 |
Параграф 3. 1 настройка Outlook
|
|
|
|
Когда появилась Windows, программа MS Mail была вытеснена программой MS Exchange, которая распространялась совместно с новой операционной системой (Они были похожи друг на друга, но Exchange, наряду с другими усовершенствованиями, имела больше возможностей, связанных с Internet). С выпуском Office 97 Microsoft начала распространение новой, улучшенной программы электронной почты - Outlook. Упрощенная и очень удобная в использовании версия Outlook, названная Outlook Express, входит в комплект поставки новой версии броузера Internet Explorer 4.0 компании Microsoft. В отличие от программы Outlook Express, которая предназначена только для обработки сообщений электронной почты и групп новостей. Outlook - это комплексная программа, позволяющая проводить обсуждения, составлять расписания, сотрудничать с другими пользователями и т д.
При установке Internet Explorer 4. 0 она заменяется программой Outlook Express.
Outlook Express может работать с почтой, передаваемой Internet, локальной сетью и MSN Запустить эту программу можно двойным щелчком на соответствующей пиктограмме на рабочем столе, в результате чего на экране появляется окно с двумя панелями
Чтобы отправить в Outlook Express сообщение, выберите (Сообщение>Создать) (Ctrl+N), в результате чего на экране появится окно подготовки нового сообщения. Введите адрес, нажмите Tab и перейдите в область ввода текста сообщения ведите текст сообщения и щелкните на кнопке (Отправить).
Чтобы прочитать сообщение из папки входящих сообщении, надо просто дважды щелкнуть на этом сообщении Ответ на почту отправляется с помощью команды (Сообщение>Ответить автору) (Ctrl+R). В этом случае Outlook Express автоматически откроет окно подготовки нового сообщения и укажет в качестве адреса получателя адрес автора исходного сообщения. Дальнейшая процедура совпадает с операциями при отправке нового сообщения.
|
|
|
Если вы хотите ответить всем пользователям, получившим копию полученного вами сообщения, нажмите не Ctrl+R, а комбинацию клавиш Ctrl+Shift+R (или выберите в меню Message> Reply, удерживая при этом клавишу Shift в нажатом состоянии).
Чтобы удалить сообщение, выберите его и щелкните на кнопке (Удалить), в результате чего оно будет перемещено в папку (Удаленные) и будет храниться там до тех пор, пока вы специально не откроете эту папку и не удалите содержащуюся в ней почту (при этом вы получите предупреждение о том, что данное сообщение удаляется безвозвратно).
Чтобы отменить удаление, откройте папку (Удаленные) и выберите сообщение, которое вы хотите восстановить После этого выберите команду (Правка> Переместить в папку) в результате чего на экране появится диалоговое окно, из которого выберите папку (Входящие) и щелкните на кнопке ОК.
Закончив чтение, отправку и отсылку ответов на почту, вы можете либо выйти из программы, либо оставить ее включенной, чтобы иметь возможность проверять новые поступления.
Для настройки работы почтовой программы выполните команду меню Сервис -Параметры, после чего откроется диалог Параметры (который для версии Outlook Express 5 состоит из девяти вкладок: Общие, Безопасность, Обслуживание, Отправка сообщений, Подключениё, Подписи, Правописание, Создание сообщения и Чтение.
Настройки, задаваемые на вкладках диалога Параметры, определяют работ с электронной почтой на вашем компьютере: частоту проверки поступления новых) сообщений, формат отправки сообщений, особенности чтения писем, режим проверки правописания необходимость использования шифрования и цифровой подписи и другие особенности. Опишем кратко настройку основных параметров Outlook Express
- Использование Outlook Express по умолчанию как программы для работы с электронной почтой или как программы чтения новостей задается на вкладке Общие. Щелкните по соответствующим кнопкам в разделе Почтовые программы, используемые по умолчанию (если Outlook Express уже является основной почтовой программой, то эти кнопки будут недоступны).
|
|
|
- Интервал времени, через который производится проверка поступления сообщений, а также необходимость подачи звукового сигнала по приходе сообщения устанавливается на вкладке Общие окна Параметры с помощью счетчика и соответствующих флажков. Какой именно звуковой сигнал будет ассоциироваться с приходом электронной почты, вы можете задать через Панель управления Windows, элемент Звук.
- Настройка подключения к Интернету. Программа Outlook Express использует для подключения к Интернету те же настройки, что и обозреватель Internet Ехрlогег. Для изменения этих настроек можно воспользоваться вкладкой Подключение.
- Формат отправляемых сообщений электронной почты и новостей (текстовый или HTML) устанавливается на вкладке Отправка сообщений. На этой же вкладке вы можете провести более тонкую настройку формата, выбрать язык сообщения и кодировку, установить режим отправки.
- Режим автоматического показа новых сообщений, показа вложенных рисунков определяется на вкладке Чтение окна Параметры. На данной вкладке вы можете указать количество одновременно загружаемых заголовков сообщений, в группе новостей, а также указать, какое сообщение следует считать прочитанным (например, открытое сообщение по прошествии 10 секунд).
- Выбор набора символов для отображения полученных сообщений на экране (языка), а также выбор шрифтов производится с помощью вкладки Чтение (кнопка Шрифты).
- Выбор шрифтов, бланка, визитной карточки в процессе создания сообщения выполняется с помощью вкладки Создание сообщения окна Параметры.
- Режим проверки правописания (язык, словарь пользователя, замена и т.п.) устанавливается на вкладке Правописание окна Параметры.
- Проконтролировать источник почтового сообщения вы можете, установив зоны безопасности и уровни защиты (как при просмотре Web -страниц). Осуществляется это с помощью вкладки Безопасность окна Параметры.
- Для защиты исходящих сообщений можете установить флажок Отправлять все сообщения с цифровой подписью и Шифровать содержимое и Вложения исходящих сообщений. Эти флажки размещены на вкладке Безопасность. Рядом с ними находиться кнопка дополнительно, позволяющая произвести дополнительную настройку параметров безопасности.
|
|
|
- Чтобы использовать цифровую подпись (для которой необходим электронный сертификат), щелкните по кнопке Получить удостоверение на вкладке Безопасность и далее необходимо действовать согласно появляющимся на экране инструкциям.
- Режим очистки сообщений (очистка папки Удаленные перед выходом из Outlook Express удаление сообщений группы новостей через Определенное число дней после загрузки и т.д.), а также опции сжатия сообщений устанавливаются на вкладке Обслуживание.
ГЛАВА IV. АДРЕСНАЯ КНИГА
Адресная книга Outlook Express служит для тех же целей, что и обычная записная книжка, - для хранения информации о ваших контактах, то есть о людях, чьи адреса, телефоны и имена вы не хотите потерять.
Адресная книга - одно из основных средств Oultook Express, поэтому получить доступ к ней вы можете множеством способов, самым простым из которых является щелчок на кнопке Адреса на панели инструментов Outlook Express.
Основное содержание Адресной книги - контакты. Под контактом понимается информация о том или ином лице или компании: имя, фамилия, адрес, телефон и т. д.
Чтобы создать контакт, необходимо выполнить одно из перечисленных ниже действий.
- Щелкните на кнопке Создать на панели инструментов Адресной книги и выберите пункт Создать контакт.
- Выберите команду Создать контакт в меню Файл Адресной книги.
- Щелкните на стрелке вниз в заголовке списка контактов Oultook Express. Выберите пункт Создать контакт.
Если необходимо уточнить или изменить данные о контакте, необходимо выполнить одно из следующих действии.
- Дважды щелкните на нужном контакте в Адресной книге или нажмите клавиши Alt+Enter.
- Выделите нужный контакт и щелкните на кнопке Свойства.
- Щелкните на нужном контакте правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.
|
|
|
- Выделите нужный контакт и выберите команду Свойства в меню Файл.
Щелкните правой кнопкой мыши на нужном контакте в списке контактов Outlook Express и выберите команду Свойства в контекстном меню.
- Щелкните правой кнопкой мыши в поле От в окне письма и выберите; команду Свойства в контекстном меню.
Чтобы при создании новых контактов не набирать имена и адреса вручную, воспользуйтесь автоматическими средствами занесения контактов в Адресную книгу.
1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.
2. На вкладке Отправка сообщений установите флажок Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает.
В результате имена и электронные адреса тех людей, которым вы отвечаете, будут заноситься в Адресную книгу.
Кроме того, вы можете вручную занести данные об адресате в Адресную книгу. Для этого выполните одно из следующих действий.
- В окне Outlook Express щелкните правой кнопкой мыши на заголовке письма и в контекстном меню выберите команду Добавить отправителя в адресную книгу.
- В окне письма щелкните правой кнопкой мыши в поле От и в контекстном меню выберите команду Добавить в адресную книгу.
Вы можете послать сообщение сразу нескольким адресатам, создав группу контактов, или «псевдоним». Послав письмо на адрес такой группы, вы тем самым пошлете его каждому члену группы.
1. В окне Адресной книги выберите папку, в которой хотите создать группу.
2. Щелкните на кнопке Создать на панели инструментов, а затем выберите в меню команду Создать группу.
3. В поле Название группы введите имя.
Изменить параметры группы можно точно так же, как и данные о контакте.
Для удаления группы в окне Адресной книги выделите группу и щелкните на кнопке Удалить на панели инструментов.
Для удаления контакта выделите нужный контакт в Адресной книге и щелкните на кнопке Удалить на панели инструментов.
Если вы находитесь в окне Outlook Express, то в списке контактов выделите нужный (точнее, ненужный), щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить в контекстном меню.
Контакт удаляется также из всех групп, в которые он был занесен.
Чтобы распечатать информацию о контактах из Адресной книги, выполните следующие действия.
1. Выделите контакт (контакты), который хотите напечатать.
2. Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов и в окне Печать установите один из переключателей, группы Стиль.
- Записка - на печать выводятся все данные о контакте.
- Визитная карточка - на печать выводится информация о контакте, имеющая отношение к бизнесу.
- Список телефонов - на печать выводятся номера телефонов контакта.
|
|
|
Outlook Express позволяет импортировать данные о контактах из файлов различных форматов.
Для импорта данных выберите в подменю Импорт меню Файл одну из следующих команд.
- Адресная книга, если вы хотите импортировать данные о контактах из другой Адресной книги Outlook Express. Затем вам нужно будет найти файл с данными на диске.
- Другая адресная книга, если вы хотите импортировать данные о контактах из Адресной книги другой почтовой программы. Далее укажите в списке нужную программу. Если после этого Outlook Express не сможет автоматически определить местонахождение Адресной книги, укажите его вручную. Кроме названий различных программ в списке есть пункты, которые означают следующие форматы:
- Текстовый файл, разделенный запятыми - текстовый файл формата CSV (этот формат поддерживают, например, программы Microsoft Excel и Microsoft Outlook);
- LDIF - формат обмена данными LDAP (LDIF - LDАР Interchange Format) - файл формата службы каталогов в Интернете (LDAP расшифровывается как Lightweight Directory Access Protocol, протокол доступа к каталогам).
После выбора типа файлов вам нужно будет указать местоположение файла на диске.
Если вам нужно сохранить информацию Адресной книги в файле (например, чтобы создать ее резервную копию), воспользуйтесь экспортом. Для экспорта в окне Адресной книги в подменю Экспорт меню Файл выберите одну из следующих команд.
- Другая Адресная книга, если хотите, экспортировать данные Адресной книги в другую программу.
- Визитная карточка, если хотите экспортировать данные о контакте в формате визитной карточки.
- Адресная книга, если хотите сохранить данные Адресной книги в файле формата WAB.
Данные Адресной книги находятся в файле Naine.wah.
Name - это имя пользователя Windows. Wab расшифровывается как Windows Address Book (Адресная книга Windows). По умолчанию этот файл располагается в папке C:\Windows\Application Data\Microsofr\Address Book\, где C:\Windows - папка, в которую установлена операционная система.
Информационный террор может быть разным — от непреднамеренного, когда вас, подобно тысячам других невинных пользователей, заваливают горами электронного хлама, до умышленно-целенаправленного, когда на вас начинается настоящая охота по электронной почте. Меры, которые вы можете принять против этого безобразия, достаточно просты.
Если вы регулярно получаете неприятные письма от того или иного человека, можно просто отключить прием писем от него.
1. Выделите сообщение от этого человека в папке или откройте окно сообщения.
2. Выберите команду Блокировать отправителя в меню Сообщение.
3. В окне диалога появится сообщение о том, что отправитель занесен в «черный список». Вам будет предложено немедленно удалить все сообщения от данного отправителя из текущей папки. Щелкните на кнопке Да или Нет.
В дальнейшем письма от данного отправителя станут попадать прямо в папку Удаленные. В группах новостей его сообщения отображаться не будут.
Если для доставки почты вы пользуетесь услугами HTTP - или IMAP - серверов, эта возможность будет недоступна.
Так же как и наше отношение к людям, список нежелательных авторов может изменяться со временем - кто-то может пополнить его ряды, а кто-то - наоборот, покинуть-. Управляете этим процессом, естественно, вы.
Выберите команду Список блокируемых отправителей в подменю Правила для сообщений меню Сервис.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении можно сказать, что электронная почта является отличным средством общения людей. Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, «бумажной». Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо.
Достоинства электронной почты:
- электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;
- стоит это дешевле;
- для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;
- если нужно перечитать, исправить полученное или составленное Вами письмо, или использовать выдержки из него, это сделать легче, поскольку текст уже находится в машине;
- удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;
- экономится бумага.
Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных. Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждёт большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному её использованию.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы в Microsoft Office. – К.: А.С.К., 2002.
2. А. Микляев, «Настольная книга пользователя IBM PC», 3-е издание, переработанное и дополненное, «Солон-Р», Москва, 1999.
3. Гуде С.В., Ревин С.Б. Информационные системы. Учебное пособие. РЮИ МВД России. 2002.
4. Безопасность информационных технологий, 1999. № 1.
5. Веретенникова Е.Г., Патрушина С.М., Савельева Н.Г. Информатика: Учебное пособие. Серия «Учебный курс», - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002.
6. Информатика и вычислительная техника в деятельности органов внутренних дел. Учебное пособие под ред. проф. Минаева. М.: УМЦ при ГУК МВД РФ, 1995.
7. Информатика: Учебник для вузов / Козырев А.А.- СПб: издательство Михайлова В.А., 2002.
|
|
|
