Общие требования к формированию дел

 

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответст­вии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ве­домственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов орга­нов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых до­кументов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы рабо­ты и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они от­носятся к одному вопросу. По окончании календарного года и реше­ния вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабо­чие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исклю­чение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, яв­ляющиеся дополнением к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стан­дартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка до­кументов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшив­ка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих воз­врату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объ­ему дел не существует. При большом объеме документов, относя­щихся к одному делу, проводят деление комплекса на самостоятель­ные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя докумен­ты по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последова­тельности. От выбранной последовательности расположения докумен­тов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно докумен­ты внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздни­ми датами. Документы могут быть расположены по порядковым номе­рам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения во­просов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их ут­верждения или составления, присоединяются к соответствующим до­кументам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут размещаться и в алфавитной последователь­ности. В таком порядке, например, располагаются предложения, за­явления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступа­ющие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке на­званий предприятий) и другие документы.

 

Группировка в дела отдельных категорий

Документов

 

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, прика­зы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдель­ные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказа по административ­но-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении рас­порядительные документы не издавались, то эти документы форми­руются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются в дела по направлениям деятельности орга­низации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоко­лы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готови­лись (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти докумен­ты помещаются после протоколов в последовательности рассмотре­ния вопросов. При значительном объеме таких документов их фор­мируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последователь­ности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдель­ные дела..

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени состав­ления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит вдело 1996 года, а не 1997 года; план на 1998 г., состав­ленный в 1997 г., - вдела 1998 года. Перспективные планы относят­ся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспектив­ного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к пер­спективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систе­матическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятель­ности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной запис­ки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вна­чале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется после­довательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном по­рядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с дру­гими документами по данному вопросу. Например, к отчету пред­приятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологичес­кой последовательности разрешения вопросов, начиная с более ран­них документов и кончая более поздними в пределах данного вопро­са. При возобновлении переписки по определенному вопросу, на­чавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела теку­щего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимо­сти от специфики организации переписка группируется в дела в те­чение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные дела занимают значительное место среди документа­ции организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хра­нения.

В личных делах документы группируются в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнении к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жало­бам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявле­ния и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, со­ставляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявле­ния, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Вну­три документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самосто­ятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть ис­пользована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стан­дарты, нормативы в организациях, которые их разработали или ут­верждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдель­ному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группи­руемых в деле, и порядок их расположения определяется специаль­ными правилами. В организациях, пользующихся этими документа­ми, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номен­клатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл дан­ных.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответст­вовать внутренней структуре базы данных.

При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

 

⇐ Предыдущая29303132333435363738Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: