Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела

Если вы сообразительный человек, то давно усвоили, что не­которые дела класса "В" превращаются в источник кризиса. По­этому самым правильным отношением к делам "В" является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать вам опасность его перерас­тания в кризис. После этого сигнала нужно быстро предотвра­тить его развитие, разом решив простую проблему.

Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, со­ставление досье или учет на один день, отложите эти занятия. Просто в вашей жизни будет меньше уборки, стирки, составле­ния досье или учета.

Если вы будете постоянно оказывать сопротивление делам "В", вы существенно увеличите число дел, которые превратятся в дела "ВЯ". Всегда будьте готовы задать вопрос: "Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело "ВЯ". Если вы на это можете с уверенностью ответить: "Ничего страшного не произойдет", тогда не делайте этого.

Вам нужен ящик для дел "В"

Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги, относящиеся к делам высокого класса "А", оказались по­гребенными под ворохом дел "В". Закрепите на вашем письмен­ном столе особое место для дел "А". Выделите специальный ящик для бумаг класса "В", в который вы будете складывать не­значительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик дол­жен быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый шкаф. Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел '"А" и "Б" и большую пач­ку из дел "В". Постарайтесь рассортировать дела "Б", выделив из них часть для пачки "А", а часть - для пачки "В". Затем положи­те бумаги "А" в особое место, а бумаги "В" - в особый ящик.

Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение не­скольких месяцев, уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на большую поверхность. Из этих бу­маг вы сможете отобрать те, что можно распределить на три час­ти - "А", "Б" и "В". Остальное - ненужный хлам, который мож­но тут же выбросить.

Если операция проведена успешно, то вам понадобится не од­на мусорная корзина.

Самое главное в таком порядке - это отделять важные дела '"А" от менее значительных дел "В". Если у вас много докумен­тов и переписки, вам необходимо разделить их на категории "А", "Б" и "В".

Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола

Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на ог­ромное количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о новинках моды, направляли предложения от различных производственных и оптовых фирм, посылали про­спекты, местные газеты, формы отчетности и счета. Ему прихо­дилось открывать все эти конверты, просматривать их содержи­мое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как улучшить свое дело. Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог точно решить, что делать со многими из них.

К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он * запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распре­делить свои бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров. Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после по­лучения утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные послания на са­мый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На сле­дующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось сво­бодное время. Часто, возвращаясь домой, он жалел, что так и не добрался до того или иного письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к ''сегодняшней" почте.

Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте.

В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и лишь 20 процентов от­ложенных бумаг оказывались необходимыми. Когда ящик ока­зался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он

переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. То­гда он разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две-три недели он повторял эту процедуру.

Следующая стадия - мусорная корзина

В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную корзину. Возможно, что большая часть бу­маг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать.

Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сбе­речь, в специальную коробку, на которой он написал: "'Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1-30". Потом он та­ким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились в течение года. Через год он бегло про­сматривал накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненуж­ными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две-три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.

Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тя­желой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записка о необходимости переделать пол­ки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и рас­порядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, по­тому что он перестал продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была теперь неуместной, пото­му что тот сам уволился через пару недель после подготовки этого меморандума.

Как не утонуть в бумагах

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотраги­ваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с ней происходит по мере ее превращения из входящей в ис­ходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внима­ние на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)

Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы сле­дует сразу же выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.

Лично я заставил своего секретаря рассортировывать почту на три папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" я прочитывал немедленно и тут же реа­гировал соответственно содержанию бумаг.

Папку "Информация" я помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде или в самолете.

Я укладывал папку "Отложено", в которой находились перио­дические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда мне хотелось отдохнуть от со­средоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и за­вершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует.

Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указа­ния, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги. Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет дик­тофон.

Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помо­щью этой техники.

Я экономлю еще больше времени, надиктовывая своему сек­ретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в лите­ратурную форму. Только один раз, зато с толком!

Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо. Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.

Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям. Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. Иногда более правильные решения приходят в голову только после дол­гого размышления.

Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это не­возможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана".

Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.

Например, я могу взять бумагу и подумать: "Это - малопри­ятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится". Таким образом, я хотя бы немного продвигаю дело вперед, продумав следующий шаг, который я предприму. Когда бумага вновь попадет ко мне в руки, я уже не положу ее обратно, пока не наберу номер телефона.

С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необхо­димо. Мне жаловалась моя секретарша на своего предыдущего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их, по меньшей мере, три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.

Пусть ваш секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редакти­ровать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет цен­ность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебирае­те бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом немедленно приступите к делу.

⇐ Предыдущая10111213141516171819Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: