Компьютерные технологии обработки текстовых документов
В настоящее время значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, представляется в виде различных документов. Повсеместное распространение информационных технологий позволяет преобразовывать информацию в электронный вид, когда на смену бумажным документам приходят электронные. Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие группы: • текстовые редакторы; • текстовые процессоры; • издательские системы. Текстовый редактор — это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение только символьного текста, они не позволяют сохранять в документе графические элементы, способ форматирования и т. д. Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая позволяет создавать документы со сложной структурой (состоящими из разделов, абзацев, содержащие таблицы и т. д.) и содержащие в себе различные объекты (рисунки, диаграммы, мультимедийные объекты и т. д.). В текстовых процессорах имеются специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в печатном виде, среди которых можно выделить следующие: • ввод текста с одновременным форматированием, обеспечивающим отображение вида страницы на экране; • описание шаблона документа, в котором задаются такие параметры, как величина полей, отступов, тип и размер шрифта и т. п.; • автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны; • объединение документов в процессе подготовки текста к печати; • автоматическое формирование оглавления и алфавитного справочника. Практически все текстовые процессоры незначительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать. Одним из наиболее используемых текстовых процессоров среды Microsoft Office является Microsoft Word — приложение, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. Он предоставляет возможность выполнять традиционные операции над текстом, предусмотренные в современных компьютерных технологиях. Кроме того, в нем реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации и т. п. В Microsoft Word имеется возможность применения готовых шаблонов документов и стилей оформления. Стиль — это способ форматирования абзаца или знака (символа). Соответственно существуют стили абзаца и знака. Использование стилей значительно ускоряет форматирование документа. В наибольшей степени это проявляется в стилях абзаца, который мы и будем рассматривать. Работа со стилем знака осуществляется аналогично. Основная идея использования стиля абзаца состоит в следующем. Пусть у нас имеются абзацы, которые должны иметь одинаковое форматирование (шрифт, размер символов, начертание, выравнивание, межстрочный интервал т. п.). В этом случае удобнее всего создать или модифицировать один из имеющихся стилей и применять его. В дальнейшем, в случае, если стиль будет изменен, форматирование абзацев, имеющих данный стиль, будет изменено автоматически. Шаблон — это совокупность стилей, шаблонного текста, рисунков (например, эмблема организации), макросов и т. п., сохраненных в специальном файле. Следует отметить, что любой документ Word создается на базе какого-либо шаблона. Это либо шаблоны каких-то документов (письма, служебные записки и т. д.), либо шаблон «обычного» документа.
Шаблонный текст — это текст, который, как правило, должен быть неизменным в каждом документе (он вводится в шаблон при его создании), например, название и адрес фирмы, постоянные реквизиты. При создании на основе этого шаблона нового документа в нем будет присутствовать все, что содержится в шаблоне. Впоследствии в документ можно внести изменения, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа. Все перечисленные элементы шаблона значительно облегчают работу пользователя, так как будучи один раз подготовленным и сохраненным, шаблон позволяет быстро создать аналогичные по форме, но различные по содержанию документы без затрат времени на ввод одинаковой для разных документов информации и форматирование. Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность создавать электронные формы. Форма — это структурированный документ с незаполненными областями, в которые пользователь может ввести данные. В формах, наряду с обычным текстом, можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. С точки зрения бумажного делопроизводства, электронные формы — это электронные аналоги бумажных бланков, процесс заполнения которых упрощен, благодаря ограничению возможностей некорректных действий пользователя. К преимуществам электронных форм относятся возможность автоматической проверки введенных данных, ввод данных из списка и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы. Электронная форма представляет собой документ, состоящий из фиксированных неизменных элементов (таблиц, текста, графики) и из заполняемых пользователем полей форм, в которые информацию можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. Заполненные пользователем формы затем могут быть обработаны с помощью специальной программы. Для автоматизации почтовой рассылки в программе Microsoft Word предусмотрен специальный механизм — слияние. Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение).
Чтобы реализовать процесс слияния документов, необходимо создать два документа: основной документ слияния и источник данных. В результате слияния может быть получен итоговый документ слияния. Основной документ — это документ, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех документах, а также поля слияния. Поля слияния — это поля-«переменные», значения которых в разных документах в итоговом файле могут быть различными. Основной документ должен быть связан с источником данных, из которого и берутся данные для полей слияния. Источник данных — это файл, содержащий последовательность строк (записей) данных. Это может быть таблица базы данных Microsoft Word Access, таблица Microsoft Excel (диапазон ячеек), документ Microsoft Word, содержащий таблицу и др. Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в источнике данных, но можно сгенерировать документы только для части записей данных (установить фильтр). При генерации документа во время слиянии из записи источника данных берутся значения полей данных и подставляются в основной документ на места соответствующих полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ![]() ©2015 - 2025 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|