Документальное оформление и учет личного состава предприятия

 

Общие положения об оплате труда на предприятии устанавливают требования к документообороту, сопровождающему расчеты с персоналом по оплате труда.

Расчеты по заработной плате осуществляются на основании штатного расписания, табелей учета рабочего времени по формам и системам оплаты труда, принятых в организации. Кроме того, работникам, занятым на производстве, основанием для начисления зарплаты являются наряды, карточки учета выработки и т.п [5, с.152].

Рассмотрим подробнее документальное оформление и учет личного состава предприятия. В процессе хозяйственной деятельности предприятия происходят прием и увольнение работников, перемещения по работе, меняется численность персонала. Учет личного состава ведет отдел кадров (инспектор по кадрам или другое лицо, уполномоченное на это руководителем), который обеспечивает получение данных о численности персонала на предприятии в целом, его структурных подразделениях, причинах ее изменения, о составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам [8, с.407].

Учет численности ведется на основании первичных документов. Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Прием на работу персонала оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного в письменной форме трудового договора. Трудовой договор должен в обязательном порядке содержать условия оплаты труда (Приложение А). В приказе должны быть указаны наименование работы (должности) в соответствии со штатным расписанием.

Трудовой договор - это соглашение в письменной форме между работником и работодателем о месте работы, сроке действия договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты, охраны труда, иных вопросах социально-бытового обеспечения работника, материальной ответственности сторон договора и др.

Согласно Трудовому Кодексу, по трудовому договору работник выполняет работу (трудовую функцию) по соответствующей квалификации за вознаграждение и соблюдает трудовой распорядок, а работодатель обеспечивает условия труда, своевременно и в полном объеме выплачивает работнику заработную плату и осуществляет иные выплаты, предусмотренные трудовым законодательством Республики Казахстан, трудовым, коллективным договорами, соглашением сторон [2].

Как правило, размер заработной платы устанавливают работодатель и работник по обоюдному соглашению и фиксируют в индивидуальном трудовом договоре, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации и должности, а работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату и иные, предусмотренные законодательством и соглашением сторон, денежные выплаты.

Таким образом, трудовой договор определяет индивидуальные условия для каждого работника, устанавливает взаимные права, обязанности и ответственность между работником и работодателем как сторонами договора.

Содержание и характер индивидуального трудового договора определяют по соглашению сторон, с учетом отраслевых особенностей производства, конкретных задач, стоящих перед данным производством, а также финансовых возможностей работодателя. Однако в обязательном порядке в договор должно быть включено следующее:

1) реквизиты сторон:

фамилию, имя, отчество (если указано в документе, удостоверяющем личность) работодателя - физического лица, адрес его постоянного места жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, регистрационный номер налогоплательщика;

полное наименование работодателя - юридического лица и его местонахождение, номер и дату государственной регистрации работодателя - юридического лица, регистрационный номер налогоплательщика;

фамилию, имя, отчество (если указано в документе, удостоверяющем личность) работника, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность; индивидуальный идентификационный номер, регистрационный номер налогоплательщика, социальный индивидуальный код;

2) работу по определенной специальности, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) режим рабочего времени и времени отдыха;

7) размер и иные условия оплаты труда;

8) характеристику условий труда, гарантии и льготы, если работа относится к тяжелым и (или) выполняется во вредных (особо вредных) и (или) опасных условиях;

9) права и обязанности работника;

10) права и обязанности работодателя;

11) порядок изменения и прекращения трудового договора;

12) гарантии и компенсационные выплаты, порядок их выплаты;

13) условия по страхованию;

14) ответственность сторон;

15) дату заключения и порядковый номер.

2. По соглашению сторон в трудовой договор могут включаться и иные условия, не противоречащие законодательству Республики Казахстан.

3. Положения трудового договора, ухудшающие положения работников по сравнению с трудовым законодательством Республики Казахстан, признаются недействительными.

Право на заключение индивидуального трудового договора возникает у граждан с 16-летнего возраста. С письменного согласия одного из родителей, опекуна, попечителя или усыновителя трудовой договор может быть заключен с:

1) гражданами, достигшими пятнадцати лет, в случаях получения ими среднего образования в общеобразовательном учебном заведении;

2) учащимися, достигшими четырнадцатилетнего возраста, для выполнения в свободное от учебы время работы, не причиняющей вреда здоровью и не нарушающей процесса обучения;

3) с лицами, не достигшими четырнадцатилетнего возраста, в организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках для участия в создании и (или) исполнении произведений без ущерба здоровью и нравственному развитию с соблюдением условий, определенных Трудовым Кодексом Республики Казахстан [2].

Как уже было рассмотрено выше, прием на работу персонала оформляется приказом (распоряжением) работодателя (Приложение Б). Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями труда. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника визируют в соответствующей службе предприятия для подтверждения наличия вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. Отдел кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку [8, с.409].

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц сведений о заработке или лицевой счет с последующим использованием их показателей для расчета среднего заработка.

Сведения о количестве отработанных дней и часов, о выработке и другие данные берутся из табелей, нарядов, рапортов, ведомостей выработки, расчетно-платежных ведомостей и других документов.

Основным первичным документом по учету рабочего времени является табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (Ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (Ф. № Т-13). Табель применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, а также для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего дня (времени), для расчетов с ними по заработной плате и для получения данных об отработанном времени [9, с.197]. С его помощью получают сведения об отработанном времени и не отработанных по разным причинам часах и днях, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу, соблюдением правил прихода и ухода, состоянием трудовой дисциплины.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или мастером и передается в расчетный отдел бухгалтерии для расчета заработной платы. Табель можно вести раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий - в порядке табельных номеров или алфавита.

Учет явок на работу и использование рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, опозданий и т.д., либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Число дней и часов указывается с одним десятичным знаком. По окончании месяца в табель записываются итоги отработанных часов каждым работником, подсчитываются дни неявок и явок на работу. Эти данные суммируются по категориям работников и в целом по табелю. Дни неявок на работу расшифровываются по их видам (причинам) [9, 197].

Форма табеля может быть произвольной, но обязательно должна обеспечивать возможность отражения в ней учета использования рабочего времени. Для обозначения отработанного и неотработанного времени могут применяться следующие сокращенные условные обозначения (таблица 1).

 

Таблица 1 – Сокращения, принимаемые в табеле учета рабочего времени

№ п/п

Условные обозначения