 |
Требования к аудиторам систем менеджмента качества.
|
|
|
|
Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.
Аудитор должен уметь:
· применять принципы, процедуры и методы аудита;
· результативно планировать и организовывать работу;
· проводить аудит в согласованные сроки;
· расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;
· собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;
· понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;
· проверять точность собранной информации;
· подтверждать достаточность и соответс твие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;
· оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;
· использовать рабочие документы для регистрации дейс твий по аудиту;
· подготавливать отчеты по аудиту;
· обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации;
· результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или через переводчика;
б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита.
Знания и умения в этой области должны охватывать:
· применение систем менеджмента для различных организаций;
· взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;
· с тандарты на системы менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;
|
|
|
· понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;
· применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;
· информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;
в) организационные аспекты, позволяющ ие аудитору понимать производственную ситуацию.
Знания и умения в этой области должны охватывать:
· размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;
· общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;
г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации.
Знания и умения в этой области должны охватывать:
· местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;
· контракты и соглашения;
· международные договоры и конвенции;
· другие требования, с которыми согласилась организация.
Требования к персональным (личным) качествам аудиторов
Аудиторы долж ны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита.
Аудитор должен быть:
· этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
· широких взглядов, т. е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
· дипломатичным, т. е. тактичным в обращении с людьми;
· наблюдательным, т. е. живо воспринимающим окружающую дейс твительность;
· проницательным, т. е. интуитив но осознающим и способным понять ситуацию;
· гибким, т. е. умеющим быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
· настойчивым, т. е. стремящимся к достижению целей;
· решительным, т. е. способным своевременно делать заключения, основанные на логичном рассуждении и анализе;
· самостоятельным, т. е. действующим и работающим независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.
|
|
|
Требования к профессиональным умениям аудитора
Для успешного проведения проверок аудитор должен уметь:
· тщательно готовиться перед началом проверки и перед каждым последующим ее этапом;
· проводить как начальную, так и итоговую встречу (это особенно важно для главного аудитора);
· собирать информацию без проявления агрессивности или запугивания (хороший аудитор заставляет проверяемых вести себя непринужденно);
· осуществлять сбор объективных данных с минимальной суетой, используя визуальные наблюдения, анализ выбранной документации и интервью (опрос);
· проводить опрос самых различных по уровню и рангу сотрудников организации;
· подтверждать свои выводы конкретными свидетельствами и документами (не быть голословным);
· указывать (устно) при первой возможности проверяемым на выявленный отказ процесса системы менеджмента, идентифицируя соответс твующие обстоятельства, включая вовлеченных лиц, но не делая утверждения о виновнос ти людей;
· определять статус несоответствия с обоснованием своих утверждений перед руководством проверяемого подразделения;
· осуществлять подготовку изложенных объективно и непредвзято письменных отчетов о несоответствии, которые могут быть поняты даже человеком, не участвовавшим в проверке, через несколько месяцев и даже лет после его написания (при написании отчета важен не стиль изложения, а чтобы написанное было понятно другим специалистам);
· добиваться согласия и конструктивного отношения к обнаруженным несоответствиям, а также планирования реалистичных корректирующих действий и разработки графиков их осуществления (когда заполняется бланк регистрации несоответствий, представитель проверяемого подразделения расписывается в том, что он ознакомлен и согласен с выявленным несоответствием; после этого на следующей части бланка представ итель подразделения должен сформулировать (составить план) и указать срок выполнения корректирующ их действий, а аудитор своей подписью подтверждает, что план достаточно хорош, чтобы обнаруженные несоответствия были устранены; аудитор не должен заниматься разработкой корректирующих действий и графиков их проведения);
|
|
|
· записывать все ключевые факты, имеющие отношение к проверке, в окончательном отчете (акте), который (вместе с бланками регистрации несоответствий) войдет в постоянный протокол качества;
· пользоваться правами аудитора, данными ему по статусу, при решении спорных вопросов, когда не удается достичь единого мнения с проверяемыми (на практике явных конфликтных ситуаций бывает не так уж много).
Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудитов.
Программа внутренних аудитов — одна из основных мер, обеспечивающих эффективность системы, — является источником информации для руководства организации. Чтобы программа внутренних аудитов была эффективной, требуется ее планирование и управление.
Программы внутренних аудитов могут быть составлены разными методами.
Программа аудита может включать один или нескольких аудитов, за-планированных на конкретные сроки. Однако программа аудита представляет собой не просто годовой график аудитов, а все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов, а также предоставления ресурсов, обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.
В программе аудита должны быть определены:
• цели и объём программы,
• ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам,
• процедуры, в соответствии с которыми должны проводиться аудиты.
Объём программы аудита: он зависит от того какие конкретно процессы и подразделения и в какие сроки будут подвергаться проверке. Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.
При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:
· Действующие программы, проекты, контракты.
· Вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации.
|
|
|
· Результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем. Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.
Ресурсы:
Организация должна на стадии планирования аудитов определять, какие потребуются ресурсы по программе аудита и обеспечить их выделение.
При определении ресурсов необходимо учитывать:
· Персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в небольших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.
· Ресурсы для обеспечения аудиторов методическими пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистрации информации.
· Ресурсы для обеспечения командировочных расходов.
· Ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.;
|
|
|
