 |
Анализ организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы
|
|
|
|
АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Москва 2008
Содержание
Введение
. Выбор и характеристика организации
. Анализ рассматриваемой организации как социальной системы. Свойства системы
. Анализ организационной структуры и системы управления
. Анализ существующей организационной культуры
. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы. Проявляющиеся законы организации. Выводы
6. Основные законы и принципы организации
Заключение
Список литературы
Введение
Объектом исследования данной курсовой работы является организация ООО «Комплектсервис», а предметом - анализ этой организации.
Целью работы является анализ организационной структуры для дальнейшей разработки проекта реорганизации стиля руководства и организационной культуры. Следовательно необходимо решить следующие задачи:
. Характеристика организации (место расположения, технология, описание конечного продукта или услуги, условия реализации и т.п.).
. Анализ рассматриваемой организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы (целостность, эмерджентность, иерархичность). Обоснование отнесения данной системы к видам: простая, большая, сложная; открытая, закрытая; статическая, динамическая и т.п.
. Анализ организационной структуры и системы управления: субъект, объект управления, связи, внешняя среда.
. Анализ внешней и внутренней среды. Применение метода СВОТ.
. Анализ существующей организационной культуры.
. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы.
Актуальность: В настоящее время на потребительском рынке стали всё чаще применять услуги комплексного обслуживания организаций во имя экономии времени и средств. Сейчас существует множество специализированных организаций, предоставляющих товары или же услуги. ООО «Комплектсервис» предоставляет возможность офисам различных организаций пользоваться комплексными услугами: оптовые и розничные поставки канцелярских товаров, офисной техники и т.д., а также различного рода услуг.
|
|
|
Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы.
Системный анализ представляет собой методологию исследования и решение сложных проблем, основанная на общей теории систем, под которой понимается совокупность общих методологических принципов построения знаний о системных объектах. Он применяется для исследования различных организаций. Помогает решить проблемы, стоящие перед этими организациями. Позволяет свести решение сложной задачи к четкой последовательности простых задач, прийти к решению проблем, возникших, или тех, которые могут возникнуть на пути существования и жизнедеятельности организации. При исследовании системы естественным является системный подход.
Выбор и характеристика организации
В данной работе я буду исследовать компанию ООО «Комплектсервис», которая является поставщиком товаров, а также службе по различного рода офисных услуг, предназначенных для ведения производственной деятельности.
Хорошо известна многим организациям малого, среднего и крупного бизнеса. На протяжении нескольких лет работает с постоянной клиентской базой. Имеет свою систему сотрудничества с клиентами.
Опыт работы организации в области обслуживания офисов составляет 7 лет. ООО «Комплектсервис» присутствует на рынке 2 года. Территориально деятельность ООО «Комплектсервис» распространяется на Москву и Московскую область.
|
|
|
Специалисты компании постоянно проводят совершенствование технологии производства, а также обучение менеджеров для обеспечения высокого уровня качества своих зданий и удовлетворения запросов Заказчиков.
Поставка
ООО «Комплектсервис» располагает множеством складов по Москве.
В отличие от многих традиционных поставщиков, ООО «Комплектсервис» поставляет товар из собственных складов. Поскольку для многих фирм ООО «Комплектсервис» является единым источником поставок, им это удобно, им это выгодно. Поставка позволяет предотвратить множество проблем в делопроизводстве фирм, таких как координация поставок и совместимость компонентов, возникающих при поставках от разных поставщиков. Качество услуг и удовлетворение потребностей заказчика является основным жизненным правилом ООО «Комплектсервис».
Анализ организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы
Любая система, в набор элементов которой входит человек, называется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, организацию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими отношениями в них выступают социальные и экономические.
Социальная система - это мысленный образ, подход, определяющий как систему общество или коллективное единство, основанное на взаимодействии людей и не существующее в сумме изолированных индивидов.
Организацией же является группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Исходя из данных определений, рассмотрим свойства данной организации: Данная организация представляет собой некую целостность. Это означает, что относительно окружающей среды система выступает и, соответственно, воспринимается как нечто целое; в связи с этим важно уяснить границы или зону границы системы и окружающей среды, даже если эта граница размыта. Система ООО «Комплектсервис» является целостной, так как только при соединении всех выполненных работ различными отделами мы получаем конечный результат функционирования системы как целого, относительно окружающей среды.
Система ООО «Комплектсервис» является открытой системой, поскольку процессы в системе протекают под воздействием внешней среды и сами оказывают влияние на среду. В системе ресурсы, потребляемые из среды перерабатываются в организации не для собственного потребления. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими системами энергией, материальными потоками и информацией. Достаточно успешно организация вписывается во внешнюю среду - экономическую. Вся внутрифирменная структура управления выстраивается согласно этому внешнему условию, а изменения, происходящие в ней, являются реакцией фирмы на изменения во внешней среде. Также можно сказать о системе ООО «Комплектсервис», что она не является иерархичной, поскольку это единая система, а не элемент высокого порядка. Здесь же подразумевается разделение труда, упорядоченного управления, для оптимизации возможностей каждого человека отдельно при совместной работе.
|
|
|
Здесь же следует отметить, что данная организация эмерджентна. Эмерджентность - свойства элементов, составляющих систему, могут отличаться от свойств системы в целом (в организации это проявляется в разделении и кооперации труда); в слабо развитых системах это свойство может не быть ярко выраженным. Данное свойство можно объяснить тем, что любой из отделов (отдел продаж, производственный отдел) не может существовать отдельно относительно окружающей среды.
ООО «Комплектсервис» - динамическая система, то есть, система постоянно изменяющаяся под воздействием среды и обеспечивающая адаптивность. Например, большая потребность в услугах организации, задаёт основной темп на данный период.
Основные понятия системного анализа.
|
|
|
Системный анализ - система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам различной сложности.
Система - это совокупность элементов, взаимосвязанных, взаимообусловленных и представляющих целостное образование; обособленная сознанием часть реальности, элементы которой обнаруживают свою общность в процессе взаимодействия.
Элемент системы - предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.
Внешняя среда системы - часть множества не входящих в систему элементов, которые могут влиять на поведение системы или подвергаться ее влиянию.
Связь - ограничение степени свободы элемента.
Подсистема - относительно независимая часть системы, сохраняющая ее основные свойства.
Структура системы - то, что остаётся неизменным в системе при измени её состоянии, при реализации различных форм поведения.
Сценарий - гипотетическое альтернативное описание того, что может произойти в будущем.
3. Анализ организационной структуры и системы управления
Организационная структура
Приведенная ниже схема отражает организационную структуру организации.
Выделение элементов.
В качестве элементов в нашей организации были выбраны отделы. Выбор этот не случаен - обмен информацией, издержки, квалификацию проще рассматривать по каждому отделу в целом.
. Отдел безопасности.
. Финансовый отдел.
. Отдел кадров.
. Отдел коммерции.
. Отдел делопроизводства.
. Административно-хозяйственный отдел.
Принимая во внимание, что в данной курсовой работе рассматривается непосредственно деятельность ООО «Комплектсервис», считаю правильным рассмотреть организацию более подробно.
Генеральный директор осуществляет управление и контроль всех сотрудников фирмы и принимает решения о подписании договоров с Партнерами от лица компании на основе выданной ему лицензии.
Субъектом управления в данной организации является Генеральный директор, наделенный управленческими функциями. Субъект управления - это звено или часть системы управления, которые воздействуют на объект управления. Управляющая подсистема определяется тем, какие функции нужно выполнять в процессе управления (собирать и обрабатывать необходимую информацию, изучать рынок данной продукции, вести бухгалтерский учет, контроль, планировать деятельность предприятия, обеспечивать поступление денег), а также размерами и сложностью производства.
Объектами управления в организации выступают отделы, а также вся система взаимоотношений, складывающихся между отделами при оказании услуг. Субъект, объект управления и существующие между ними разнообразные связи составляют систему управления организацией.
|
|
|
От того, какие функции должны выполнять отдельные звенья организации для решения стоящих перед ним задач, во многом зависит выбор типа организационной структуры управления. К классическим структурам управления относятся линейные структуры, функциональные, линейно-функциональные, матричная и т.д.
Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Это то, что остается низменным в системе при изменении ее состояния, при реализации различных форм поведения.
Структура ООО «Комплектсервис», является линейной. Иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.
Преимущества линейной структуры управления:
· четкая система взаимных связей функций и подразделений;
· четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
· ясно выраженная ответственность;
· быстрая реакция исполнительных отделов на прямые указания вышестоящих.
· согласованность действий исполнителей;
· оперативность в принятии решений;
· простота организационных форм и четкость взаимосвязей.
Недостатки структуры:
§ каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;
§ отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между лабораториями;
§ чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
§ аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множества оперативных задач.
Анализ логической структуры проблемы.
Для того чтобы полнее понимать структуру проблемы и иметь более широкие возможности по ее разрешению, необходимо заглянуть в саму ее суть. Попробовать понять, из чего она состоит.
Был резко увеличен штат сотрудников. Каждый отдел получил вместо прежних 2 менеджеров по 5-7 продавцов. Увеличился до 7 штат товароведов, появилась должность заместителя главного бухгалтера, увеличилось до 15, вместо 7 человек количество работников отдела продаж по безналичному расчету. До 18, вместо 10 увеличилось число работников склада. Резко возросло количество хозяйственных рабочих, и т.д. В итоге, число работников фирмы возросло с 28 полгода назад, до 52 человек на сегодняшний день. Плюс к этому был увеличен парк автотранспорта. Ранее он составлял 2 грузовых микроавтобуса типа «Газель» и 2 легковых автомашины, было дополнительно закуплено еще 2 микроавтобуса и 2 легковых.
3. Анализ внешней и внутренней среды. Применение метода СВОТ
организационный культура социальный управление
Стратегическое управление - установление динамического баланса между внутренней и внешней средой организации для осуществления ее миссии. Это удел высших уровней управления. Главным в стратегическом управлении является перенос центра внимания высшего руководства на окружение, среду, чтоб своевременно реагировать на происходящие изменения.
Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Для этого необходимо провести анализ внешней и внутренней среды.
Наиболее удобная схема анализа - это СВОТ - анализ. Он заключается в выявлении сильных и слабых сторон организации в условиях проявления возможностей и угроз внешней среды. Затем оцениваются возможности установления динамического баланса между внутренней средой организации и её внешней средой. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями. Методология СВОТ предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.метод был разработан американскими экономистами и называется так по первым буквам английских слов, составляющих основное содержание анализа (Strength - достоинство, Weakness- недостаток, Opportunities -возможность, Threat- угроза). Анализ сильных и слабых сторон характеризует исследование внутренней среды организации. Внутренняя среда имеет несколько составляющих, и каждая из них включает набор ключевых процессов и элементов организации (видов бизнеса), состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Внутренняя среда включает маркетинговую, финансовую, производственную и кадрово-организационную составляющие, каждая из которых имеет свою структуру.
Матрица СВОТ ООО «Комплектсервис»
| Возможности: 1. Выход на новый уровень 2. Расширение деятельности 3. Возможность перейти в группу с лучшей стратегией | Угрозы: 1. Возможность появления новых конкурентов 2. Изменение потребностей покупателей, клиентов 3. Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг | |
| Сильные стороны: 1. Хорошая репутация среди клиентов 2. Скорость обслуживания 3. Высокая квалификация персонала 4. Качество предоставляемых услуг 5. Должное отношение к клиенту | Поле «СиВ» 1. Хорошая репутация среди клиентов, - расширение деядельности 2. Скорость обслуживания, Качество предоставляемых услуг - Выход на новый уровень 3. Должное отношение к клиенту, высокая квалификация - Возможность перейти в группу с лучшей стратегией | Поле «СиУ» 1. Хорошая репутация среди клиентов, Качество предоставляемых услуг - Изменение потребностей покупателей, клиентов 2. Качество предоставляемых услуг - Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг |
| Слабые стороны: 1. Большая текучесть кадров 2. Неправильная политика оплаты труда 3. Отсутствие мотивации сотрудников | Поле «СлВ» 1. Неправильная политика оплаты труда, Большая текучесть кадров - Возможность перейти в группу с лучшей стратегией 2. Отсутствие мотивации кадров- расширение деятельности | Поле «СлУ» 1. Большая текучесть кадров - Рецессия и затухание делового цикла 2. Отсутствие мотивации- Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг |
Исходя из данной матрицы можно сделать следующие выводы:
В отношении тех пар, которые находятся в поле СиВ (Скорость обслуживания, Качество предоставляемых услуг - Выход на новый уровень ) следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде.
Для тех пар, которые оказались на поле СлВ (Неправильная политика оплаты труда, Большая текучесть кадров - Возможность перейти в группу с лучшей стратегией; Очень узкая производственная линия - Расширение производственной линии ), стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости.
Для пар, находящихся на поле СиУ (Хорошая репутация среди клиентов, Качество предоставляемых услуг - Изменение потребностей покупателей, клиентов), стратегия должна предполагать использование силы организации для устранения угрозы.
Наконец, для пар, находящихся на поле СлУ ( Отсутствие мотивации - Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг ), организация должна вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить нависшую над ней угрозу.
|
|
|
