Задание 25. Создание составных документов. Слияние документов

 

Часто приходится изготавливать серию однотипных документов, имеющих по существу одинаковое содержание, но предназначенных, например, для рассылки различным лицам или организациям во множество адресов. Можно существенно сэкономить время изготовления таких документов, если воспользоваться механизмом слияния двух документов - основного документа и источника данных.

Основной документ может быть документом на бланке, конвертом или почтовой наклейкой и содержит информацию одинаковую для всей серии документов. В качестве основного документа можно использовать новый или уже имеющийся документ. В основной документ можно помещать текст, таблицы, рисунки и другие сведения, общие для всех конечных документов. После этого в основной документ добавляются так называемые поля слияния, которые определяют, в каком месте размещать переменные данные из источника данных. При слиянии основного документа с источником данных поля слияния заменяются соответствующими данными из источника данных.

На основе таблицы со сведениями об адресатах создайте надписи на серии почтовых конвертов путем слияния основного документа с источником данных. Отберите для надписей лишь те данные, которые соответствуют заданному условию.

Россия, 193144 Санкт-Петербург ул. Марата 20 АО Персей Иванову И.И. Россия, 193145 Санкт-Петербург Лиговский пр. 57 АО «Сияние» Петренко Владимир Анатольевич

Информация из источника данных

Информация Из основного документа

 

Рис. 1. Схема почтового конверта

Выполнение

1. Откройте новый документ Word и создайте в нем таблицу с данными для слияния. Для этого на ленте выберите вкладку Вставка – Таблица – Вставка таблицы вставьте таблицу размером 6´7. Занесите в таблицу данные в соответствии с таблицей 1. Сохраните документ с таблицей данных под именем Таблица1.

2. Создайте новый документ Word и откройте вкладку Рассылки - Начало слияния. Выберите кнопку Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. Появится диалоговое окно Слияние - Выбор типа документа.

 

На шаге 1: В ыберите тип создаваемого документа – Конверты,.

Затемщелкните на кнопке Далее.

На шаге 2: Щелкая по кнопке Параметры конверта, открывается окно Параметры конверта, в котором установите размер конверта, равным 10, а также настройте шрифты адреса получателя и обратного адреса.

На шаге 3: происходит выбор получателей. Для этого, нажав на кнопку Обзор, найдите и откройте файл Таблица 1. Если из списка необходимо выделить только тех получателей, которые удовлетворяют некоторым условиям, то нажмите кнопку Найти получателя

Например, если необходимо проверить кредитоспособность фирмы, т.к. она должна быть надежным партнером, то в окне В поле выберите «Кредитоспособность», а в окне Найти – наберите «да».

На шаге 4 происходит разработка конверта. В окне Блок адреса

поставьте галочку в окне:

ü Вставить имя получателя в формате- выбрать формат;

ü Вставить название организации;

ü Вставить почтовый адрес;

ü Всегда включать в адрес страну

ü Форматировать адрес в соответствии со страной доставки. Нажмите ОК.

Чтобы сформировать строку приветствия, нажмите на кнопку Строка приветствия. Нажав на кнопку Д ругие элементы, выберите Поля адреса или Поля базы данных.

 

На шаге 5 происходит завершение процесса слияние и корректировка. Просмотрите результат объединения, Вы должны увидеть, что создались новые документы: шаблон конверта и документ Конверты и, что произошло слияние только с данными таблицы, отвечающими поставленным условиям.

3. Сохраните новые документы под своими именами.

 

 

Таблица 1

Название фирмы	Год соз­да­ния	Направле­ние дея­тельности	Ин­декс	Адрес в Санкт-Петербурге	ФИО гендиректора	Кредитоспособность
ТОО "Алекс"		Авто­запчасти и комплекту­ющие		Невский пр. д. 43	Григорьев Анатолий Сергеевич	Нет
АОЗТ "Волк"		Продукты питания		Загородный пр. д.24	Иванов Александр Олегович	Да
АО "Сия­ние"		Парфюме­рия		Лиговский пр. д. 57	Петренко Владимир Анатольевич	Да
ТОО "Фион"		Одежда		Суворовский пр. д.35	Смирнов Ефрем Павлович	Нет
АО "Яхонт"		Драгоцен­ности		ул. Пушкинская д. 8	Дмитриев Леонтий Борисович	Да

 

 

Задание 26. Работа с макросами.

Несмотря на широкие возможности текстового редактора Word, при выполнении конкретного вида работ возникает необходимость в автоматизации часто выполняющихся действий, эффективность их можно заметно увеличить при помощи макросов. Макросом называют последовательность клавиатурных или встроенных команд программы, которая позволяет автоматизировать работу с документами. Макрос имеет уникальное имя.

При работе в текстовом редакторе Word пользователю приходится часто форматировать большие документы, например, выделять особыми стилями некоторые слова. Например, оформлять текст с использованием определенного начертания, кегля, гарнитуры, т.е. повторять те или иные команды в определенной последовательности для каждого участка. Чтобы автоматизировать этот процесс создайте макрос, с помощью которого автоматически форматируется выделенный текст следующим образом:

· Шрифт: Times New Roman, 14-й, курсивный

· Цвет шрифта: красный

Выполнение

1. Откройте документ.

2. Выберите вкладку ленты Вид и нажмите на ней направленную вниз треугольную стрелку под надписью Макросы - Запись макроса.

3. В открывшемся окне для настройки свойств макроса введите имя макроса. Имена макросов должны начинаться с буквы, не должны содержать пробелов. Желательно давать макросам какие-нибудь осмысленные имена. Например, Форматирование

4. Щелкните по кнопке Клавишам. В окне Настройка клавиатуры щелкните в поле Новое сочетание клавиш, назначьте сочетание клавиш Alt+D.

5. Щелкнув на кнопку Назначить и на кнопку Закрыть вы завершаете настройку горячих клавиш для вашего будущего макроса и начинайте его запись.

6. В процессе записи макроса указатель мыши дополняется значком с изображением кассеты. Щелчок правой кнопкой не действует. Поэтому отформатируйте текст, пользуясь вкладками ленты Microsoft Word. Перейдите на вкладку Вид и нажмите на кнопку Остановить запись. Кнопка Пауза позволяет приостановить запись макроса, выполнить какие-нибудь действия, которые не войдут в него, после чего возобновить запись.

7. Теперь проверьте, как работает ваш макрос. Откройте документ, выделите текст и нажмите сочетание клавиш Alt+D или войдите в меню Вид → Макросы в окне Макрос в поле Имя выделите имя вашего макроса и нажмите кнопку Выполнить.

8. А теперь создадим кнопку для запуска макроса. Для выполнения макроса с помощью кнопки нажмите кнопку настройки панели быстрого доступа и в появившемся меню выберите пункт Другие команды. Появится окно для настройки команд Microsoft Word. В списке Выбрать команды из выберите Макросы. В поле, которое расположено ниже, появятся ссылки на доступные макросы. Выделите нужный и нажмите на кнопку Добавить. Ссылка на него появится в поле Настройка панели быстрого доступа. В списке настройки этого поля выберите документ, который в данный момент редактируете — тем самым изменения вносятся лишь в панель быстрого доступа этого документа.

9. Для присвоения значка кнопке макроса, на панели быстрого доступа, выделите строку макроса в окне Настройка быстрого доступа и нажмите на кнопку Изменить. В появившемся окне настройки свойств кнопки макроса выберите понравившийся значок для кнопки макроса и введите в поле Отображаемое имя текст, который будет появляться при наведении на кнопку вызова макроса указателя мыши, нажмите кнопку ОК.

 

[1] Разместил сноску в конце документа, а не в конце страницы

[2] Сделал ошибки при оформлении колонтитула и при составлении оглавления отчета

⇐ Предыдущая567891011121314

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: