Информация и коммуникации в управлении

Выполнение управленческих функций, взаимодействия ме­жду индивидами и социальными группами осуществляются по­средством коммуникации и обмена информацией. Понятия ин­формации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается

Деятельность любого руководителя связана с выполне­нием следующих процедур и операций:

· получение, проверка и обработка информации;

· разработка и реализация решений;

· контроль и корректировка их выполнения;

· систематизация и хранение данных по выполненным ре­шениям.

Основным способом реализации этой деятельности яв­ляются коммуникации. Коммуникации рассматриваются как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление - представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организаци­онных форм.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные лично­сти, группы и организации. Принята следующая типология комму­никаций:

- коммуникации между организацией и внешней средой;

- коммуникации между подразделениями;

- коммуникации внутри подразделений по уровням про­изводства и управления;

- межличностные коммуникации;

- неформальные коммуникации.

Коммуникация осуществляется путем передачи предложений, мнений, намеков или ощущений в устной или другой форме (пись­менная форма, жесты, поза, недосказанность и т.п.) с целью получе­ния желаемой реакции.

При коммуникации ее участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навы­ками и определенной степенью взаимного понимания.

Для управления важное значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении людей.

На этапе отправления отправитель проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи участникам про­цесса, т.е. определяет себя как индивида («кто я такой») и фор­мирует смысл того, что хочет передать.

Далее информация, предназначенная для передачи, коди­руется. Сначала выбираются носители информации (звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия), которые затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, по­ступок и т.д.).

Таким образом формируется послание. При этом отправи­тель рассчитывает, что оно будет воспринято адекватно закоди­рованному в нем значению.

 

 

Чем больше различий между тем, что передано и что получе­но, тем беднее коммуникация. Так, у профессионалов обычно воз­никают трудности в коммуникации с публикой, так как они коди­руют значение в форме, понятной только людям их круга.

Послание посредством передатчика (человека, техническо­го средства, химического или физического состояния) поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Как только пе­редача послания или сигнала началась, в этот момент заканчива­ется этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания.

Тот, кому было адресовано послание, называется получате­лем. Он осуществляет фиксацию полученного послания и раско­дирование его в понятное значение. Под раскодированием подра­зумеваются восприятие послания, его интерпретация и оценка.

В основном послания бывают искаженными. Это связано с наличием в процессе коммуникации шума. Его источниками мо­гут быть как средства коммуникационного процесса, так и орга­низационные составляющие (многоуровневость, масштаб управ­ляемости и т.д.). Так, искажение информации при ее передаче между функциональными подразделениями (закон информаци­онной энтропии). Управляющая информация передается в основ­ном с помощью естественного языка, который обладает инфор­мационной избыточностью. Информационная избыточность рус­ского языка оценивается в 32%, что значительно больше таковой для многих других европейских языков. Информационная избыточность - источник искажения сути сообщения. При передаче информации через четыре уровня управления мы имеем высокую вероятность получения около 100% искажений от исходного со­общения. Шум присутствует всегда, поэтому на всех этапах про­цесса коммуникации происходит некоторое искажение переда­ваемого послания. Менеджеру следует максимально преодоле­вать имеющийся шум и передавать смысл послания как можно точнее.

Последним этапом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролями. Весь цикл повторяется, но в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Появляется возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Обратная связь может быть выражена в иной кодовой системе, чем полу­ченное послание. Так, часто на фразу мы отвечаем кивком голо­вы. Для руководителя обратная связь может выступать как пря­мая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) или косвенная (повышение производительности труда).

Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть, т.е. соединение участников коммуника­ционного процесса с помощью информационных потоков. Дан­ная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональ­ных связей. Вертикальные связи формируются от начальника к подчиненным, горизонтальные - между равными по уровням ин­дивидами или подразделениями. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и другими подчиненными. Сеть этих связей создает структуру организации. Задача организационной структуры состоит в том, чтобы придать коммуникационным по-. токам правильное направление.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных се­тей для разных по численности групп работников. Их называют «колесо», «звезда», «кружок», «цепочка», «вертушка» и т.д. Они оказывают существенное влияние на деятельность организаций. Так, в сетях типа «колесо» представлена централи­зованная иерархия власти. Лицо, находящееся в центре «колеса», получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лидер, в большей степени оказывает влияние на других членов группы, обычно несет большую ответственность, от него больше, чем от других, зависит решение проблемы.

Информация, используемая в управлении, классифицируется:

• по объекту управления;

• по принадлежности к той или иной подсистеме управления;

• по форме передачи (вербальная, т.е. словесная, и не­ вербальная);

• по изменчивости во времени;

• по способу передачи;

• по режиму передачи;

• по назначению;

• по стадии жизненного цикла объекта;

• по отношению объекта управления к субъекту.
Основными требованиями к качеству информации являются:

- своевременность;

- достоверность;

- достаточность;

- надежность;

- адресность;

- многократность использования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность.

Информационный массив - это упорядоченная по опреде­ленным признакам совокупность всех видов информации, ис­пользуемой органами управления. Он должен обеспечивать: пря­мое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; опе­ративный поиск и выдачу информации; предохранение информа­ции от искажений.

Поток информации - это движение информации от источ­ников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, из­меряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информаци­онной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

При проектировании документооборота необходимо обес­печивать:

• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решений информации;

• рациональные потоки информации путем устранения дублирования документов и содержащихся в них показателей;

• минимизацию маршрутов прохождения документов от
источника до потребителя;

• эффективный контроль за сроками исполнения документов;

• унификацию форм документов.

Весьма важную роль играет также невербальная информа­ция, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важ­нейшая часть делового общения. Порой с помощью этих средств (их называют невербальными) можно сказать гораздо больше, чем с помощью слов. Основными видами невербальной инфор­мации являются:

• физические данные человека (рост, вес, цвет волос и т.д.);

• движения тела (жесты, выражение лица, движение глаз и т.д.);

• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т.д.);

• среда (освещенность, шум, чистота, помещение, ме­бель и т.д.);

• использование среды (манеры поведения, расстояние
при общении и т.д.);

• время (ранний приход, опоздания, заставлять себя ждать).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессозна­тельную основу, так как свидетельствуют о действительных эмо­циях участников коммуникационного процесса и являются весь­ма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Многие невербальные сигналы, их конкретные значения являются образцами той или иной человеческой культуры, в ко­торой «вырос» человек. В той мере, в которой эти знаки исполь­зуются как образцы поведения и имеют при этом символические значения, они могут быть поняты так же ясно, как и вербальные знаки, выражаемые известной участвующим сторонам системой словесных кодов.

 

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ

Управленческое решение — это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью (выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации). Принятие решений является основой управления. Ответственность за принятие важных управленческих решений — тяжелое моральное бремя, что особенно ярко проявляется на высших уровнях управления.

 

Решение - это выбор альтернативы. Ежедневно мы принимаем сотни решений, даже не задумываясь, каким образом это делаем. Дело в том, что цена таких решений, как правило, невысока, да и цену эту определяет сам субъект, их принявший. Конечно, существует ряд проблем, касающихся отношений между людьми, здоровья, семейного бюджета, неудачное решение которых может повлечь далеко идущие последствия, но это скорее исключение, чем правило.
Однако в управлении принятие решения — более систематизированный процесс, чем в частной жизни.

⇐ Предыдущая10111213141516171819Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: