И документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

документирование, понимаемое как особыми способами удос­товеренная фиксация информации на различных носителях;

использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных но­сителях и с использованием всевозможных средств их доставки, не­одинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной рабо­ты с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отра­жающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историчес­кое, экономическое значение. И как памятники истории и культуры они, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны сохраняться максимально долго, т.е., по документной терми­нологии, постоянно. Документы, содержащие информацию о гражда­нах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жиз­ни человека, но они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач систе­мы управления появляется возможность проведения оценки ценно­сти документной информации, циркулирующей в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение фор­мы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за испол­нением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением цен­ности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведе­ния экспертизы ценности документов, созданных и полученных из­вне, а также для рассмотрения нормативно-методических докумен­тов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм докумен­тов и других вопросов, создаются постоянно действующие эксперт­ные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечислен­ных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют -на основании утвержденных руководителями ор­ганизации Положений о постоянно действующей экспертной комис­сии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное поло­жение об ЭК организации.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

изобретений и открытий;

документов с повторяющейся информацией;

научно-технической документации;

производственных автоматизированных систем управления;

редакционных документов и т.д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место органи­зации, деятеля науки, культуры, политики в системе государствен­ного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования до­кументов. Критериями оценки содержания можно назвать значи­мость события, явления, предмета и фактов, отраженных в докумен­тах, значение зафиксированной в документах информации, ее по­вторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особеннос­тей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохож­дении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информа­ции для развития науки, техники, производства, новизна поставлен­ных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, эко­номическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и фор­мируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функ­ции, структуру своей организации, систему документационного обес­печения - состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифи­цированных сотрудников. В ее состав обязательно включают:

должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;

должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;

специалиста по обеспечению защиты информации и др.. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместите­лей руководителя организации, секретарем — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

ЭК - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законо­дательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения комиссии являются:

ежегодно пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения;

акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;

комплексы документов (дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об уве­личении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтоже­нию в государственных учреждениях и других организациях утверж­даются руководителем только после их согласования с соответству­ющим органом Архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения.и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.