Компьютерные технологии обработки текстовых документов

В настоящее время значительная часть информации, исполь­зуемой в управленческой деятельности, представляется в виде раз­личных документов. Повсеместное распространение информаци­онных технологий позволяет преобразовывать информацию в электронный вид, когда на смену бумажным документам приходят электронные.

Существующие в настоящее время системы подготовки тексто­вых документов отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по

объему функциональных возможностей и по назначению для при­менения. По всем этим характеристикам их можно классифициро­вать на три большие группы:

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• издательские системы.

Текстовый редактор — это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение только символьного текста, они не позво­ляют сохранять в документе графические элементы, способ форма­тирования и т. д.

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая позволяет создавать документы со сложной структурой (состоящи­ми из разделов, абзацев, содержащие таблицы и т. д.) и содержа­щие в себе различные объекты (рисунки, диаграммы, мульти­медийные объекты и т. д.).

В текстовых процессорах имеются специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в печатном виде, сре­ди которых можно выделить следующие:

• ввод текста с одновременным форматированием, обеспечи­вающим отображение вида страницы на экране;

• описание шаблона документа, в котором задаются такие пара­метры, как величина полей, отступов, тип и размер шрифта и т. п.;

• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

• объединение документов в процессе подготовки текста к пе­чати;

• автоматическое формирование оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры незначительно отлича­ются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать.

Одним из наиболее используемых текстовых процессоров сре­ды Microsoft Office является

Microsoft Word — приложение, предназна­ченное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. Он предоставляет возможность выполнять традицион­ные операции над текстом, предусмотренные в современных ком­пьютерных технологиях. Кроме того, в нем реализованы возмож­ности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации и т. п.

В Microsoft Word имеется возможность применения готовых шаблонов документов и стилей оформления.

Стиль — это способ форматирования абзаца или знака (симво­ла). Соответственно существуют стили абзаца и знака. Использова­ние стилей значительно ускоряет форматирование документа. В наибольшей степени это проявляется в стилях абзаца, который мы и будем рассматривать. Работа со стилем знака осуществляется аналогично.

Основная идея использования стиля абзаца состоит в следую­щем. Пусть у нас имеются абзацы, которые должны иметь одина­ковое форматирование (шрифт, размер символов, начертание, вы­равнивание, межстрочный интервал т. п.). В этом случае удобнее всего создать или модифицировать один из имеющихся стилей и применять его. В дальнейшем, в случае, если стиль будет изменен, форматирование абзацев, имеющих данный стиль, будет изменено автоматически.

Шаблон — это совокупность стилей, шаблонного текста, рисун­ков (например, эмблема организации), макросов и т. п., сохраненных в специальном файле. Следует отметить, что любой документ Word создается на базе какого-либо шаблона. Это либо шаблоны каких-то документов (письма, служебные записки и т. д.), либо шаблон «обычного» документа.

Шаблонный текст — это текст, который, как правило, должен быть неизменным в каждом документе (он вводится в шаблон при его создании), например, название и адрес фирмы, постоянные рек­визиты. При создании на основе этого шаблона нового документа в нем будет присутствовать все, что содержится в шаблоне. Впослед­ствии в документ можно внести изменения, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Все перечисленные элементы шаблона значительно облегчают работу пользователя, так как будучи один раз подготовленным и сохраненным, шаблон позволяет быстро создать аналогичные по форме, но различные по содержанию документы без затрат време­ни на ввод одинаковой для разных документов информации и фор­матирование.

Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность создавать электронные формы. Форма — это структурированный документ с незаполненными областями, в которые пользователь может ввести данные. В формах, наряду с обычным текстом, можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. С точки зрения бумажного делопроиз­водства, электронные формы — это электронные аналоги бумаж­ных бланков, процесс заполнения которых упрощен, благодаря ог­раничению возможностей некорректных действий пользователя. К преимуществам электронных форм относятся возможность автома­тической проверки введенных данных, ввод данных из списка и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Электронная форма представляет собой документ, состоящий из фиксированных неизменных элементов (таблиц, текста, графи­ки) и из заполняемых пользователем полей форм, в которые ин­формацию можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. Заполненные пользователем формы затем могут быть обработаны с помощью специальной программы.

Для автоматизации почтовой рассылки в программе Microsoft Word предусмотрен специальный механизм — слияние. Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксирован­ную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фраг­менты (наполнение).

Чтобы реализовать процесс слияния документов, необходимо создать два документа: основной документ слияния и источник данных. В результате слияния может быть получен итоговый до­кумент слияния.

Основной документ — это документ, содержащий неизменяе­мый текст, который должен оставаться одинаковым во всех доку­ментах, а также поля слияния. Поля слияния — это поля-«переменные», значения которых в разных документах в итоговом файле могут быть различными. Основной документ должен быть связан с источником данных, из которого и берутся данные для полей слия­ния.

Источник данных — это файл, содержащий последователь­ность строк (записей) данных. Это может быть таблица базы дан­ных Microsoft Word Access, таблица Microsoft Excel (диапазон ячеек), документ Microsoft Word, содержащий таблицу и др.

Число генерируемых в результате слияния документов опреде­ляется числом записей в источнике данных, но можно сгенериро­вать документы только для части записей данных (установить фильтр). При генерации документа во время слиянии из записи ис­точника данных берутся значения полей данных и подставляются в основной документ на места соответствующих полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере.