История управления и делопроизводства.

В 1945—1990 гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и пробле­мы восстановления народного хозяйства после окончания войны от­теснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к нача­лу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по срав­нению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и спра­ведливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении до­стижений мировой науки и практики по управлению и развитию ин­формационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80 - 90-е гг., когда теоретиче­ские разработки в области кибернетики, математических методов уп­равления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономи­ческой жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разра­ботке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных клас­сификаторов, унифицированных систем документации, совершен­ствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленчес­ких работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работни­ков и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформули­ровано понятие НОТ и обозначены основные направления иссле­дований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструк­ция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизвод­ственных работ. В этот период усиливается влияние Главного ар­хивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документаль­ной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки доку­ментальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении мно­гих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной систе­мы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало приня­тие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О ме­рах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов пору­чалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государ­ственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поруча­лось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государ­ства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и реко­мендовал их министерствам, ведомствам и организациям для исполь­зования, но только как положения, не имеющие официального ста­туса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и пред­ложили оптимальную технологию выполнения управленческих опе­раций и их документирования. ЕГСД носила комплексный харак­тер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и ре­комендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Ре­ализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать -структуру и штатную численность управленческого аппарата. Од­нако элементы новых информационных технологий, частично ре­ализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изуче­ние. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой ре­дакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архив­ного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. ста­ло издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и се­рии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализиро­вало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информа­ции, подготовило почву для автоматизации управленческих функ­ций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественнос­тью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной ав­томатизированной системы сбора и обработки информации для уче­та, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Кон­цепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хо­зяйстве, а унифицированные системы документации не получили до­статочной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь по­стигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информати­зации до настоящего времени окончательно не сформулирована. От­сутствие стройной теории и.четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Обще­российский классификатор управленческой документации, в кото­рый включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные по­ложения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к опре­делению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным коми­тетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укруп­ненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедре­ние. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем со­ставе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и тради­ции в области создания и оформления документов.

Литература к главе 1

1. Государственные учреждения России XVI—XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991. - 192 с.

2. Документационное обеспечение управления. Документоведе-ние: Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. - М., Главархив, ВНИИДАД, 1990. - 71 с.

3. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. -М., Изд-во ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1968. - 368 с.

4. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. — М., 1974. - 170 с.

5. Литература по вопросам документоведения. 1924 — 1975 гг.: Аннотированный указатель. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1979. — 124 с.

6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М., 1956. - 92 с.

7. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. ОКОП-93. - М. - 114 с.

8. Пантин И.К., Плимак С.Г., Хорос В.Г. Революционная тради­ция в России (1783-1833 гг.). - М., Мысль, 1986. - 127 с.

9. Развитие советского документоведения (1917—1981 гг.). Сбор­ник научных трудов. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1983. - 212 с.

10. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917— 1970). - М., 1973. - 154с.