Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Разработка отчетов в среде MS Access

Пятая лабораторная работа посвящена методам вывода информации в СУБД MS Access. Целью работы является выработка практических навыков создания отчетов в среде MS Access.

Теоретический материал

Таблицы, созданные в предыдущих лабораторных работах обеспечивают хранение информации в базе данных. Но от пользователя, как правило, нельзя требовать владения технологиями баз данных. Одним из методов представления пользователю результатов обработки данных является реализованный в ряде СУБД механизм отчетов.

Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Задание

Используя существующий в СУБД MS Access механизм создания отчетов, обеспечить вывод на экран и на печать информации из запроса, созданного в лабораторной работе №4. Данные упорядочить.

Порядок выполнения работы

Создать запрос к базе данных. Можно использовать запрос, созданный в предыдущей работе.

Указание: для решения задачи выполните следующие действия.

В окне БД: Запросы/Создать/Конструктор.
Добавить необходимые таблицы.
Указать поля и таблицы.
В строке "Вывод на экран" поставить флажки в нужных полях
В строке "Сортировка" установить типы сортировки в тех полях, где это необходимо.
Щелкнуть на кнопке Запуск (<!>) Панели инструментов и просмотреть результат работы запроса.
Сохранить запрос.

Создать (в режиме Конструктора) отчет на основе запроса, созданного в пункте 1.

Указание: для решения задачи выполните следующие действия.

В окне БД: Отчеты/Создать/Конструктор.

Выбрать запрос в качестве основы для отчета.
Установить параметры страницы для отчета (на вкладке «Параметры страницы»): на вкладке Страница ориентация листа - книжная, размер А4; на вкладке Поля – “Узкие”; в подменю «Колонки» укажите количество столбцов - 1, ширина столбца - 18 см, высота - 3 см.
Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке.

Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета.

Создать заголовок отчета:

§ на Панели элементов щелкнуть на кнопку Заголовок

§ вставить поле в область заголовка отчета, сместить правую часть поля как можно ближе к правому краю области заголовка;

§ в левой части поля ввести текст заголовка, в правой части поля ввести формулу, выводящую текущую дату =Дата(); (Либо щелкнуть на кнопку «Дата и время»)

§ просмотреть результат работы (кнопка Предварительный просмотр на Панели инструментов).

· Перетащить поля (в нашем примере ID, ADDRESS и PRICE) из таблицы в область данных.

· Перенести подписи связанных полей в область верхнего колонтитула (при помощи операций Вырезать, Вставить).

Разместить подписи связанных полей в области колонтитула и поля в области данных. Отформатировать поля. Просмотреть результат.

· Определить поля для группировки и сортировки:

§ на Панели инструментов - кнопка "Группировка";

§ в окне "Сортировка и группировка" нажать на «Добавить группировку» и выбрать поле ADDRESS;

§ для поля ADDRESS: группировка – начиная с А, по всему значению, Заголовок группы - да, Примечание группы - да; Закрыть окно "Сортировка и группировка".

· Создать заголовок группы:

§ выделить область заголовка группы;

§ из окна Список полей перетащить поле ADDRESS в область заголовка группы;

§ сдвинуть левую часть поля влево, а правую часть поля вправо;

§ в левой части поля ввести текст "Данные о покупателях";

§ просмотреть результат работы.