 |
Средства организации и ведения внемашинной ИБ
|
|
|
|
К средствам организации и ведения внемашинной ИБ можно отнести:
· систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;
· унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;
· систему организации и ведения документации.
Структура средств организации и ведения внемашинной ИБ.
Система классификации и кодирования технико-экономической информации.
Классификация – система распределения объектов (предметов, процессов, явлений, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком. (Пример – классификация ИС).
Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо, для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочить объекты в соответствии со значениями признаков (классификация объектов – продукция, профессии, должности и т.д., классификация процессов – технологические операции, операции учета и т.д.). Признаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.
Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочивания и поиска объектов, обладающих заданными признаками. Одно из важных назначений кодирования – обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно при проектирование БД при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.
|
|
|
Различают два метода классификации – иерархический и фасетный.
Иерархический метод устанавливает между классификационными группами иерархические отношения подчинения, с последующей детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид, подвид и т.д. (пример – биологическая классификация). Такая система классификации имеет вид дерева: корню этого дерева (корневому узлу) соответствует наиболее общее понятие, другим узлам – менее общие понятия, а «листьям» этого дерева – частные понятия. Связи между понятиями изображаются в виде отрезков прямых линий.(пример – классификация книг по содержанию: 1-ый уровень – художественная, техническая, научная; 2-ой уровень художественной – проза и поэзия, 2-ой уровень технической – авиация, космонавтика, компьютеры и т.д.. 2-ой уровень научной – математика, биология и т.д.).
Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных групп в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой. (Пример – классификация учебных групп по 3 независимым признакам – кафедра, год поступления, форма обучения.).
Системой кодирования является совокупность правил образования кода.
Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода – контрольный разряд.
|
|
|
Различают два метода кодирования – классификационный и регистрационный.
Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная – на фасетной классификации.
Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. (Пример – идентификация уникальных записей в таблице Access с помощью ключевого поля типа счетчик.) Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования тоже подразумевает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделенной группой объектов. (Пример – регистрационные номера транспортных средств: Н-956-ЕС 61, старые паспортные данные: II-АН 535254)
Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных групп, структуру кода и наименование объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации: в пределах предприятия, отрасли, государства. (Пример: классификатор учебных групп – в пределах вуза). Примерами классификаторов, используемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП), классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих и др. В пределах предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т.д. В качестве примера – полная структура кода по Общегосударственному Классификатору Промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП):
|
|
|
ХХ + Х + Х + Х + Х + 0000 + К: [В….]
---- --- --- --- --- ------ --- --------
наименование
контрольный разряд
идентификатор
вид
подгруппа
группа
подкласс
класс
Здесь используются обозначения: Х - для классификационного признака с цифровым алфавитом, В - … с буквенным алфавитом, 0- для порядкового кода с цифровым алфавитом, + - знак иерархической системы классификации; :- знак фасетной системы классификации.
Унифицированные системы документации. Для наиболее распространенных видов документации могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.
Системы документации включают стандартные технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д.
На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др.
Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.
Нормативные материалы. Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующими документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.
|
|
|
В состав методических и инструктивных материалов, в частности, сходят инструкции
- по заполнению документов данными;
- по контролю достоверности информации документов;
- по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную информационную базу, в том числе по использованию кодовых обозначений;
- по приему и регистрации документов;
- по подготовке данных для корректировки;
- по архивированию первичных массивов данных;
- по хранению документов;
- по снятию копий документов;
- уничтожению документов и др.
|
|
|
