 |
Практическое занятие 2. Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете в банке
|
|
|
|
Цель занятия: освоить составление первичных документов, состав хозяйственных операций по учету денежных средств в кассе и корреспонденцию счетов по ним. Изучить порядок ведения кассовой книги, журнала-ордера и ведомости по счету №50.
Теоретическая часть
Для производственной деятельности каждое сельскохозяйственное предприятие должно иметь в необходимых размерах оборотные средства, т.е. средства, которые обслуживают процесс кругооборота, полностью потребляются и восстанавливаются из выручки после каждого цикла. В составе оборотных средств важное место занимают денежные средства. Денежные средства необходимы для приобретения различных производственных запасов, оплаты труда и всевозможных хозяйственных расходов, платежей финансовым организациям и прочим учреждениям.
Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также в виде аккредитивов, чековых книжек и др.
Основными задачами учета денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильного использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.
Все свободные денежные средства предприятий хранятся в соответствующих учреждениях банков на расчетных счетах. Необходимые для текущей хозяйственной деятельности суммы наличных денег могут находиться в кассе.
Оборот наличных денежных средств в организации строго регламентирован, в частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации от 12.10.2011 г. № 373-П, и Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Таким образом, можно говорить, что обращение наличных денежных средств в пределах организации регулируют, в основном, два законодательных акта.
|
|
|
Юридические лица всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) должны вести документальный учет кассовых операций.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» при документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:
- не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
- свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
- перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
- на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
- все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год).
Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (№ КО-1); «Расходный кассовый ордер» (№ КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (№ КО-3); «Кассовая книга» (№ КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (№ КО-5).
|
|
|
Прием наличных денег в кассу производят только по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1) (ПКО), подписанному гл. бухгалтером и руководителем, либо уполномоченным лицами. Приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер. После полного заполнения ПКО и квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в «Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей» (ф. № КО-3).
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого ордера и отрывной квитанции. Ордер остается у учреждения, квитанция передается лицу, вносящему деньги.
В первой строке пишется наименование предприятия, далее по порядку в установленных местах: порядковый номер ордера, дата поступления денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств. Далее заносится сумма числом. Ниже в строке «Принято от» указывается ФИО физического лица (при наличии – и наименование юридического лица).
В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть: вклад в уставной капитал; выручка от реализации услуг, товаров, продукции; заем от физического лица; остаток неиспользованного подотчета; спонсорский взнос; переплата по з /пл; наличные из банка; оплата за коммунальные услуги; гашение ссуд, недостач, хищений и т.д.
Далее - сумма прописью с большой буквы, а копейки - цифрами, пустое место прочеркивается. Если оформляется поступление денег от покупателей, то в строке «В т.ч.» цифрами указывается сумма НДС, уплаченная клиентом. Если продажа не облагается налогом, в строке делается запись «Без налога (НДС)».
|
|
|
В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию, на основании которых составляются кассовые документы: заказ-наряд № __ от___; накладная №__от___; счет-фактура №___от___; договор на заем; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; распоряжение руководителя; банковский чек №__; личное завление работника и т.д.
При поступлении наличных денег с расчетного (лицевого) счета квитанция от приходного ордера прилагается к выписке со счета.
ПКО бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность оформления и подлинность подписи гл. бухгалтера, затем принимает деньги, подписывает ПКО и квитанцию. В подтверждение сдачи денег, кассир отрывает квитанцию от приходного ордера и вручает лицу, внесшему деньги. На квитанции должен стоять штамп кассира «Получено» для физических лиц или печать предприятия для юридических лиц. На прилагаемых к ПКО документах ставится штамп «Погашено». Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.
При получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.
При несоответствии вносимой суммы кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.
|
|
|
Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег.
ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.
Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (ф. № КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежаще оформленных документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.) Расходный кассовый ордер (РКО) выписывает только бухгалтер. После полного заполнения РКО бухгалтер регистрирует его в «Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей».
В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом. В строке «Выдать» пишется ФИО плательщика. В строке «Основание» указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк; в подотчет на хозяйственные расходы; на командировочные расходы; за аренду; услуги по счету №___; з/плата по ведомости №___; з/плата по труд. соглашению №___; з/плата по договору подряду №___.
Далее – сумма прописью с большой буквы, а копейки - цифрами, пустое место прочеркивается.
В строке «Приложение» указывается на основании какого юридического документа выполняется данная операция: квитанция банка №__от___; служебная записка; приказ №___; расчетная ведомость №___; трудовое соглашение №___; договор – подряд №___; доверенность; квитанция банка; личное заявление работника; письмо от организации; договор и др.
В строке «Получил» получатель денег прописью с большой буквы пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается.
В строке «По» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя денег.
Все документы на выдачу денег из кассы должны быть подписаны руководителем предприятия и гл. бухгалтером. Выдача расходных расовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в РКО наименование и номер документа, кем и когда выдан и получает расписку получателя. Если деньги выдаются по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Доверенность прикладывается к РКО.
|
|
|
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.
Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает РКО.
Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.
Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
Какие-либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп «Оплачено», он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.
Сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (№ КО - 4), которая является первым уровнем учета и предназначена для отражения операций движения наличных денег в кассе. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в кассовой книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано ….страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия.
В кассовой книге ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу (очередной лист кассовой книги складывается вдвое, в середину подкладывается копирка). Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира.
Записи в книгу ведутся подряд по мере обработки кассовых документов, на каждом из которых ставится штамп «Погашено».
В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного или расходного кассового ордера.
В графе «От кого получено или кому выдано» записывается ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции.
В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» кассир отражает номер счета, корреспондирующего со счетом 50 "Касса".
В графе «Приход» указывается сумма, полученная по приходному ордеру, в графе «Расход» - сумма, выданная по расходному ордеру.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день отдельно по графе «Приход» и «Расход». К входному остатку (он может быть и нулевым) плюсуют итог по графе «Приход», минусуют итог по графе «Расход» и выводят остаток на новое число, который может быть только положительным либо нулевым и переносится на следующий лист на первую строку по графе приход. Внизу листа кассир прописью указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. Вторую половину сложенного вдвое листа, который является отчетом кассира, отрывают и с приложенными документами кассир передает бухгалтеру под расписку в кассовой книге. Бухгалтер (гл.бухгалтер, либо руководитель) выполняет визуальную, логическую и счетную проверку кассового отчета, правильность проставленной корреспонденции счетов.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом.
В настоящее время наиболее прогрессивной и распространенной является Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накопления за каждый отчетный месяц. Шахматная форма записи позволяет за один рабочий прием зафиксировать сумму хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. реализовать сразу принцип двойной записи.
Таким образом, журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры.
В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета»
Запись в журнал-ордер производится непосредственно из первичных документов. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов. К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 и ведомость № 2 по счету 51. Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.
Итоги журналов-ордеров являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов. Регистр служит основанием для записей в Главную книгу.
До записи в Главную книгу необходимо сверить итоги с взаимно контролируемыми учетными регистрами. Такую увязку данных следует производить не только по окончании месяца, но и в течение отчетного периода.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
По окончании всех записей за месяц подсчитайте итоги по каждой графе. Подсчитанные обороты по журналу-ордеру № 1 и ведомости № 1 сверьте с дебетовым и кредитовым оборотами на счете 50 в задании 2.
Практическая часть
Задание. 1. Оформить документально кассовые операции с помощью типовых межведомственных форм первичной учетной документации для организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ и МФ РФ, используя исходные данные приложения Г (кассовые операции 1-4). Первичные документы по учету наличных денежных средств приобретаются студентами либо распечатываются из приложения Д.
Последовательность выполнения задания.
1. Заполнить приходный кассовый ордер (№ КО-1);
2. Заполнить расходный кассовый ордер (№ КО-2);
3. На основании заполненных приходных и расходных кассовых ордеров сделать соответствующие записи в кассовую книгу (№ КО-4).
Задание. 2. По приведенным хозяйственным операциям в приложении Г определить корреспондирующие счета, используя форму журнала регистрации хозяйственных операций и план счетов.
Последовательность выполнения задания.
1. В рабочей тетради начертить таблицу 4 ниже следующей формы и переписать исходные данные из приложения Г.
Поскольку синтетический счет 50 «Касса», на котором ведется учет наличных денежных средств, по отношению к балансу является активным, по дебету счета отражается поступление денежных средств, а по кредиту – расход.
Таблица 4 – Журнал учета хозяйственных операций
| № операции | Содержание хозяйственных операций | Сумма, руб. | Коды корреспондирующих счетов | |
| дебет | кредит | |||
2. По приведенным корреспонденциям счетов открыть счет 50 «Касса» в виде двусторонней таблицы (Табл. 5)), подсчитать обороты по дебету и кредиту счета и определить остаток на конец месяца.
Таблица 5 – Схема счета 50 «Касса»
| Дебет | Счет 50 «Касса» | Кредит | |
| Сальдо на начало периода | |||
| 1. | 2. | ||
| Оборот | Оборот | ||
| Сальдо на конец периода | |||
Задание 3. В качестве примера заполнить журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций, подсчитать обороты и вывести конечный остаток.
В журнале-ордере № 1 отражаются кассовые операции, записанные по кредиту счета 50. Обороты по дебету счета 50 контролируются ведомостью № 1 (образцы регистров приведены в приложении Е).
|
|
|
