревожного сигнала, когда судьба решения уже находится в критической точке. Проблема может оцениваться по критериям, не отражающим действительное состояние дел.. Причинами отклонений в реализации решений могут быть безответственное отношение исполнителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения, но необходимо на завершающем этапе его реализации.
|
|
|
Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.
Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.
Процесс контроля характеризуют три составляющие:
содержательная (что выполняется в процессе контроля),
организационная (кем и в какой последовательности осуществляется),
технологическая (как производится).
Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях:
диагностики состояния дел - функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения,
ориентирования функция - направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания,
стимулирования функция - проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора,
корректировки действий - заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась,
распространения передового опыта - ходе контроля можно не только проверять, но и рекомендовать более рациональные методы выполнения работы, т.е. распространять положительный опыт.
Передовой опыт изучается по ряду критериев:
1) повторяемость успехов в работе, их устойчивость;
2) законность методов достижения лучших результатов;
3) конкретность условий, где методы работы достигают цели и противопоказания, при которых они неприемлемы.
осуществления авторского надзора- одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения,
педагогической и правоохранительной.
Известны различные виды контроля и признаки их классификации.
формальный, реальный, внутренний и внешний виды контроля
государственный, ведомственный, общественный виды контроля,
|
|
|
