Информационные потоки на предприятии

В сегодняшней экономической ситуации небольшим по масштабам бизнеса предприятиям приходится решать сложные задачи и преодолевать довольно большие трудности. Низкий уровень социальной защищенности и безопасности; неразвитость механизмов финансово - кредитной поддержки и страхования рисков со стороны государства; недостаточность финансовых ресурсов для пополнения собственных оборотных средств, - с этими и многими другими проблемами предприятия среднего и малого бизнеса знакомы не понаслышке.

Предприятия малого бизнеса способны самостоятельно усилить внутренний потенциал. Гибкость и мобильность позволяет этим компаниям в сжатые сроки повысить эффективность за счет применения новых прогрессивных методов управления и грамотного использования собственных ресурсов. Ключевую роль в успехе бизнеса играет надежная информационная система, которая предоставляет руководителям и специалистам объективную информацию о состоянии дел на предприятии.

Информационная система малого предприятия, как правило, представляет собой следующую структуру. Количество персональных компьютеров не превышает 5, все ресурсы расположены в одном офисе или территориально сгруппированы.

На самом начальном этапе создания информационной системы предприятие может не иметь локальной сети или использовать для соединения компьютеров простейшие одноранговые сети.

Малое предприятие, чаще всего, не располагает штатом технических специалистов, поэтому основную работу по управлению системой выполняет по совместительству один из наиболее технически грамотных сотрудников.

Исходя из такой общей характеристики, можно сформулировать основной набор требований к информационной системе малого предприятия:

· Недорогая компактная система, предоставляющая полный набор сетевых служб и приложений;

· Интегрированная система коммуникаций;

· Простота установки и управления;

· Возможность перспективного развития и расширения системы;

Начинать нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему.

Целью предприятий малого бизнеса является улучшить свое положение на рынке, внедрить новые бизнес-процессы, продвигать на рынок новые товары и услуги, увеличить эффективность работы, улучшить использование совместных ресурсов (принтеров и интернет-соединения), снизить затраты при более высоком качестве, дать возможность персоналу работать в удобной комфортной среде.

Что нужно сделать для того, чтобы достичь этих целей? Прежде всего компания должна быть конкурентоспособной. Для этого она должна иметь совершенную структуру, отвечающую современным требованиям рынка. У нее должны быть оптимизированы производственные процессы. Использование новых технологий позволяет повысить эффективность и конкурентоспособность компаний. Компании должны достаточно быстро предлагать новые товары, новые услуги, быстро выводить их на рынок.

Для повышения конкурентоспособности, прежде всего, необходимо создать информационную систему предприятия. Информационная инфраструктура - это некая совокупность информационных технологий, информационных каналов, хранилищ данных, других методов и средств, обеспечивающих информационную деятельность. То есть под понятие информационной инфраструктуры подпадает практически любой компьютер, любое устройство доступа, хранения, любые методы и средства для информационной деятельности.

Коллективное использование информации подразумевает, что те люди, которые занимаются умственным трудом, должны обмениваться информацией удобным образом, иметь общее хранилище информации и знаний, удобные средства для поиска и анализа информации.

Какие требования к инфраструктуре предъявляет малый бизнес? Прежде всего, инфраструктура должна обеспечивать автоматизацию основных бизнес-процессов. Система должна иметь возможность реагировать на какие-то незапланированные действия и разрешать кризисные события наиболее удобным способом. Из чего состоит информационная инфраструктура? Сетевая инфраструктура (локальная сеть, подключение к Интернету), система автоматизации бизнес-процессов, система управления знаниями.

Сетевая инфраструктура - это совокупность оборудования и программного обеспечения, которая создает среду для обмена информацией, работы бизнес-приложений. То есть она создает некий базис, на базе которого строится информационная инфраструктура.

Грамотно построенная сетевая инфраструктура должна обеспечивать взаимодействие в сети, то есть - это технология передачи данных и технология работы с Интернетом, возможность совместного использования ресурсов (принтеры, файловые ресурсы, объектно-транзакционные механизмы передачи данных, электронная почта). Должны существовать механизмы управления доступом, то есть разделение прав доступа к тем или иным частям системы. Должна обеспечиваться защита данных, вплоть до шифрования.

Из тех требований, которые предъявляются к сетевой инфраструктуре следует, что необходимо иметь интегрированное решение, то есть некий комплекс, который обеспечивает согласованность использования всех компонентов на всех уровнях сети. Поэтому, если мы имеем единую сетевую инфраструктуру, то систему легче внедрять. Кроме того, не составляет особого труда обучить некому интегрированному решению сотрудников. Такая система повышает возврат инвестиций.

Первым шагом по построению сетевой инфраструктуры является создание одноранговой сети. Все компьютеры равноправны. Принтер подключен к одной из машин, все остальные машины могут его использовать. Возможен обмен файлами, предоставление в общее пользование тех или иных файлов и папок.

Следующий этап развития системы (он наиболее популярен в малом бизнесе) - это сеть с одним сервером. Сервер - это некий компьютер, который всегда включен, который является центральным хранилищем, который занимается обеспечением безопасности, обеспечением доступа в Интернет, к печати, к общим файлам, к разделению информации по уровням доступа.

Если речь идет об одном сервере на малом предприятии, то он должен обеспечивать следующий набор функций:

• давать возможность совместно использовать приложения;

• совместно использовать ресурсы (принтеры, факсы, модемы, доступ в Интернет);

• обеспечивать управление и хранение данных, документов и информации неким безопасным образом;

• обеспечивать доступ с разделением полномочий;

• обеспечивать повышение эффективности любых бизнес-процессов и, прежде всего, рутинных работ (поиск информации, ее распечатка, сбор и анализ);

• создать возможность работы команды с использованием этого сервера в качестве центрального ресурса и дать возможность сотрудникам совместно работать над документами;

• обеспечивать функции взаимодействия с заказчиками и партнерами;

• обеспечивать безопасности.