 |
Обоснование выбора направлениЙ развития ИКТ
|
|
|
|
В результате проведения бизнес аудита, были первоначально сформулированы ИКТ-задачи, реализация которых необходима для достижения поставленных перед компанией целей.
В итоге по результатам аудита намечены следующие направления развития ИКТ:
1. Разработка и продвижение сайта фирмы.
2. Прописывание и оптимизация БП компании
3. Формулировка потребностей фирмы в ПО для анализа финансовой деятельности
4. Создание единой корпоративной базы знаний
5. РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ ИЗМЕНЕНИЙ КОМПАНИИ И ПЛАНА РЕАЛИЗАЦИИ ИКТ
На основе анализа ключевой цепочки поставок № 1 компании “Маркон” (по результатам бизнес-аудита) определены ключевые составляющие, в отношении которых потенциально возможна оптимизация существующих бизнес-процессов компании (Табл.5-1).
Табл. 5-1 «Анализ процессов ЦП до внедрения ИКТ»
| ЗАДАЧИ (бизнес-процессы) | СОТРУДНИКИ | СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИИ | |
| Источник | Получатель | ||
| Первоначальный запрос об услуге | Клиент | Менеджер по продажам | Телефон |
| Согласование материала | Клиент | Менеджер по продажам | Личная встреча |
| Оформление заказа | Менеджер по продажам | Клиент | Бумага |
| Передача заказа на производство | Менеджер по продажам | Директор производства | Факс |
| Передача заказа в закупку | Менеджер по продажам | Менеджер по закупкам | Бумага |
| Закупка | Менеджер по закупкам | Поставщик | Телефон |
| `Доставка материала | Поставщик | Директор производства | Грузовик |
| Распределение по заказам | Директор производства | Мастер цеха | Бумага |
| Передача в работу | Мастер цеха | Швеи | Бумага |
| Передача из работы | Швеи | Директор производства | Бумага |
| Проверка качества и подготовка к отправке | Директор производства | Менеджер по продажам | Бумага |
| Регистрация исполнения заказов | Менеджер по продажам | Менеджер по продажам | Бумага |
| Развозка готовых заказов по клиентам | Экспедитор | Клиент | Грузовик |
|
|
|
К ним относятся поставки, производство, продажи. В результате осуществления намеченных плановых мероприятий в области ИКТ - а именно, комплексной автоматизации на основе внедрения ИС, модернизации web-cайта, внедрение элементов СRM - будут происходить изменения в бизнес-процессах компании, которые в Табл.5-2 показаны красным цветом.
Табл. 5-2 «Процессы ЦП после внедрения ИКТ»
| ЗАДАЧИ (бизнес-процессы) | СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИИ (до внедрения приложений электронного бизнеса) | СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИИ (после внедрения приложений электронного бизнеса) |
| Первоначальный запрос об услуге | Телефон | Телефон/Интернет |
| Согласование материала | Личная встреча | Личная встреча / ПК |
| Оформление заказа | Бумага | Компьютер |
| Передача заказа на производство | Факс | Компьютер |
| Передача заказа в закупку | Бумага | Компьютер |
| Закупка | Телефон | Телефон |
| Доставка материала | Грузовик | Грузовик |
| Распределение по заказам | Бумага | Компьютер |
| Передача в работу | Бумага | Компьютер |
| Передача из работы | Бумага | Компьютер |
| Проверка качества и подготовка к отправке | Бумага | Компьютер |
| Регистрация исполнения заказов | Бумага | Компьютер |
| Развозка готовых заказов по клиентам | Грузовик | Грузовик |
Кроме того, возможна оптимизация внешних бизнес-процессов, отражающих взаимоотношения компании с партнерами и клиентами, которые также выделены в Табл. 5-2 желтым цветом.
В результате осуществления мероприятий по ИКТ происходит сокращение ряда бизнес-процессов, которые выделены синим цветом в Табл. 5-1.
Внедряемые в компании ИКТ затрагивают все основные области внутренней деятельности компании, что иллюстрирует приложение №2-1 (Таб.№3-3«Потенциальное применение ИКТ внутри компании), а также области взаимодействия с клиентами (Табл 3-2).
|
|
|
Табл. 3-2 «Потенциальное применение ИКТ во взаимоотношениях с клиентами».
| МАРКЕТИНГ / РАЗВИТИЕ ПРОДУКТА | УПРАВЛЕНИЕ ВЗАМООТНОШЕНИЯМИ С КЛИЕНТОМ/ ПОСТАВЩИКОМ | УПРАВЛЕНИЕ ЦЕПОЧКОЙ ПОСТАВОК ПРОДАЖ/ ЗАКУПОК | ||||||
| Маркетинг | Переговоры / Продажи | Логистика | ||||||
|
| |||||||
| продукта | ||||||||
| Служба поддержки клиентов/ Послепродажное обслуживание |  
| |||||||
| ||||||||
| ||||||||
| Табл 3-3 «Потенциальное применение ИКТ внутри компании». | ||||||||
| Управление человеческими ресурсами | Управление продажами и маркетингом | Управление финансами и бухгалтерским учетом | Управление деятельностью | |||||
|
|
|
| |||||
| финансовая отчетность | ||||||||
| персоналом |
| |||||||
| информация | |||||||
| персонала по продажам |
| |||||||
| ||||||||
| продаж и маркетинга | знаниями | |||||||
Наиболее важными факторами, определяющими состав предлагаемых ко внедрению ИКТ- приложений в компании “ Маркон”, являются следующие:
1) Текущее состояние бизнес- процессов и уровень автоматизации в компании. В настоящее время состояние ИКТ в компании находится на первичном уровне, в качестве основного ПО используется приложения Microsoft Office XP (Excel, Access); для финансовых расчетов и подготовки баланса используется модуль 1С v 7.0 “Бухгалтерия”. При этом зона продаж и логистика в компании не автоматизированы, в связи с чем имеют место сложности обработки и хранения первичных документов, дублирование ввода информации, отмечаются проблемы проведения контроля финансовой деятельности подразделений компании. Для решения данных проблем в качестве первоочередной задачи компании в области ИКТ была поставлена формализация основных бизнес-процессов и определение потребностей в программном обеспечении для автоматизации финансовых задач.
|
|
|
2) По результатам проведенного ИКТ-аудита компании “Маркон” выявлено, что состояние существующего в данный момент информационного обеспечения компании не соответствует поставленным стратегическим целям; также не соответствует целевым требованиям и уровень технической поддержки ИКТ; кроме того, необходимо повышать уровень технологической подготовки персонала для решения поставленных ИКТ задач.
В виду выше изложенного, были сформулированы предложения по формированию плана практических мероприятий, необходимых для реализации поставленных целей компании в области ИКТ. Основные положения данного плана представлены в Табл. 4-3.
Tабл. 5-3 План мероприятий в области развития ИКТ для ООО “Маркон”
| № цели | Мероприятия в Области ИКТ | Ответственное Лицо | Ранг Мероприятия | Cроки реализа-ции |
| Создание информационного сайта компании и его продвижение для роста продаж в 20%. | Директор по развитию | Янв.2008 | ||
| Перевод базы данных клиентов из статической системы в динамическую. | Директор по развитию | Ноябрь.2007 | ||
| Формулирование потребности фирмы в ПО. | Ген. Директор, Директор по развитию | Сен.2007 | ||
| Формирование единой базы знаний предприятия. | Директор по развитию Ген. Директор, | Янв.2008 |
Для реализации предложений в рамках стратегического плана мероприятий в области ИКТ были определены сферы компетенции сотрудников за осуществляемые ИКТ- мероприятия в области ИКТ и определены изменения состава задач, вытекающих из реализации предлагаемых ИКТ мероприятий. Данные материалы представлены в Табл.5-4 и Табл. 5-5.
Таблица 5-4 Сферы компетенции
| СФЕРЫ КОМПЕТЕНЦИИ | ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО |
| Формирование и ведение БД клиентов в динамичеcкой форме | Администратор БД, Менеджер по продажам |
| Внедрение Модуля “ Планирование производства” | Зам. Директора по производству |
| Информационная поддержка и ведение Web-cайта | Зам директора по развитию. Менеджер по продажам |
|
|
|
Табл. 5-5 Изменения состава задач в рамках плана ИКТ
| ИЗМЕНЕНИЕ ЗАДАЧИ | Лица, подлежащие обучению | НЕОБХОДИМАЯ ПОДГОТОВКА |
| Ведение БД клиентов в динамической форме | Менеджер по продажам | Обучение правилам работы с клиентской БД |
| Прием и обработка заказов через Интернет, обновление содержания разделов сайта | Менеджер по продажам | Обучение правилам размещения и корректировки информации в разделах сайта |
| Формирование и развитие корпоративной базы знаний | Директор по производству, мастер цеха, менеджер по закупкам | Обучение регламентам ведения корпоративной базы знаний |
| Внедрение программного модуля “Планирование производства” | Директор по производству, мастер цеха | Обучение навыкам работы с ПО «Производственное планирование» |
Табл. 5-6 иллюстрирует соответствие предлагаемых ИКТ мероприятий стратегическим целям компании и устанавливает их приоритетность (ранги важности) c точки зрения бюджетных ограничений и наличия технологических и интеллектуальных ресурсов компании.
Табл. 5-6 Ранжирование мероприятий ИКТ
| Мероприятие ИКТ | Достижению какой цели компании приложение способствует и каким образом? | Ранг |
| Разработка и продвижение web- сайта | Рост продаж, оборотов за счет привлечения клиентов через сайт | |
| Обоснование потребностей и выбор ПО для автоматизации производственного планирования и управления финансовой деяльностью | Рост продаж, оборотов за счет повышения качества планирования и учета | |
| Организация информационного обмена сотрудников, создание корпоративной базы знаний | Улучшение информационного обмена между сотрудниками, обмен опытом обслуживания клиентов, развитие технологий продаж | |
| Информационные регламенты в зонах продаж и производства | Повышение эффективности деятельности за счет информационного обеспечения, контроля бизнес-процессов обработки заказов. |
|
|
|
