 |
Общие правила ведения деловой переписки
|
|
|
|
Общие правила ведения деловой переписки
1. До составления письма определитесь с его характеристиками:
· тип письма ( сопроводительное, гарантийное, заказ, напоминание, извещение, и т. д.; презентационное письмо или предполагающее ответ);
· степень доступности для адресата (сможете ли вы изложить все необходимые моменты в одном письме или потребуется второе, уточняющее);
· срочность доставки (если письмо срочное, лучше оправить его заказным либо по электронной почте).
2. Оформляйте письмо по существующим шаблонам, исходя из его типа, а так же опирайтесь на ГОСТ Р 6. 30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Любое деловое письмо имеет следующую общую структуру:
· наименование организации-отправителя;
· дата написания;
· адрес получателя, указание конкретного корреспондента;
· вступительное обращение;
· указание на тему и цель письма;
· основной текст;
· заключение (формула вежливости);
· подпись отправителя;
· указание на приложение и рассылку копий (если таковые имеются).
4. При подготовке делового письма используйте текстовый редактор Microsoft Word:
· используйте гарнитуру Times New Roman, кегль 12-14 п., межстрочный интервал – 1-2 п.;
· номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны;
· при печати текста на бланках формата А4 используйте 1, 5–2 междустрочных интервала, формата А5 и менее – один междустрочный интервал. Реквизиты всегда набираются через один междустрочный интервал.
5. Если вы выступаете от имени организации и собираетесь отправлять письмо в печатном виде, обязательно используйте фирменный бланк, так как его наличие будет визитной карточкой вашей компании. Отнеситесь к оформлению официального бланка с особой тщательностью, это умение должно быть обязательным для любого офисного сотрудника.
|
|
|
6. При международной переписке письмо должно быть составлено на языке адресата или на английском (как наиболее распространенным в деловых отношениях).
7. Придерживайтесь корректного, делового тона. Начинайте письмо с обращения, которое в зависимости от степени вашей близости с корреспондентом может начинаться как со слов «Уважаемый + Ф. И. О. », так и «Дорогой + Ф. И. О. ». Запомните, слова в обращении или в указании адресата ни в коем случае нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув. » или «начальнику отдела» как «нач. отдела») – таковы правила делового этикета. Всегда заканчивайте письмо словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью должна быть фраза «С уважением, …» либо «Искренне Ваш, …». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения.
8. Тщательно подбирайте лексику, избегайте неточностей и двусмысленных фраз, излишнего употребления профессионализмов. Письмо должно быть понятным.
9. Разделяйте содержание письма на смысловые абзацы, чтобы оно не было громоздким и сложным для восприятия адресатом. Следуйте правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех печатных строк, а остальные – не более восьми.
10. Отвечайте на деловые письма согласно принятому этикету: на письменный запрос – в течение 10 дней после получения; на письма, отправленные по факсу или по электронной почте, – в течение 48 часов без учета выходных.
Внутриорганизационная деловая переписка
Деловая переписка между сотрудниками компании отличается большей упрощенностью в сравнении с корреспонденцией, отправляемой сторонней организации.
|
|
|
Содержание подобной переписки может быть различным, но оно так же должно соответствовать конкретным правилам:
· быть лаконичным;
· носить деловой характер;
· в письме обязательно указывается дата;
· в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.
Примером внутриорганизационной деловой переписки может быть письмо-поздравление от лица руководителя или коллектива, адресованное юбиляру или сотруднику, получившему повышение.
При письменном обсуждении проектов обычно используются лишь некоторые обязательные элементы делового письма – указание темы, обращение, краткое изложение сути вопроса и формула вежливости с печатной подписью.
Помните, что форму письма и необходимый шаблон нужно выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую вы хотите предоставить адресату.
Правила деловой переписки електронной
Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.
Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work. ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.
|
|
|
