Особенности и характеристики

Вообще говоря, информационная система для руководителей предназначена для предоставления информации, необходимой для работы руководителей, в простой и удобной для пользователя форме (см. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ).

Это достигается различными путями, которые описаны ниже.

Взаимодействие с системой и подача информации

Простота использования

Интерфейс информационной системы для руководителей должен быть простым в использовании и интуитивным. Поэтому большинство систем перешло от использования клавиатуры либо к интерфейсу с использованием мыши, когда пользователю нужно указать на необходимый объект и щелкнуть клавишей мыши, либо к использованию сенсорных экранов. Сенсорные экраны — это новинка, тесно связанная с развитием информационных систем для руководителей.

Действие осуществляется прикосновением к различным частям экрана (сенсорные клавиши). Например, для того чтобы изменить процентную ставку в какой-либо конкретной прикладной информационной системе для руководителей, пользователь прикасается к верхней части гистограммы процентной ставки и двигает пальцем вверх и вниз по экрану до тех пор, пока не установит желаемую величину процентной ставки. Когда давление на экран прекращается, финансовая модель пересчитывается в соответствии с выставленной величиной процентной ставки.

Разнообразие форм подачи данных

Разнообразие форм подачи данных также очень важно. Оно включает в себя вывод информации в различных формах, что необходимо для составления более эффективных сводок и для предоставления информации в виде, например, таблиц, текста, графиков с использованием различных цветов, картинок, звуковых эффектов и т, п.

Гибкость просмотра информации

Поскольку на этом уровне гибкость очень важна, одна и та же информация может быть представлена или в общем виде, или с различными степенями детализации. Например, можно вывести график продаж компании за предыдущие периоды, а затем каждую его часть вывести в более подробной форме — в виде графика или таблицы (например, информация, разбитая по регионам, конкретному товару или именам торговых представителей), или в любой их комбинации, и так вплоть до максимально возможной степени детализации. Наибольшей степенью детализации, по крайней мере, теоретически, может быть предоставление отдельных счетов, хотя на практике это редко бывает востребовано пользователями из числа руководителей. Это свойство, заключающееся в продвижении от общих уровней к уровням с более подробной информацией, называется «увеличением степени детализации». Еще большая гибкость просмотра информации подразумевает возможность переключения между окнами с информацией по различным временным периодам и простого сравнения, например текущего периода с предыдущим, количества наличного товара с его запасами и т. д.

Типы данных

Внутренние данные и внешняя информация

Очевидно, что источником некоторой информации, необходимой для информационных систем для руководителей, является сама организация. Информация, например, по финансам, продажам или персоналу может быть получена из существующих файлов и баз данных. Однако большое количество необходимой руководителям информации получается также извне. Информационная система для руководителей должна обеспечивать доступ к необходимой внешней информации и обладать средствами, позволяющими при необходимости сравнивать внешнюю и внутреннюю информацию.

Примером внешней информации может быть информация о конкурентах, правительственная статистика, законодательные ограничительные меры, обзоры отрасли, нормы по охране окружающей среды, исследования рынка, политический анализ, экономические данные, новости и политика. Некоторая внешняя информация может предоставляться различными онлайновыми источниками, которые поддерживаются третьей стороной. Другие же виды информации, возможно, должны собираться самой организацией, в которой работает пользователь.

Не поддающаяся исчислению информация

Некоторая информация, представляющая интерес для руководителей, может не поддаваться количественному измерению или достаточной проверке. Информационные системы для руководителей часто имеют функцию работы с неколичественными данными, например в виде текста, структурированного так, чтобы его было проще анализировать и осуществлять поиск (такой вид может иметь информация о конкурентах). Существует система, которая хранит информацию о мнениях клиентов, которые собираются торговыми представителями на местах, в процессе встреч с клиентами. На следующий день эта информация становится доступной для информационной системы для руководителей в необработанной форме, а также в систематизированной форме или в виде сводок, чтобы руководитель мог осуществлять поиск информации по конкретному конкуренту или товару. Один из руководителей признался, что он впервые узнал об очень важном но­вом товаре, выпущенном конкурентами, именно таким образом.

Виды анализа

Сводки, сравнения, тенденции и прогнозы

Как уже упоминалось, важными элементами информационных систем для руководителей являются возможность предоставления сводок, обобщающих более подробную информацию, возможность сравнения данных по различным периодам и т. п. Большинство руководителей не желает вдаваться в детали, но предпочитает получать данные и сравнивать их на уровне общих представлений. Необходимы сводки по различным уровням, включая сводки по подразделениям. Зачастую бывает трудно составить подобную сводку (или сравнение) высокого уровня, поскольку она должна содержать в себе информацию нижнего уровня, которая берется из различных источников. Анализ тенденций изменений, основанный на данных предыдущих периодов, анализ временных рядов и различные типы прогнозирования также являются важными функциями, которые обычно предоставляются информационными системами для руководителей.

Сообщения об отклонениях от нормы

Некоторые информационные системы для руководителей имеют функцию анализа отклонений показателя от заданных норм или стандартов на определенное значение, что позволяет их зарегистрировать. Например, информационная система для руководителей может вывести информацию, что уровень обслуживания ниже или выше ожидаемого на 10% или когда продажи идут особенно хорошо или особенно плохо. Это предотвращает перегруженность пользователя информацией и концентрирует внимание на информации, которая своим появлением требует предпринять какие-либо действия.

Моделирование «что, если»

Помимо обеспечения наличия информации и ее вывода на экран, могут также иметь место возможности моделирования типа «что, если». Такие возможности означают, что пользователь может изменить некоторые параметры модели к выявить, к чему приведет такое изменение. Например, нужно узнать, каким будет окончательный результат, если цена конкретного товара поднимется на 5%. Модель даст ответ, основанный на встроенных в программу допущениях, например встроенной эластичности спроса на товар. Более совершенные системы предусматривают также изменение встроенных допущений и анализ чувствительности.

Другие функции

Обычно информационные системы для руководителей могут выполнять и другие полезные функции, которые не имеют непосредственного отношения к концепции таких систем, но с их наличием у руководителя появляется полный набор компьютерных средств, которыми, как правило, можно пользоваться как одним интегрированным программным пакетом. Сюда можно причислить функции электронной почты, факса, дневника, календаря, отслеживания событий и ведения записей, которые часто бывают включены в информационную систему для руководителей.

5. Родственные вопросы

Управленческая деятельность и информационные системы для руководителей

На заре компьютерной эры большая часть усилий была направлена на то, чтобы производить операционные системы, но со временем была выявлена возможность использования технологий для поддержки управленческой деятельности. Однако многие прикладные управленческие системы не имели особого успеха, и менеджеры разочаровались в этой идее. Эти ранние системы иногда ассоциировались с такой картиной: менеджеры управляют организацией, сидя перед экраном монитора в полутемной комнате, приводя в движение рычаги организации посредством компьютерной системы. Также имело место допущение, что чем большее количество информации доступно руководителям, тем успешнее будут принимаемые решения. Такие модели не соответствовали действительности, поскольку основывались на ложных представлениях о работе руководителя и принятии решений. Например, Минцберг (Mintzberg, 1975), Стюарт (Stewart, 1967) и другие показали, что на практике менеджеры не придерживаются модели, которую можно назвать классической моделью управления (как, например, описанная у Файола (Fayol, 1949)). Кроме того, некоторые менеджеры были в первую очередь не очень силь­ны в компьютерах, с неохотой признавали необходимость их использования в организации и уж определенно не хотели пользоваться ими сами.

Преимущества и развитие информационных систем аля руководителей

В последнее время ситуация изменилась, и разработка различного программного и аппаратного обеспечения привела к переоценке взглядов на то, могут ли потребности высших и стратегических уровней управления быть удовлетворены с помощью технологических достижений. Растет также число людей, признающих, что все более конкурентная природа делового мира требует, чтобы руководители имели лучший доступ к информации. Кроме того, некоторые высокопоставленные руководители признали, что использование информационных систем для руководителей дает значительные конкурентные преимущества. Колин Маршалл, исполнительный директор British Airways, заявил, что используемая их организацией информационная система для руководителей помогла компании легче преодолеть кризис, имевший место в сфере авиаперевозок в 1982 г., чем это удалось сделать ее конкурентам (кризис был вызван рядом причин, таких как авария на Чернобыльской АЭС и бомбардировки Ливии. По словам Маршалла, использование информационной системы для руководителей позволило British Airways рассчитать интенсивность своей деятельности и определить момент начала повышения спроса на авиаперевозки быстрее и точнее, чем это удалось другим.

В США информационные системы для руководителей в Lockheed - Georgia (Houdechel & Watson, 1987) и Phillips Petroleum (Applegate & Osborn, 1988) были правильно спроектированы и стали примерами удачных систем, использование которых благотворно сказалось на деятельности компаний. Было объявлено, что использование информационных систем для руководителей дает определенные преимущества. Некоторые авторы утверждали, что информационные системы для руководителей могут стать потенциальной причиной серьезных изменений в организациях, например, Джордж (George et al.,1992); Волонтино (Vulontino et al, 1992); Штрауб и Везерби (Straub & Wetherbee, 1989). Было отмечено, что, помимо других изменений, использование информационных систем для руководителей может повлечь за собой сокращение размеров организации, а также может помочь сократить количество уровней управленческих структур и уровней отчетности, изменить направление деятельности организации, усовершенствовать коммуникации внутри организации, и в большинстве случаев может послужить фактором, обуславливающим перемены в организации. Подобные преимущества и примеры их получения способствовали развитию информационных систем для руководителей.

В 1989 г. 50% крупных американских корпораций сообщили, что уже имеют или находятся в процессе разработки информационных систем для своих руководителей высокого ранга (Turban, 1993). В Великобритании «The Times" провела исследования, после чего сообщила, что 85% компаний, входящих в сотню ведущих компаний страны, используют, разрабатывают или серьезно рассматривают возможность использования информационных систем для руководителей с целью поддержки деятельности своих советов директоров («Personal Computer Magazine», 1990). Среди европейских стран Великобритания находится на первом месте по использованию информационных систем для руководителей, но свидетельства более интенсивного их использования имеют место везде. Например, исследование, проведенное в Швеции в 1991 г., показало, что 9% из числа крупнейших компаний страны используют информационные системы для руководителей, и еще 45% планируют это сделать в ближайшем будущем (Mertensson & Mdhring, 1992).

Рост интереса к информационным системам для руководителей и их использования вовсе не значит, что все системы успешны. Есть данные о многих системах, которые были необыкновенно аффективны в течение какого-то времени, но не внесли ощутимого вклада в деятельность руководителей высшего звена. Например, по оценкам Буркана (Bu r kan, 1989), до 50% проектов по применению информационных систем для руководителей не имеют успеха, а в Великобритании, по результатам исследования, приведенного в «Computer Weekly ", 70% попыток использования информационных систем для руководителей оборачиваются неудачей (Warren, 1994). Надо также отметить, что к заявлениям разработчиков программного обеспечения для информационных систем нужно относиться с некоторой осторожностью, поскольку они зачастую заявляют о продаже программного пакета как о доказательстве его использования. Однако многие такие приобретения были сделаны исключительно с целью оценить или попробовать программный продукт. Часто приобретение делалось отделом ИТ и практически не использовалось руководителями. Это также поставило под сомнение наиболее горячие заявления о преимуществах таких систем, особенно в связи с изменениями в организации. Лилли (Lilley, 1992) даже заявил о том, что использование информационной системы для руководителей может плохо отразиться на творчес­ких способностях руководителей, а исследование Холтхэма и Мерфи (Holtham & Murphy, 1995) показало, что руководители практически единодушны в том, что в сокращении размера их организации используемая информационная система имеет скорее второстепенное, чем ведущее значение. Нe было установлено и то, что использование информационных систем внесло значительный вклад в сокращение организационных структур.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: