 |
Составление судовых документов
|
|
|
|
Текстовый редактор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel: параметры страницы, вставка формул и рисунков, форматирование ячеек. Составление судовой роли
Для составления судовых документов и обработки численных данных на морских судах широко применяются текстовый редактор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel.
Прежде чем приступать к составлению документа с помощью Microsoft Word, необходимо задать параметры страницы в соответствии с ГОСТом. Для задания параметров страницы необходимо через меню выполнить следующие команды: Файл, Параметры страницы. В появившемся окне выбрать закладки Поля и Размер бумаги и установить следующие размеры полей:
- верхнее: 2 см;
- нижнее: 2 см;
- слева: 2,5-3 см;
- справа: 1,1-1,5 см;
- переплёт: 0 см;
от края до колонтитула: размер устанавливается в зависимости от того, будут или нет в тексте колонтитулы (номера страниц также вставляются в колонтитул). За основу параметров шрифта принимается шрифт пишущей машинки. Для задания параметров шрифта необходимо выполнить следующие команды: Формат, Шрифт. В появившемся окне выбрать закладку Шрифт (как правило, эта закладка устанавливается по умолчанию) и в списках выбрать:
- шрифт: Times New Roman;
- начертание: обычный;
- размер: 14.
При составлении текстовых документов необходимо помнить, что текст должен набираться строго по абзацам. Абзац - это группа предложений, объединенных по смысловому признаку. Абзац начинается и заканчивается нажатием клавиши ENTER. Для установления параметров абзаца необходимо выполнить следующие команды: Формат, Абзац. В появившемся окне выбрать закладку Отступы и интервалы (как правило, эта закладка устанавливается по умолчанию) и установить следующие параметры:
|
|
|
выравнивание: по ширине;
- отступ слева: 0 см;
- отступ справа: 0 см;
- интервал перед: 0 см;
- интервал после: 0 см;
- первая строка: отступ; междустрочный (интервал): одинарный.
Основным видом рабочего окна в Microsoft Word является Разметка страницы, которая задаётся через меню Вид.
Перечисленные выше команды можно выполнить также с помощью кнопок на панели инструментов и форматирования, используя устройство «мышь».
Текстовый редактор Microsoft Word позволяет использовать все знаки препинания. Поэтому не рекомендуется, например, ставить знак «минус», если требуется поставить тире. Знак «тире», как и другие символы, можно вставить через меню Вставка, Символ.
Кавычки должны быть одного начертания по всей работе. Иногда встречаются внутренние и внешние кавычки. Тогда внешние кавычки обычно «ёлочки», а внутренние - "лапки", которые можно поставить, перейдя на латинский шрифт и нажав на клавишу с буквой «Э» через клавишу SHIFT.
Для написания формул в Microsoft Word используйте «Конструктор формул», для запуска которого необходимо с помощью мыши выполнить следующие команды: Вставка, Объект. В появившемся окне выбрать закладку Создание (устанавливается по умолчанию) и в списке Тип объекта выбрать Microsoft Equation.
При наборе формул следует придерживаться следующих правил:
- следует нумеровать только те формулы, на которые есть ссылки в тексте, номера формул должны быть в круглых скобках;
- единицы физических величин в конце формул писать не следует;
- индексы и показатели степени должны быть одинаковыми по величине и одинаково поднятыми или опущенными относительно линии основной строки;
- знак корня должен охватывать все элементы подкоренного выражения;
- при написании многострочных дробей основная линия должна быть длиннее линий других дробей, входящих в данную формулу;
- точку как знак умножения следует ставить только перед числами;
|
|
|
- точка с запятой отделяет одну формулу от другой, после всех формул следует проставлять знаки препинания (по смыслу); - переносы формул делают на знаках +, -, =, х; при переносах необходимо повторять знаки и не разрывать части формул, заключенные в скобках или находящиеся под знаком корня;
- не следует применять разные по высоте и отличающиеся начертанием буквы для обозначения одной и той же физической величины, а также заменять буквы, цифры и знаки похожими значками (например, использовать вместо значка умножения букву «х», вместо углового градуса - нуль или букву «о»; вместо тире - дефис;
- вместо нуля - букву «о» и т. д.);
- точку после индекса не ставят;
- если индекс состоит из двух-трёх сокращённых русских слов (сложный индекс), их отделяют друг от друга точками и после последнего сокращения точку не ставят;
- если сложный индекс состоит из цифр, букв русского, латинского или греческого алфавитов, знаки препинания между ними не ставятся: Plk, Тт, Pt4, VT0V max;
- если индекс состоит из нескольких чисел, их отделяют одно от другого запятой и пробелом: 1,2,3;
- если сложный индекс состоит из десятичной дроби и сокращённого слова или буквы, дробь отделяют точкой с запятой:
^0,2; ил',
- буквы русского и греческого алфавитов, а также цифры набирают прямым шрифтом;
- буквы латинского алфавита набирают курсивом, но обозначения некоторых величин набирают латинскими буквами прямого начертания:
1) условные математические сокращения: max, min, opt, const, idem, lim, lg, log, det, exp, cos, sin, и др.;
2) температуры в Кельвинах (К) или температуры в градусах Цельсия (°С), Ренкина (°R), Фаренгейта (°F);
3) числа подобия: Ar, Bo, Bu, Eu, Fr, M, Pr, Re и др.;
4) химические элементы и соединения: Cl, Fe, C2H6.
Для создания рисунков в Microsoft Word достаточно «кликнуть» мышкой по кнопке РИСОВАНИЕ на панели инструментов. Можно также создать рисунок в каком-нибудь графическом редакторе, например, в Paint и вставить его в Microsoft Word через меню Вставка и команды Рисунок, Из файла.
В Microsoft Excel параметры страницы задаются аналогичными командами в Microsoft Word. Однако необходимо помнить, что в Microsoft Excel основным видом является Обычный, который также задаётся через меню Вид.
При наборе некоторых документов может потребоваться отступить от принятых стандартов. Для этого набранный текст выделяется блоком, и устанавливаются новые параметры. В Microsoft Excel форматирование осуществляется через команды Формат, Ячейки. В этом меню посредством закладок выбирают формат ячеек (как правило, это общий формат), задаётся выравнивание по горизонтали и вертикали, перенос слов, объединение ячеек, параметры шрифта, перенос слов в ячейках и т. д.
|
|
|
Основным судовым документом, содержащим сведения о количестве и составе экипажа при приходе и отходе судна, является судовая роль. Судовая роль составляется на русском и английском языках в виде таблицы. Для вставки таблицы в Microsoft Word необходимо войти в меню Таблица и выбрать команду Добавить таблицу.
Текст таблиц рекомендуется печатать шрифтом Arial Cyr 10-12-го размера. В графах и в конце текста точка не ставится. В таблицах нельзя сокращать слова, следует избегать горизонтальных линий. Нельзя подчёркивать таблицу снизу. Примечания и сноски, относящиеся к таблице, печатаются непосредственно под таблицей. В таблицах, занимающих несколько страниц, на первой странице печатается головка, а на последующих страницах даётся условная нумерация глав.
При составлении судовых ролей, как правило, приходится отступать от принятых стандартов текстовой документации. Главными критериями при этом являются: размещение текста на отдельном листе, текст должен быть понятным и без сокращений, содержание судовой роли должно соответствовать конвенционным требованиям и приказу № 28 «Об утверждении Правил ведения судовой роли» (прил. 5).
При составлении судовой роли в черновом варианте рекомендуется сначала составить заголовок судовой роли, шапку основной таблицы и вписать одну фамилию (желательно самую длинную) с данными. После этого можно приступать к форматированию, изменению ширины клеток и добавлению фамилий остальных членов экипажа.
В Microsoft Excel перед составлением судовой роли необходимо установить авторазбиение на страницы следующим образом: Сервис, Параметры, закладка Вид и установить флажок напротив параметра авторазбиение на страницы.
|
|
|
На судне составлением судовой роли, как правило, занимается один из младших помощников капитана: 3-й или 2-й. Курсанту необходимо быть готовым к тому, что после окончания учебного заведения ему придётся заниматься составлением судовой роли и оформлением отхода судна в рейс. Поэтому вопросу подготовки судовой роли, а также других судовых документов на компьютере необходимо обратить особое внимание.
Изучение дисциплины «Компьютерные технологии в судовождении» будет способствовать положительному решению этого вопроса и позволит приобрести необходимые навыки при работе с текстом.
При работе с судовой текстовой документацией можно использовать также готовые пакеты документов. В табл. 1 приведены некоторые из них.
Таблица 1
Текстовые документы _
| Название документа | Описание |
| IMO-Vega Database | Включает в себя конвенции SOLAS, MARPOL 73/78, STCW и другие документы |
| DOCS | Типовые судовые документы |
| Ism | Подборка рабочей документации |
| Sudkadry | Формирование данных о судне, штатном расписании, команде |
Текстовый редактор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel - мощные программы для работы с текстом и числами -служат для составления судовых ролей и другой документации на судне, а также для решения других штурманских задач.
Вопросы для самоконтроля
1. Дайте характеристику Microsoft Word и Microsoft Excel.
2. Перечислите основные параметры страницы согласно ГОСТу.
3. Какие правила должны соблюдаться при наборе формул?
4. Как осуществляется форматирование ячеек в Microsoft Excel?
5. Какими документами регламентируется составление судовой роли?
|
|
|
