 |
Особенности организации и проведения совещания и собрания
|
|
|
|
Тема 5. Формы и виды делового общения: их сущность и нравственные проблемы (лекция вторая)
План
1. Особенности организации и проведения деловой встречи и переговоров.
2. Особенности организации и проведения совещания и собрания.
3. Особенности организации и проведения дискуссии и дебатов.
Особенности организации и проведения деловой встречи и переговоров
При подготовке деловой встречи необходимо соблюдение общих рекомендаций для всех форм и видов делового общения, о которых речь шла в лекции первой темы пятой. Необходимо заранее договориться о деловой встрече, чтобы подготовиться наилучшим образом (т. е. о предмете встречи, о месте и времени проведения, количестве участников, об итоговых документах). Отрезок времени для подготовки встречи зависит от конкретных обстоятельств. Заранее составляется и обсуждается программа встречи (переговоров), которая позволит четко определить необходимые действия по их подготовке и проведению, очередность этих действий, определить лиц, ответственных за их выполнение, сроки выполнения и т. д. Одновременно составляется смета. Необходимо предусмотреть возможные «сбои» из-за внешних причин (опоздание поезда с делегацией, сотрудник встречающий заболел и т. п.) и продумать, как их можно будет устранить. Заранее обдумываются составы делегаций, транспортные средства, участие средств массовой информации, сувениры, цветы, приветственные речи, решаются вопросы питания и проживания, культурная программа. Но главное, все же, продумать деловую часть встречи.
Сегодня все активнее используется дистанционный вариант встреч. Такой вариант требует качественной технической поддержки.
|
|
|
Если обсуждаются очень сложные вопросы, то в состав делегации обычно включают юристов, экономистов и вообще экспертов по данной тематике.
Желательно заранее собрать основную информацию о компании (организации, с которой нужно вести переговоры): не только чем она занимается, но и насколько успешно, каковы отзывы и т. п. Не нужно назначать встречу непосредственно перед обедом или сразу после него. Не рекомендуется назначать встречу на понедельник или пятницу, перед или сразу после праздников.
После того, как утвержден регламент встречи, нужно его точно придерживаться и быть пунктуальным. При проведении деловой встречи не рекомендуется говорить о политике или религии (если это не входит в программу визита), не рекомендуется касаться личной жизни.
Нужно ориентироваться на взаимовыгодное решение, проявлять интерес к дальнейшему сотрудничеству (если Вам это действительно нужно), соблюдать этикет, держаться уверенно и с достоинством.
Очень важно первое впечатление. Его производит не только человек как личность, как профессионал, но даже такие «мелочи» как оформление визитки, картины в офисе, мебель в кабинете и т. д. Но главное впечатление оставляет, все же, команда прибывших на встречу или переговоры и команда их организовавших – ее профессионализм, организаторские способности, доброжелательность и стремление к сотрудничеству. Честность, справедливость, ответственность, равноправие, открытость к общению, уважение к партнерам – основа успеха проведения деловой встречи и переговоров. Важно снять коммуникационные барьеры, находить альтернативы вариантам, которые не устраивают.
При подготовке встречи необходимо иметь в виду, что могут быть использованы негативные (некорректные) тактические приемы, среди которых есть прием «избегание» («уклонение»), когда не желают давать конкретные четкие однозначные ответы; прием принятия решения «пакетом», который включает сразу несколько вопросов или предложений. Последний прием плох тем, что среди таких предложений могут быть как желательные для обеих сторон, так и нежелательные. Расчет сделан на то, что из-за взаимовыгодных предложений сторона может согласиться и с невыгодными. Еще негативный прием – выдвижение новых требований в последнюю минуту. Подобные приемы свидетельствуют о неуважении к партнеру.
|
|
|
Особенности организации и проведения совещания и собрания
При подготовке совещания или собрания так же необходимо соблюдение общих рекомендаций для всех форм и видов делового общения, о которых речь шла в лекции первой темы пятой. Руководитель должен четко определить цель совещания или собрания (учебная, информационная, разъяснительная, для разрешения проблем и т. п.). Затем так же четко сформулировать тему совещания (собрания), проблему, которую необходимо решить, продумать варианты решения. Необходимо определить круг лиц-профессионалов, принимающих участие в совещании, выбрать помещения, техсредства и удобное для всех время. Часто есть необходимость ознакомить участников совещания с его материалами заранее, что позволит как сэкономить время, так и получить более качественный результат. Важно внимательно выслушивать каждого без навязывания своей точки зрения, создать деловую и дружественную атмосферу, объяснить сотрудникам, что их вклад в решение общей проблемы очень важен (что правда!). В ходе совещания можно применять различные интеллектуальные приемы, например, мозговой штурм.
Собрание предполагает бόльшее количество участников, которые могут иметь различную квалификацию, по-разному понимать суть проблемы, ее актуальность, поэтому вопросы, выносимые на собрание, носят общий характер (касаются всех подразделений и отделов), и в принципе могут быть разрешены таким составом присутствующих. Поэтому собрание так же тщательно готовится, продумываются возможные вопросы, пути решения, сценарий, чтобы сберечь время. Многочисленной аудиторией руководить труднее. Собрание всего коллектива – повод напомнить, что успех организации – результат работы всех ее сотрудников, а не только руководства.
Не нужно часто собирать совещания и собрания, только по необходимости.
|
|
|
