 |
Создание и редактирование таблиц
|
|
|
|
База данных Товар.
Подготовительные операции
1. Запустить Microsoft Access и в правой части окна щелкнуть по пункту «Новая база данных» или отметить пункт «Новая база данных» и щелкнуть по кнопке ОК.
2. В качестве имени файла набрать свою фамилию и нажать на кнопку «Создать». Окошко, которое после этого появится, называется окном базы данных.
Проектируемая база данных должна содержать три следующие таблицы.
| Заказы | ||||
| Номер заказа | Код клиента | Код продукта | Количество | Дата |
Первичный ключ у этой таблицы – «номер заказа».
| Клиенты | ||
| Код клиента | Наименование | Адрес |
Первичный ключ у таблицы клиенты - поле «код клиента».
| Продукты | ||
| Код продукта | Название | Цена |
Первичный ключ – «код продукта».
Создание и редактирование таблиц
Создадим сначала макет таблицы «Клиенты».
1. В окне базы данных щелкнуть на объекте «Таблицы», а затем щелкнуть по кнопке «Создать».
2. В появившемся окошке выделить строчку «Конструктор» и нажать ОК.
3. В первой строке столбца «Имя поля» набрать имя «Код клиента» (без кавычек конечно) и нажать на клавишу «Таб».
4. В столбце «Тип данных» выбрать из списка «Числовой», а внизу в строке «Размер поля» должно стоять «Длинное целое». Если это не так, надо щелкнуть мышкой в этой строке и выбрать из списка «Длинное целое».
5. В строке «Значение по умолчанию» удалить 0.
6. Щелкнуть в строке «Обязательное поле» и выбрать из списка «Да».
7. Щелкнуть в строке «Индексированное поле» и выбрать из списка «Да (совпадения не допускаются)».
На этом создание поля «Код клиента» можно считать законченным.
Теперь в следующей строке аналогично создадим поле «Наименование», только тип данных будет «Текстовый», поле обязательное, а всё остальное можно оставить как есть.
|
|
|
В третье строке создать поле «Адрес», которое имеет тип данных «Текстовый», только размер поля установить равным 80 символам.
С полями покончили, теперь надо указать какие поля входят в первичный ключ.
Так как в этой таблице первичный ключ состоит всего из одного поля «Код клиента», надо щелкнуть в строке с именем поля «Код клиента», а затем щелкнуть по кнопке с изображением ключа в панели инструментов. Слева от поля «Код клиента» должно появиться изображение ключа. Это изображение отмечает ключевые поля.
Ну, теперь осталось присвоить таблице имя. Для этого нажать в панели инструментов на кнопку «Сохранить», ввести имя таблицы «Клиенты» и на ОК. После этого закрыть окно с макетом таблицы (Как? А крестик справа вверху окна зачем?).
После создания макета таблицы «Клиенты» аналогичным образом необходимо создать и макеты двух других таблиц.
В таблице «Продукты» поле «Цена» имеет тип «Числовой», а свойства поля должны быть установлены так:
· размер поля - «одинарное с плавающей точкой»,
· число десятичных знаков – 2,
· обязательное поле – Да.
Не забыть отметить ключевое поле «Код продукта».
В таблице «Заказы» поля имеют следующие свойства.
«Номер заказа» - длинное целое, обязательное поле – Да, индексированное поле – Да(Совпадения не допускаются).
«Код клиента» - длинное целое, обязательное поле – Да, индексированное поле – Нет.
«Код продукта» - аналогично коду клиента.
«Количество» - «одинарное с плавающей точкой», обязательное поле – Да, индексированное поле – Нет.
«Дата» - тип «Дата/время», формат поля - «Краткий формат даты», обязательное поле – Да.
Не забыть отметить ключевое поле «Номер заказа».
Внести изменения в созданную таблицу можно щелкнув по имени таблицы, а затем по кнопке «Конструктор». Вообще аналогично редактируются и все другие объекты базы данных, формы, запросы и т.д.
|
|
|
Установка связей между таблицами
Таблицы «Заказы» и «Клиенты» связаны друг с другом одноименным полем «Код клиента», а таблицы «Заказы» и «Продукты» связаны друг с другом одноименным полем «Код продукта». Главными таблицами в этих парах являются таблицы «Клиенты» и «Продукты», а таблица «Заказы» - подчинённая.
Чтобы установить связи необходимо сделать следующее.
1. С помощью меню «Сервис/Схема данных» открыть окно, в котором выделить все взаимосвязанные таблицы (клавишу Ctrl надо держать нажатой) и нажать на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «Закрыть».
2. Должно появиться окно с изображением таблиц. Если между таблицами есть линии, соединяющие одноименные поля, значит программа автоматически установила связи. Если этих линий нет, надо установить связи вручную. Сначала мышкой перетащить изображения таблиц в новые места, для того, чтобы появившиеся линии не пересекали таблиц (в нашем случае надо расположить таблицы так, чтобы таблица «Заказы» была между двумя другими таблицами). Если изображения таблиц не перемещаются, то надо сначала щелкнуть по какому-нибудь полю в этом изображении. Изображения перемещаются за заголовки окошек. В общем, должно получиться что-то похожее на этом рисунке. 
3. Подвести указатель мыши к имени поля в главной таблице, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить поле к одноименному полю подчиненной таблицы, после чего отпустить левую кнопку. В появившемся окне поставить галочку у пункта «Обеспечение целостности данных» и нажать на кнопку «Создать». Это надо проделать с полями «Код клиента» и «Код продукта». Должна получиться такая картина. 
Если это не так (в смысле единичка и знак бесконечности стоят не там), надо внести коррективы, но сначала удалить неправильную связь. Для этого подвести указатель мыши к линии связи и щелкнуть правой кнопкой, после чего выбрать пункт меню «Удалить». После этого можно снова перетащить поле из главной таблицы в подчиненную.
4. После установки всех необходимых связей надо закрыть окно «Схема данных», подтвердив сохранение схемы.
Внесение данных в таблицы
|
|
|
Данные можно вносить либо непосредственно в таблицу либо с помощью формы. Если таблицы простые – данные можно внести прямо в таблицу.
Сначала заполняются данными главные таблицы и лишь затем подчинённые.
В нашем случае главные таблицы «Клиенты» и «Продукты» достаточно простые и для них мы не будем создавать формы, а внесём данные непосредственно.
Для этого надо в окне базе данных щелкнуть по имени соответствующей таблицы, а затем щелкнуть по кнопке «Открыть». В открывшуюся таблицу можно вносить данные прямо в ячейки. Переход из одной ячейки в другую осуществляется либо нажатием клавиши «Таб», либо щелчком левой кнопкой мыши в соответствующем поле, либо с помощью клавиш управления курсором.
Необходимо помнить, что нельзя перейти к заполнению данными другой записи пока в текущей записи не будут заполнены все обязательные поля!!!
Надо знать, что при вводе чисел десятичным разделителем является ЗАПЯТАЯ, а при вводе дат – разделитель ТОЧКА.
После внесения всех данных таблицу закрыть и подтвердить сохранение внесенных изменений.
Создание формы
Форма – это интерактивный бланк для заполнения таблицы данными.
Особенно Форма полезна тогда, когда в таблице надо заполнять поля сведениями, уже имеющимися в других таблицах. А в таблице «Заказы» как раз есть поля «Код клиента» и «Код продукта», которые надо заполнять данными, уже имеющимися в таблицах «Клиенты» и «Продукты». Для заполнения таких полей форма может предоставить список уже имеющихся данных и пользователю останется только выбрать нужное значение из списка.
Форма содержит все поля таблицы.
Поля формы могут быть двух типов:
поля первого типа заполняются вводом значений с клавиатуры;
поля второго типа содержат список возможных значений, из которого и производится выбор конкретного значения поля. Поля второго типа называются полями со списком.
В нашем случае полями первого типа будут поля «Номер заказа», «Количество» и «Дата».
Полями второго типа будут поля «Код клиента» и «Код продукта», причем в форме будут содержаться списки клиентов и продуктов, но в таблицу «Заказы» будет передаваться их код! На это надо обратить внимание при создании этих полей.
|
|
|
Чтобы создать форму надо сделать следующее.
1. Щелкнуть на объекте «Формы» и по кнопке «Создать».
2. В появившемся окне выбрать из списка строку «Мастер форм», в нижней части окна открыть список, выбрать таблицу «Заказы» и нажать ОК. Должно появится окно «Создание форм».
3. Сначала создадим поля первого типа. В списке «Доступные поля» выделить поле «Номер заказа» и нажать на кнопку с изображением угла, направленного острием вправо. Это поле переместится в список «Выбранные поля». Аналогично поступить с полями «Количество» и «Дата».
4. Нажать на кнопку «Далее», поставить точку у пункта «В один столбец» (если она там не стоит) и нажать кнопку «Далее».
Выбрать стиль «Стандартный» и на кнопку «Далее».
5. В появившемся окне задается имя формы (оставляем имя Заказы) и выбирается дальнейшее действие. Так как форма содержит еще не все необходимые поля, надо поставить точку у пункты «изменить макета формы» и нажать «Готово».
6. Появится окно с шаблоном формы и панелью элементов. Внимательно рассмотрите шаблон и панель элементов. Шаблон содержит три области:
«Заголовок формы»;
«Область данных»;
«Примечание формы».
В данный момент «Заголовок формы» и «Примечание формы» не содержат никаких данных, а «Область данных» содержит три поля.
Выглядит это примерно так.
Нам необходимо будет проделать следующее. Добавить недостающие поля «Код клиента», «Код продукта» и расположить все поля в таком же порядке как в таблице «Заказы».
6.1. Чтобы в области данных поместились поля «Код клиента» и «Код продукта» надо эту область сделать побольше, как показано на следующем рисунке.
Для этого подвести указатель мыши к нижней кромке области данных и когда он примет вид перечеркнутой двунаправленной стрелки, нажать левую кнопку и перетащить границу вниз так, чтобы появилось достаточно места еще для двух полей.
6.2. Теперь необходимо перетащить пониже поля «Количество» и «Дата» чтобы освободить место после поля «Номер заказа». Для этого сначала щелкнуть левой кнопкой по надписи «Дата» на сером фоне. Вокруг надписи появится выделяющая рамка. Подвести указатель мыши к верхнему левому углу рамки и когда он примет вид черной руки, нажать левую кнопку и перетащить рамку вниз. Затем то же самое проделать с надписью «Дата» на белом фоне.
Аналогичным образом надо перетащить вниз и поле «Количество».
И выглядеть это должно так.
Теперь настала пора создавать поля второго типа, т.е. поля «Код клиента» и «Код продукта».
|
|
|
6.3. Щелкнуть по кнопке «Поле со списком» в панели элементов, подвести указатель мыши в то место области данных, где надо разместить поле со списком и щелкнуть левой кнопкой.
6.4. В появившемся окне отметить пункт «объект поле со списком будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажать «Далее».
Выбрать из списка таблицу «Клиенты» и снова на кнопку «Далее». Появится окно, в котором надо поле «Наименование» переместить в список «Выбранные поля» и нажать на кнопку «Далее».
6.5. В появившемся окне прочитать второй абзац указаний и выполнить его, после чего нажать на кнопку «Далее».
6.6. Поставить точку у пункта «Сохранить в поле», выбрать из списка поле «Код клиента» и нажать кнопку «Далее». Появится окно, где необходимо задать подпись для создаваемого поля (назовем его «Клиент») и нажать на кнопку «Готово».
Если поле ввода «Код клиента» в форме наезжает слева на название поля «Клиент», надо его оттащить правее, ну чтобы выглядело как и в остальных полях.
6.7. То же самое надо проделать для поля «Код продукта». Т.е. проделываем пункты 6.3-6.6. Естественно в пункте 6.4 выберем таблицу «Продукты» и выберем поле «Название». В пункте 6.6 надо указать, что значение сохраняем в поле «Код продукта». Поле назвать «Продукт».
7. После этого все должно выглядеть примерно так.
Завершив создание полей, закрыть форму, подтвердив сохранение данных.
Щелкнуть по форме “Заказы” и нажать кнопку “Открыть”. Убедиться, что против поля “Клиент” открывается список, содержащий наименования клиентов, а против поля “продукт” открывается список с названиями продуктов. Если это не так, надо закрыть форму, а затем нажать на кнопку “конструктор”. После этого удалить неправильно работающее поле и создать его заново.
Если всё работает правильно, то обратить внимание на внешний вид формы, определить что надо сделать, чтобы она выглядела прилично, а затем закрыть её и нажать на кнопку “конструктор”. Перетаскивая элементы формы в новые мести и меняя их размеры, добиться желаемого вида формы.
|
|
|
