 |
Создание запроса с условием
|
|
|
|
Составляя макет запроса «Общий», мы нечего не указывали в строчках «Сортировка» и «Условие отбора», а они играют очень важную роль при работе с базой данных.
Манипулирование строкой «Сортировка».
В строке «Сортировка» можно указать порядок вывода на экран записей (по возрастанию или по убыванию).
Пусть мы хотим, чтобы в запросе «Общий» сведения выводились, начиная с продукта, принесшего самую большую прибыль, т.е. мы хотим чтобы строки в запросе «Общий» располагались по убыванию величины в поле «Стоимость».
Для создания такого запроса можно просто модифицировать уже существующий запрос.
· Выделить запрос «Общий» и на кнопочку «Конструктор».
· Щелкнуть мышкой в строке «Сортировка» поля «Стоимость» и выбрать из списка «По убыванию».
· Меню «Файл/Сохранить как» и в появившемся окошке набрать новое имя «Общий по убыванию», а затем ОК.
· Закрыть макет и посмотреть, как выводит информацию вновь созданный запрос.
Задание условий отбора.
В строках «Условие отбора» и «или» можно указать условные или логические выражения, которые позволят отобрать для запроса только записи, удовлетворяющие заданному условию.
Рассмотрим задачу получения тех же сведений, что и в запросе «Общий», но только для клиента с кодом 40. Т.е. нам надо, чтобы из таблицы «Заказы» были отобраны только те записи, для которых код клиента равняется 40.
Чтобы не создавать запрос заново, модифицируем запрос «Общий».
· Выделим запрос «Общий» и нажмем кнопку «Конструктор».
· Надо добавить еще один столбец, поэтому щелкнуть левой кнопкой в строке «Имя таблицы» в следующем столбце, за столбцом «Стоимость» и выбрать из списка таблицу «Заказы».
· В строке «Поле» этого же столбца выбрать из списка «Код клиента».
|
|
|
· В строке «Групповая операция» выбрать из списка «Условие».
· Убрать галочку в строке «Вывод на экран».
· В строке «Условие отбора» набрать 40.
· Меню «Файл/Сохранить как» и набрать новое имя запроса «Клиент 40».
· Макет закрыть и сохранить.
Открыть запрос «Клиент 40» и убедиться, что всё работает правильно.
Создание запросов с параметром.
Ранее создавался запрос с условием, где условие накладывалось на код клиента, т.е. нужно было получить сведения о заказах клиента с кодом 40. А что делать, если нам понадобятся сведения о клиенте с кодом 20? Можно конечно создать ещё один запрос, но нет никакой гарантии, что потом не потребуются сведения о другом клиенте, а потом ещё об одном и т.д. Хорошо бы создать универсальный запрос, в котором можно было бы оперативно подставлять код интересующего клиента. Это сделать можно и такие запросы называются запросами с параметром.
Параметр – это такая величина, которую надо будет указать при открытии запроса.
В нашем случае параметром будет код клиента. И каждый раз при открытии такого запроса будет появляться окошко с просьбой ввести соответствующее значение кода клиента, для которого и будут сформированы данные запроса.
Принцип создания запроса с параметром прост. Запрос создаётся точно также как и запрос с условием за исключением одной маленькой детали. Вместо указания конкретных значений в строке «Условие отбора» вводится ПОЯСНЯЮЩИЙ ТЕКСТ В КВАДРАТНЫХ СКОБКАХ. При открытии такого запроса появится окошко, в котором надо будет ввести конкретное значение условия отбора, вот поясняющий текст и должен подсказать, что надо вводить. Ну, то есть, в нашем случае он должен подсказать, что надо вводить код клиента, а не размер вашей обуви. Для этого поясняющий текст может быть, например, таким “введите код клиента”. Следовательно, в строке «Условие отбора» надо будет набрать [введите код клиента].
|
|
|
Итак, начали.
1. Выделить запрос «Клиент 40» и щелкнуть по кнопке «Конструктор».
2. В строке «Условие отбора» заменить цифру 40 на текст в квадратных скобках: [введите код клиента].
3. Меню «Файл\Сохранить как», назвать запрос «Клиент».
4. Открыть запрос «Клиент» и убедиться, что он работает.
Создание перекрестного запроса.
Пусть мы хотим получить сведения о том, кто из клиентов и какие продукты покупал, а также в каком количестве, причем данные хотим иметь в виде таблицы, аналогичной следующей.
| Название продукта | ||||
| Пастила фруктовая | Торт «Птичье молоко» | Конфеты «Южная ночь» | ||
| Клиенты | Клуб «Орфей» | 10,4 | ||
| Ресторан «Барракуда» | 56,5 | 28,5 | ||
| Ресторан «Орфей» | 37,8 |
В этом случае надо будет создать так называемый перекрестный запрос.
Перекрестный запрос имеет заголовки строк, заголовки столбцов и на их пересечении данные. Данные получаются путем вычисления по встроенным функциям. Перекрестный запрос также называется перекрестной таблицей.
Таким образом, при создании перекрестного запроса необходимо указать:
· откуда брать заголовки строк;
· откуда брать заголовки столбцов;
· откуда брать данные и что с ними делать (суммировать, вычислять среднее, брать максимальное значение и т.д.).
Перекрестный запрос создаётся следующим образом.
1. Сначала как обычно щелкнуть по объекту «Запросы», щелкнуть по кнопке «Создать», выделить строчку «Конструктор» и ОК.
2. После этого надо добавить те таблицы, откуда будут браться названия строк, столбцов и данные. В нашем случае надо добавить все таблицы.
3. В панели инструментов есть кнопка «Тип запроса» и сразу справа от неё маленькая кнопочка с треугольником, нажав на которую надо выбрать из списка «Перекрестный». После этого в макете запроса должна появится строчка «Перекрестная таблица».
4. В первом столбце макета указывается откуда брать заголовки строк, причем в строке «Перекрестная таблица» надо указать, что это заголовки строк (щелкнуть в этой строке и выбрать из списка). В нашем случае заголовки строк это наименование клиента, поэтому надо выбрать таблицу «Клиенты», поле – «наименование», групповая операция - группировка.
|
|
|
5. Аналогично во втором столбце указывается, откуда брать заголовки столбцов. Нам надо выбрать таблицу «Продукты», поле – «Название», групповая операция – группировка, перекрестная таблица – заголовки столбцов.
6. Ну а в третьем столбце надо указать, откуда брать данные и что с ними делать. Что делать с данными указывается следующим образом. Сначала в строке «Перекрестная таблица» выбирается из списка «Значение», а затем в строке «Групповая операция» выбирается соответствующая операция. В нашем случае имя таблицы – «Заказы», поле – «Количество», групповая операция - Sum, перекрестная таблица – «Значение».
7. Закрыть макет подтвердив сохранение и назвав запрос «Кто что и сколько».
8. Открыть запрос «Кто что и сколько» и убедиться, что он работает.
Создание отчетов.
Отчет – это форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. В качестве исходных данных для отчета могут служить как таблицы, так и запросы.
Отчет лучше всего создавать с помощью мастера отчетов. Возможны два варианта действий, в зависимости от того, сколько источников данных будет использовано для составления отчета.
Первый вариант. Если отчет будет создаваться по одной таблице или по одному запросу.
1. Щелкнуть по объекту «Отчеты», нажать кнопку «Создать», выделить строчку «Мастер отчетов», выбрать внизу из списка источник данных и нажать на кнопку ОК.
2. Из списка «Доступные поля» перенести в окно «Выбранные поля», те поля, которые будут использованы в отчете и нажать кнопку «Далее».
3. Этот пункт делается по мере необходимости! Нажимая на кнопки со стрелками вправо или влево, добавить или убрать уровни группировки данных в отчете. Нажать на кнопку «Далее».
4. Этот пункт делается только в том случае, когда необходимо осуществить сортировку по ПЕРВОМУ полю! Выбрать из списка название поля и, нажимая на кнопку, расположенную справа, установить сортировку по возрастанию или убыванию. Нажать на кнопку «Далее».
5. Выбрать вид макета, ориентацию страниц отчета и нажать на кнопку «Далее».
|
|
|
6. Выбрать требуемый стиль и нажать на кнопку «Далее».
7. Задать имя отчета и нажать на кнопку «Готово».
8. Если необходимо произвести сортировку по полю, которое не является первым, то отчет надо открыть в конструкторе и щелкнуть в панели инструментов по кнопке «Сортировка и группировка». В появившемся окне выбрать имя поля, по которому будет производится сортировка и указать как сортировать (по возрастанию или по убыванию). После этого закрыть окно и отчёт, подтвердив сохранение внесенных изменений.
Второй вариант. Отчет будет создаваться на основе нескольких таблиц или нескольких запросов.
1. Щелкнуть по объекту «Отчеты», нажать кнопку «Создать», выделить строчку «Мастер отчетов», строчку источника данных оставить пустой и нажать на кнопку ОК.
2. Выбирать по очереди из списка необходимые таблицы или запросы, перемещать требуемые поля из доступных в выбранные, и когда все необходимые поля будут набраны, нажать на кнопку «Далее».
3. Пункты с 3 по 7 аналогичны первому случаю.
|
|
|
