Нормирование терминосистемы

Документационного обеспечения управления

 

В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем новые сторо­ны или грани, такая многозначность (полисемия) термина допусти­ма; если же, напротив, она вызвана не развитием представлений о предмете, а связана с незнанием значения употребляемого термина и непониманием сути понятия, такая полисемия воспринимается как крайне нежелательная, так как приводит к размыванию понятия и искажению значения обозначающего его термина. Наряду с много­значностью термина может возникать и синонимия терминов - обо­значение одного и того же понятия несколькими терминами. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно-ориентирующих, - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Все эти недостатки обычно приводят к тому, что одни и те же термины, специалисты понимают по-разному. В результате иска­жается сущность понятий, создаются ложные представления, возни­кают сложности в обмене знаниями, навыками, опытом и - в конеч­ном счете - практические ошибки. Вот почему для любой области знаний и профессиональной деятельности одна из важнейших за­дач - стабильность терминоупотребления.

Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью терминологических словарей и стандартов, ус­танавливающих строго однозначную систему понятий и терминов и способствующих упорядочению терминологии, обеспечению ее ста­бильности.

Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения». Новая редакция этого стандарта, подготовлен­ная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 тер­минов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми орга­низациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

Представленные в стандарте термины в соответствии со специ­фикой терминосистемы распределены по нескольким разделам, пер­вым из них является раздел «Общие понятия», затем следуют разде­лы «Делопроизводство» и «Архивное дело», внутри которых термины распределены по подразделам, соответствующим отдельным направ­лениям деятельности документационного обеспечения управления и архивного дела.

 

Литература к главе 3

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Издательство стандартов, 1994.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

 

 

Глава 4 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

 

Общий вид и состав реквизитов документа

 

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создание системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы, размеры по­лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации. Система организационно-рас­порядительной документации». Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливает почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его вдело;

28 - отметка о поступлении документа в организации;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

 

Общие требования к оформлению

Реквизитов документа

 

Государственный герб (1).

Государственный герб изображается только в случаях, предусмо­тренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, орга­нов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (2).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке доку­мента также наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).

Эмблема предприятия - это символическое графическое изоб­ражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заме­нять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допу­скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не долж­на изображаться на документе, если у организации отсутствует офи­циальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при по­мещении гербов на бланках организации.

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: