 |
Правила деловой переписки. Виды деловой переписки. Особенности внутреннего содержания деловой переписки. Внешнее оформление документации на бумажных носителях
|
|
|
|
Правила деловой переписки
Переписка является очень важной составляющей делового этикета. От нее зависит успешная деятельность фирм, организаций и предприятий. Обучение мастерству составления деловых писем проводится на специализированных курсах, что говорит о важности наличия этого навыка у сотрудников компании. Очень часто от него напрямую зависит успех того или иного предприятия, сделки, сотрудничества с партнерами и клиентами, так как до половины рабочего времени тратится на работу с бумагами и почтой. Поэтому очень важно соблюдать некоторые правила и требования к составлению делового письма и ведению деловой переписки.
Виды деловой переписки
В зависимости от способа классифицирования выделяют разные виды переписки:
· По типу носителя вся документация делится на бумажную и электронную. С прогрессом компьютерных технологий все большей популярности набирает электронная почта.
· По важности различают официальную и неофициальную корреспонденцию.
· По назначению: внутренняя (в пределах предприятия) и внешняя (за пределами предприятия).
Но чаще всего используется классификация писем и документации по содержанию:
· благодарственные;
· поздравительные;
· коммерческие предложения;
· гарантийные;
· торговые соглашения;
· пригласительные;
· запросы и требования;
· извинительные;
· соболезнования.
У каждого вида есть свои особенности.
Особенности внутреннего содержания деловой переписки
Главным требованием к содержанию писем является краткость и емкость. Не перенасыщайте текст ненужной информацией, лишними речевыми оборотами, не «лейте воду». Для делового человека важна суть дела, а не красивые фразы. Врятли кому-то понравится тратить свое ценное рабочее время на читание длинных, на несколько страниц, писем, и искать среди сотен фраз главное. Идеальным вариантом можно считать обьем текста размером в одну страницу.
|
|
|
Не включайте в текст сложные, непонятные, узкоспециальные, иностранные слова и фразы. Сами предложения также не растягивайте. Они должны быть краткими, четкими, точно передавать мысль, идею автора.
Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой. Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)... ». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения. Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом... », «Напоминаем Вам... », «Ставим в известность... » и другие. Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями... » или подобными.
Внешнее оформление документации на бумажных носителях
Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными. Обязательно проставьте точную дату документа. Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя. Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк. Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон. К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом. После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом. Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа. Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе. В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл. Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании. Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.
|
|
|
|
|
|
