 |
Способы выявления и исправления ошибок
|
|
|
|
Тема 7. Формы бухгалтерского учёта
Цели и задачи изучения темы
В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Данные документов после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета, откуда в сгруппированном виде переносятся в отчетность. Сочетание различных регистров и технических средств образуют разные формы бухгалтерского учёта.
Цель изучения данной темы: формирование учётных регистров в условиях использования различных форм бухгалтерского учёта.
При изучении данной темы ставятся следующие вопросы:
1.Регистры бухгалтерского учёта;
2.Способы выявления и исправления ошибок;
3.Формы бухгалтерского учёта.
Регистры бухгалтерского учёта
Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, предназначенные для вторичной регистрации, обобщения и систематизации первичной информации о хозяйственных операциях.
Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. Как справедливо утверждают исследователи: история развития бухгалтерского учета - это прежде всего эволюция учетных регистров. Классификация регистров по основным признакам представлена в табл. 7.1.
Таблица 7.1
Классификация учетных регистров
| Признак классификации | Вид регистров | Подвид регистров |
| По материальной основе | Бумажные | Книги |
| Карточки | ||
| Свободные листы | ||
| Машинограммы | ||
| На безбумажной основе | Сформированные в оперативной памяти | |
| Магнитные ленты | ||
| Магнитные диски | ||
| Видеограммы | ||
| По назначению | Контокоррентные | |
| Материальные | Количественно-суммовые | |
| Количественно-сортовые | ||
| Многографные | ||
| По способу группировки | Хронологические | |
| Систематические | ||
| Комбинированные | ||
| Синхронистические | ||
| По степени обобщения | Синтетические | |
| Аналитические |
В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на регистры на бумажной и безбумажной основе.
|
|
|
Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов, карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.
Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера (например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы). Обязательные реквизиты: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции; название счета (счетов).
Карточки - бланки с отпечатанной таблицей, предназначенные для длительного использования. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Обязательные реквизиты: наименование предприятия; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет; единица измерения; количество; сумма в денежном выражении. Карточки хранятся в картотеке у материально-ответственных лиц.
Листы - большие по размеру и объему отражаемой информации бланки с отпечатанными таблицами. Например, журналы-ордера, шахматные ведомости и др.
Машинограммы - бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники и распечатанные на устройствах вывода информации.
|
|
|
К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях, или оптических и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.
По назначению регистры делятся на контокоррентные, материальные и многографные.
Контокоррентные регистры в основном предназначены для аналитического учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами.
Материальные регистры применяются для учета активов предприятия, выраженных в количественном измерении. Различают два вида материальных регистров: количественно-суммовые и количественно-сортовые. Количественно-суммовой регистр имеет колонки: приход, расход и остаток, каждая из которых представлена в количественном и суммовом выражении. В количественно-сортовом регистре информация о движении ценностей представлена только в количественном измерении.
Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных хозяйственных операций составляющими его суммами, и используются в основном для учета затрат.
По способу группировки бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические, комбинированные и синхронистические.
В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной деятельности отражаются по мере их возникновения (журнал регистрации хозяйственных операций). В систематических регистрах факты хозяйственной деятельности группируются по определенным объектам учета (кассовая книга, оборотносальдовая ведомость). В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, то есть они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. Синхронистические регистры - таблицы, предназначенные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.
|
|
|
По степени обобщения регистры в зависимости от вида учета, который на них ведется, подразделяются на синтетические (например, Главная книга) и аналитические (в основном карточки).
Способы выявления и исправления ошибок
При регистрации и обобщении информации в системе бухгалтерского учёта иногда возникают ошибки. Они могут быть вызваны утомлением, небрежностью, неисправностью техники и подразделяются:
1. по характеру: локальная - приведена в одном из регистров или документов, ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов; транзитная - повторяется в двух и более регистрах или документах.
2. по месту возникновения: в записях или тексте; в числах; в разноске.
Ошибки в числах самые распространенные, имеют транзитный характер. Распространены и ошибки в разноске чисел (из-за этого не сходится оборотная ведомость).
Все обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Способ исправления ошибок зависит от момента выявления и характера ошибок.
Наибольшее распространение получили следующие способы исправления ошибок: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи, способ обратных проводок.
Корректурный метод применяют, когда ошибка, замечена в течение учетного периода до составления баланса, и носит локальный характер. Исправление производится путем зачеркивания неправильной информации одной чертой таким образом, чтобы предыдущая информация осталась «читаема». Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. Существуют три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать».
Пример. По накладной № 123 от 15.01.200Х года в организацию поступили материалы от ЗАО «Вымпел» на сумму 120 000 рублей. В учетном регистре была произведена запись «Поступили материалы от 000 «Союз» по накладной № 123 от 15.01.200Х на сумму 120 000 рублей», то есть в данном случае допущена ошибка в тексте.
Данная ошибка является локальной и была исправлена корректурным способом 20.01.200Х.года:
|
|
|
ЗАО «Вымпел»
ООО «Союз» «Исправленному верить. 20.01.200Хг. (подпись)»
Дополнительная запись применяется, если ошибка выявлена после подведения итогов за учетный период, носит транзитный характер, корреспонденция счетов указана правильно, а стоимостная оценка занижена. Корректировочная запись имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а величина показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.
Пример. Стоимость фактически отпущенных со склада материалов в производство по документам составляет 400 000 руб., а при обработке документов в бухгалтерии сделана запись на отпуск материалов в производство только на сумму 40 000 руб., то есть налицо транзитная ошибка в числах.
Должна быть сделана запись:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 10 «Материалы» 400 000 руб.
Сделана:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 10 «Материалы» 40 000 руб.
Допущенную ошибку необходимо исправить посредством дополнительной корректировочной записью:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 10 «Материалы» 360 000 руб.
Сторнировочная запись применяется, если ошибка выявлена после подведения итогов за учетный период, носит транзитный характер, если есть необходимости аннулировать ошибочную запись частично (то есть, устранить превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов) или полностью (то есть, полностью аннулировать ошибочную и выполнить запись с верной корреспонденцией счетов и на верную сумму). Сторно означает вычитание. В сторнировочных записях отрицательные числа выполняются красным цветом или обводятся квадратом.
Пример. В бухгалтерии предприятия начислена заработная плата рабочим основного производства в сумме 950 000 руб. вместо 730 000 руб.:
Должна быть сделана запись:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 730 000 руб.
Сделана:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 950 000 руб.
Выявленная сумма превышения в размере 220 000 руб. сторнируется:
Дт 20 «Основное производство»
Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 220 000 руб.
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.
Пример. От поставщика поступили сырье и материалы на сумму 400 000 руб.:
При оприходании ценностей бухгалтером сделана запись:
Дт 10/5 «Запасные части»
|
|
|
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 400 000руб.
Должна быть:
Дт 10/1 «Сырье и материалы»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 400 000 руб.
Следовательно необходимо применить метод обратных проводок:
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кт 10/5 «Запасные части» 400 000 руб.
А затем сделать правильную запись:
Дт 10/1 «Сырье и материалы»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 400 000 руб.
|
|
|
