 |
Правила стандартизации делового письма
|
|
|
|
Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - заполнение пробелов) и обработку.
Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Однако трафаретных текстов сегодня становится все меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство. Как преодолеть эти трудности? Тем, кто связан с деловой перепиской, можно порекомендовать освоить набор закрепившихся в этой сфере речевых стандартов.
Приведем примеры фраз-клише, используемых в регламентированных текстах.
1. В письмах, содержащих мотивацию тех или иных действий, пишут:
| В соответствии с | протоколом о взаимных поставках предварительной договоренностью решением арбитража подзаконным актом о... |
| На основании | протокола о взаимных поставках прейскуранта |
| В связи с | открытием новой линии выходом из строя агрегата |
После объяснения мотива вводят информацию, обычно используя устойчивую речевую формулу:
|
|
|
Ставлю Вас в известность...
Требуем принять решение о...
Просим принять меры к...
Сообщаем Вам...
Отвечаем Вам настоящим письмом...
ЗАО «Яхонт» заявляет о...
Информируем Вас о...
Мотивация должна быть выражена в убедительной, но вежливой форме (Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее... Просим незамедлительно погасить задолженность...).
2. Существует также ряд стандартных выражений,указывающих на причину составления текста:
По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением счета-фактуры...
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
Ввиду задержки получения груза...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая, что производственные показатели снизились на...
Учитывая социальную значимость объекта...
При ссылках на известные документы приняты такие формулы:
Ссылаясь на Ваше письмо от...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
Ссылаясь на Ваш запрос от...
Ссылаясь на устную договоренность...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...
3. При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты:
В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...
Для решения спорных вопросов...
В целях безопасности прохождения груза...
В ответ на Ваш запрос...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии...», «Согласно...». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны.
|
|
|
4. В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки:
| В ответ на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на Вашу просьбу)... Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор)... Согласно Вашей просьбе... Согласно нашей договоренности В соответствии с дополнительным протоколом (с нашей договоренностью, с Вашей просьбой)... На основании дополнительного протокола (соглашения)... В связи с Вашей просьбой (нашей договоренностью)... В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора)... | направляем высылаем посылаем препровождаем | (Вам)... |
5. Иные речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут:
| Сообщаем, что... | |
| Извещаем Уведомляем Информируем | Вас о том, что... |
| Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о... Сообщаем к Вашему сведению, что... Доводим до Вашего сведения, что... Нам приятно сообщить (Вам), что... Имеем честь сообщить (Вам), что... С радостью сообщаем (Вам) о... |
Есть множество и других стандартных выражений, используемых в различных видах деловой переписки, их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др.)
Реклама в деловой речи.
3. 4. 3. 1. Способы рекламирования.
Язык рекламы лишь условно можно отнести к публицистическому стилю, так много свежего, необычного в речевой организации рекламных текстов.
Существует множество способов передачи рекламных посланий - от классических рекламных объявлений и плакатов до этикеток и клеящей ленты. Назовем наиболее распространенные способы рекламирования.
Прямая реклама:
· по почте («директ-мейл»),
· лично вручаемые рекламные материалы, информационные письма, листовки и т.д.
Реклама в прессе:
· в газетах,
· журналах массовых,
· в журналах специальных,
· в бюллетенях фирм.
Печатная реклама:
· проспекты,
· каталоги,
· буклеты,
· плакаты,
· листовки, открытки, календари и другие виды печатной продукции.
|
|
|
Экранная реклама:
· кино,
· телевидение,
· слайд-проекция
Наружная реклама:
· крупногабаритные плакаты, рисованные художником,
· электрифицированные (или газосветные) панно,
· свободно стоящие витрины с товарами.
Реклама на месте продаж:
· витрины магазинов,
· вывески, знаки, планшеты в торговом зале,
· упаковка (коробки, футляры, бумага названиями и товарными знаками рекламодателя).
Подготовкой рекламных текстов занято большое количество специалистов в промышленности, торговле, специализированных рекламных агентствах и отделах рекламы средств массовой информации. От их квалификации, культуры, требовательности и зависит искусство делать рекламу.
3. 4. 3. 2. Содержание рекламных текстов.
Содержание рекламных текстов весьма разнообразно: это и материалы о деятельности различных промышленных и торговых предприятий, которые стремятся к реализации своей продукции, хотят найти партнеров по совместной деятельности, и материалы финансовых структур, занимающихся банковской, инвестиционной и другой финансовой деятельностью, стремящиеся к привлечению денежных средств предприятий и населения и оказанию услуг по кредитованию, предлагающие брокерские места, продающие акции и пр.
В особую группу можно объединить материалы, предоставляемые учебными заведениями с целью привлечь слушателей, а также материалы медицинских, косметических, бытовых учреждений, агентств по организации отдыха и туризма и т.п.
В отдельную группу следует выделить материалы, которые относятся к рекламе печатной продукции (книг, журналов, газет и др.). Их особенность заключается в том, что реклама печатной продукции способна оказывать социально-нравственное воздействие на возможного потребителя.
Трудно переоценить роль рекламы в развитии внешнеэкономической, и в первую очередь экспортной деятельности, в особенности роль некоммерческой, престижной рекламы. Такая реклама (имея в виду, конечно, продажу товаров как итог рекламной работы), тем не менее, непосредственно о товаре почти ничего не говорит. Ее цель - формирование положительных эмоций по отношению к фирме.
|
|
|
Одно из сильных средств такой рекламы - фирменный проспект. Обычные разделы фирменного проспекта: история фирмы (нередко в связи с историческим развитием страны), наиболее престижные клиенты и товары, география торговли, динамика коммерческого развития, сервисная сеть, результаты международных испытаний (аттестация) товаров, другие сведения, служащие доказательством эффективной работы. Необходимость воздействия на потребителя, на спрос, на формирование благоприятного общественного мнения о фирме, о производимом ею товаре вынуждает коммерческие структуры вести активную рекламную деятельность.
При подготовке рекламных текстов важно учитывать основные требования к рекламной деятельности.
Любое рекламное послание должно соответствовать Международному кодексу рекламной практики, принятому Международной торговой палатой в Париже в 1987 году, а также имеющимся в стране законодательным ограничениям. Пренебрежение этими требованиями может стать причиной больших осложнений. Поэтому важно хорошо знать основные принципы и нормы Рекламного кодекса.
Основные принципы
Любое рекламное послание обязано быть юридически безупречным, благопристойным, честным и правдивым.
Любое рекламное послание обязано создаваться с чувством ответственности перед обществом и отвечать принципам добросовестной конкуренции, обычной в коммерции.
Никакое рекламное послание не должно подрывать общественное доверие к рекламе, которая неизменно отвечает общепринятым нормам Рекламного кодекса.:
-Благопристойность. Рекламное послание не должно содержать утверждений или изображений, идущих вразрез с принятыми в обществе правилами благопристойности.
-Честность. Рекламное послание должно быть таким, чтобы не злоупотреблять доверием покупателя и не использовать его неопытность и недостаток знаний.
-Общечеловеческие ценности.
1) Рекламное послание не должно без веских оснований играть на чувстве страха.
2) Рекламное послание не должно играть на суевериях.
3) Рекламное послание не должно содержать ничего, что могло бы вызвать насилие или поддержать его.
4) Рекламное послание не должно поддерживать дискриминацию по признаку расы, религии или пола.
5) Рекламное послание не должно внушать, что обладание данным товаром или его использование способны дать физическое, умственное или социальное превосходство.
-Правдивость. Рекламное послание не должно содержать каких-либо утверждений или изображений, которые прямо или косвенно, путем недомолвки и двусмысленности, а также преувеличения могли бы ввести покупателя в заблуждение, особенно в отношении:
|
|
|
-соответствия назначению и области применения, места производства и страны происхождения товара;
- потребительских свойств товара и действующих цен;
-доставки, обмена, возврата, ремонта и обслуживания;
-условий гарантий;
-авторских прав и прав на промышленную собственность, таких, как патенты, товарные знаки, дизайн, торговые наименования и т.д.;
a) официального признания или одобрения, награждения медалями, дипломами, премиями.
Рекламное послание не должно искажать результаты научных и других исследований. Статистические данные недопустимо использовать так, чтобы из них следовало нечто иное, чем есть в действительности.
- Объективность. Сравнение достоинств товаров должно быть честным и основанным на доказательных фактах. Оно должно соответствовать принципу конкуренции.
- Доказательность. Рекламное послание не должно содержать доказательств и свидетельств, являющихся сомнительными или не связанными с квалификацией и опытом того лица, которое дает такие свидетельства, а также не должно содержать ссылок на такие доказательства и свидетельства.
- Недопустимость очернения. Рекламное послание не должно очернять никакую промышленную или коммерческую деятельность или профессию, а также никакой товар, высказывая прямо или косвенно презрение, насмешку или что-либо подобное.
-Ответственность. Рекламодатель, исполнитель рекламного послания или рекламное агентство, издатель, владелец СМИ (средств массовой информации) или иной участник рекламного процесса должны нести полную ответственность за то, что именно они предлагают обществу.
|
|
|
