 |
Посчитайте остатки отпуска
|
|
|
|
Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в том году, на который составляете график.
Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01. 03. 2007 № 473-6-0. Рекомендуем отпуск за прошлый год указывать в графике, поскольку не предоставлять отпуск два года подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Такой подход позволит запланировать, чтобы сотрудник использовал отпуска за прошлый и текущий годы последовательно, и не допустить нарушения закона.
Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков
В общем случае учитывать мнение сотрудников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории сотрудников.
Однако организации выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.
Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика запросите у них информацию о планируемых датах отпусков. Для этого издайте приказ о подготовке графика.
Вариант 2 – разослать каждому работникам уведомление с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска. В уведомлении пропишите, до какого числа они должны предоставить вам информацию. Попросите сотрудников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.
|
|
|
Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания по разделению отпуска сотрудник должен указать в заявлении (ст. 125 ТК). Тогда в графе «Примечание» графика укажите реквизиты заявления. Другой вариант – дополните график отпусков дополнительной графой, в которой пропишите, что сотрудник согласен с разделением отпуска на части.
Если сотрудников много, рекомендуем передать задачу по составлению графика руководителям подразделений. Для этого передайте руководителям подразделений таблицу графика отпусков. Руководители сами по своим сотрудникам соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти даты с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный проект по датам. Чтобы сотрудники правильно разделили отпуск на части, не брали отпуск только на выходные, верно указывали периоды отпусков, раздайте руководителям памятку для работников.
Составьте проект графика
После того как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Вы можете оформить график как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали сами. Унифицированную форму графика отпусков № Т-7 утвердил Госкомстат постановлением от 05. 01. 2004 № 1.
Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то в ней должны быть обязательные реквизиты.
Вы можете дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника. Также в график отпусков можете ввести дополнительную графу о том, что сотрудник уведомлен о дате начала отпуска, где работник проставит дату уведомления и свою подпись. Тогда не нужно будет потом оформлять каждому сотруднику уведомление о предстоящем отпуске и отправлять его сотруднику под подпись не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
|
|
|
Определите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.
Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат – при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет. При этом укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части, а не просто месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск. В таком случае не придется согласовывать с работником дату начала отпуска.
Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение в датах отпусков, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.
Подпишите и утвердите график
Прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников – профком (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз обязан направить вам свое мотивированное мнение. Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо придется провести дополнительные консультации. Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков.
|
|
|
Утвердите график отпусков на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его начала, то есть до 17 декабря. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 Трудового кодекса.
После того, как утвердите график отпусков, документ обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ).
Ознакомьте сотрудников с графиком
Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.
График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда сотрудники используют отпуск, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК РФ).
|
|
|
