 |
Формы бухгалтерского учёта
|
|
|
|
Форма бухгалтерского учета - четко определенная организация процесса вторичной регистрации, обработки и систематизации первичной учетной информации в единой совокупности учетных регистров, определяющих взаимосвязь синтетического и аналитического учета.
Форма бухгалтерского учета – это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записей в них.
Форма б/у выбирается предприятием самостоятельно. Выбор формы определяется структурой, объемами, отраслевой и технологической спецификой деятельности организации, а также традициями ведения учета. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.
В учетной практике наибольшее распространение получили:
мемориально-ордерная (и ее разновидность Журнал-Главная),
журнально-ордерная
автоматизированная
упрощенная формы бухгалтерского учета.
Различаются количеством и формой применяемых учетных регистров, взаимосвязью между синтетическими и аналитическими счетами, последовательностью и способами учетных записей.
Мемориально-ордерная форма учета возникла в нашей стране в 30-е годы. Получила свое название от мемориального ордера. Мемориальный ордер составляется на основании проверенных бухгалтерией первичных документов или группы однородных документов, предварительно накопленных и зарегистрированных в группировочных накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операций (см. табл.7.2).
Таблица 7.2
Мемориальный ордер № 1за январь 200Х года
| Основание (ссылка на документ) | Дебет | Кредит | Сумма | |
| частная | общая | |||
| Накопительная ведомость по дебету счета 50 | 10 000 | 60 000 | ||
| ИТОГО | 70 000 |
|
|
|
За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер на месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.
Одновременно номера и суммы мемориальных ордеров записываются в специальном хронологическом регистре – журнале регистрации (см. табл. 7.3).
Таблица 7.3
Регистрационный журнал за январь 200Х года
| Порядковые номера мемориальных номеров | Дата составления ордеров | Сумма по мемориальным ордерам, руб. |
| 1. | 12.01.200Хг. | 60 000 |
| 2. | 15.01.200Х. | 78 200 |
| ИТОГО за январь | 138 200 |
Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.
На основании ордеров делают записи (разноску операций по счетам) в систематический регистр, который называется контрольной ведомостью и является в то же время Главной книгой счетов. (см. табл. 7.4.). В Главной книге содержатся только синтетические счета. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые, запись на которых делается в шахматном порядке. Каждому счету отводится отдельный лист.
Таблица 7.4
Главная книга
по счету 50 «Касса» (лист Главной книги)
| Дата | Номер мемориального ордера | Кредит счетов | Итого по дебету счета | Дата | Номер мемориального ордера | Дебет счетов | Итого по кредиту счета | ||||
| Сч. 51 | Сч. 62 | И т.д. | Сч. 51 | Сч. 70 | И т.д. | ||||||
| .. | |||||||||||
| .. | |||||||||||
| .. |
На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.
|
|
|
Аналитическийучет ведется отдельно от синтетического в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По их итогам составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итог каждой такой ведомости сверяют с итоговыми данными соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Порядок записей при мемориально–ордерной форме бухгалтерского учёта представлен на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Порядок заполнения форм бухгалтерского учета при
мемориально-ордерная форме
К преимуществам мемориально-ордерной формы принято относить возможность осуществления эффективных периодических сверок правильности учетных записей, а также возможность разделения труда между учетными работниками.
Вместе с тем, мемориально-ордерная форма ориентирована в первую очередь на ручную обработку учетной информации (почти невозможна ее автоматизация), а также предполагает возрастание объемов учетных работ в конце отчетного периода. Причина: раздельное ведение хронологических, систематических, синтетических и аналитических регистров – в результате чего возрастает вероятность ошибок. Следствие: сверка и увязка всех регистров весьма трудоемкая и длительная работа.
Форма «Журнал-Главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Она рассчитана на предприятия с количеством синтетических счетов 20-25. При этой форме учета на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера. Главное её отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр «Журнал-Главная книга». В нем хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.
Журнал-Главная книга (см. табл. 7.5.) представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала, другая сторона предназначена для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.
|
|
|
Таблица 7.5
Журнал-Главная
| Дата | Номер мемориального ордера | Сумма | Номера и наименование счетов | Итого | ||||||||
| И т.д. | ||||||||||||
| Дт | Кт | Дт | Кт | Дт | Кт | Дт | Кт | Дт | Кт | |||
| Сальдо | ||||||||||||
| 01.01 | ||||||||||||
| И т.д. | ||||||||||||
| Сальдо |
Журнал-Главная книга содержит остатки по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец каждого месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам. Баланс составляется по данным Журнал-Главной книге.
Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых и составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала-Главной книги.
Достоинствами данной формы учёта выступают: простота учетных регистров; сочетание в Журнале-Главной книге хронологических и синтетических записей; баланс составляется непосредственно на основании записей в книге «Журнал-Главная», так, что отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, недостатком - при большом количестве счетов Журнал-Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам.
Журнально-ордерная форма учета явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.
Основными регистрами учета являются журналы-ордера. Каждый журнал-ордер представляет собой сводный месячный мемориальный ордер. Форма журналов-ордеров зависит от характера и содержания отражаемых хозяйственных операций. Для их построения производится сочетание хронологической и систематической записей, а по ряду журналов-ордеров – синтетического и аналитического учета.
|
|
|
Журнал-ордер - регистр, построенный по кредитовому принципу, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи. Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов, которые предварительно группируют в ведомостях. В Журналах-ордерах заранее типографским способом печатается типовая корреспонденция счетов, что сокращает вероятность ошибок в записях.
По истечение месяца подсчитывают итоги всех строк и колонок. Итог кредитовых записей должен быть равен итогу записей на дебетуемых счетах.
Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.
Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть - собственно журнал-ордер (см.табл.7.6).
Например, к журналу-ордеру №1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса», открывается вспомогательная ведомость №1 по дебету счета 50 «Касса». Записи в указанные регистры производятся по шахматному принципу, то есть сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.
Таблица 7.6
Журнал-ордер по кредиту счета 50 «Касса»
за январь 20__г.
| Дата | В дебет счетов | Итого | ||
| И т.д. | ||||
| 1 000 | 1 000 | |||
| 27 000 | 27 000 | |||
| И т.д. | ||||
| Итого | 1 000 | 27 000 | 28 000 |
Вторая часть - вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля (см. табл.7.7).
Таблица 7.7
Ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса»
за январь 20__г.
| Сальдо на 01.01.2006г. по Главной книге – 1 600 руб. | ||||
| Дата | С кредита счетов | Итого | ||
| И т.д. | ||||
| 27 000 | 27 000 | |||
| И т.д. | ||||
| Итого | 27 000 | 27 600 | ||
| Сальдо на 01.02.2006г. по Главной книге – 1 200 руб. |
Записи в указанные регистры производятся по шахматному принципу, то есть сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.
Журналы-ордера второй группы (см. табл. 7.8) используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и т.д. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, (отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними). Записи производятся линейным способом, то есть дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии.
Например, в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию.
|
|
|
Таблица 7.8
Журнал-ордер № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и
подрядчиками» за январь 20__г.
| № п/п | Поставщик | Стоимость ТМЦ | С кредита счетов | Сумма акцепта по счетам | Сальдо по неоплаченным счетам | Отметка об оплате | |||
| Ит.д. | Дата | ||||||||
| 1. | |||||||||
| … | |||||||||
| Итого |
Журналы-ордера и ведомости третьей группы (см. табл. 7.9) предназначены для учета затрат на производство. Записи производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, а кредитуемые по вертикали регистра.
Например, журнал-ордер №10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости № 12 (для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы») и № 15 по счетам № 26 «Общехозяйственные расходы», № 97 «Расходы будущих периодов» и № 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей».
Таблица 7.9
Журнал-ордер № 10 (затраты на производство)
| Кредит Дебет | И т.д. | Итого | ||||
| И т.д. | ||||||
| Итого по элементам | ||||||
| Итого по статьям затрат |
Итоги каждого журнала-ордера переносятся в Главную книгу (см. табл. 7.10), которая открывается на финансовый год. Главная книга построена по дебетовому признаку и в ней для каждого синтетического счета отводится отдельная страница. В Главной книге показываются вступительные сальдо обороты за каждый месяц и исходящие сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по дебету счета отражаются в корреспонденции с кредитуемыми счетами, а обороты по кредиту счета отражаются одной общей суммой. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам.
Таблица 7.10
Страничка Главной книги
по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
| Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Итого по кредиту | Сальдо | ||||
| И т.д. | Итого по дебету | Дебет | Кредит | ||||
| Сальдо | |||||||
| Январь | |||||||
| Февраль | |||||||
| И т.д. |
На основании данных Главной книги составляется баланс.
Порядок ведения бухгалтерского учёта при журнально-ордерной форме имеет следующий вид (см. рис. 7.2).
Рис. 7.2. Порядок заполнения форм бухгалтерского учёта при
журнально-ордерной форме
В настоящее время применяется два варианта журнально-ордерной формы учета. Первый вариант предназначен для крупных предприятий и организаций и включает 17 журналов-ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц. Для предприятий, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учёта имеет ряд преимуществ: уменьшает объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров, многих карточек аттического учета; облегчает составление отчетности; улучшается увязка синтетического и аналитического учета; создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности. Недостатками формы являются: сложность построения основных регистров - журналов-ордеров; значительны затраты ручного труда.
Таблично - автоматизированная форма учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Исходная информация из первичных документов заносится в память компьютера, и с помощью компьютерных программ группируется и обобщается учетная информация (см. рис. 7.3). В результате бухгалтерия получает выходные распечатки с регистрами различного содержания, структура которых соответствует журналам-ордерам, ведомостям, книгам, карточкам и др.
7.3. Порядок заполнения форм бухгалтерского учёта при
автоматизированной форме
Преимуществами данной формы учёта являются: скорость обработки информации; возможность оперативного получения информации в различных разрезах аналитики; оперативность контроля, выявления и исправления ошибок; позволяет исключить ручную обработку данных; преодолеть временной разрыв между моментом совершения хозяйственной операции и моментом ее отражения в бухгалтерском учете. Недостаток - возникает сложность с обеспечением сохранности от несанкционированного доступа и конфиденциальности документов.
Рынок программных бухгалтерских продуктов в России достаточно разнообразен: представлены программные продукты как западных разработчиков (например, SCALA, R/3), так и отечественных (например: lC-Бухгалтерия; Парус, ГАЛАКТИКА и др.). Вместе с тем, многие компании используют собственные разработки программных бухгалтерских продуктов.
Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись двумя способами: простой формой бухгалтерского учета; формой бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Простая форма бухгалтерского учета может применяться в организациях, в которых совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30) и не ведется производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) с большими материальными расходами.
Все хозяйственные операции регистрируются в Книге учета хозяйственных операций. Книга представляет собой комбинированный регистр синтетического и аналитического учета, в котором обобщается информация о наличии и движении активов и обязательств организации в необходимых для составления отчетности аспектах. Книга, по решению организации, может открываться как на год, так и на месяц. В конце месяца в Книге подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту всех счетов, затем выводится конечные сальдо по счетам, которые являются основанием для заполнения отчетности. При этом оно является входящим сальдо следующего отчетного месяца.
Обязательно ведется Ведомость учета оплаты труда и Кассовая книга.
Ведение книги не исключает использования в установленном порядке и других форм учёта: кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных документов; лицевых счетов по заработной плате и др.
Порядок заполнения регистров по простой форме бухгалтерского учёта представлен на рис. 7.4.
Рис. 7.4. Схема бухгалтерского учёта по простой форме
Форма б/у с использованием регистров б/у имущества малого предприятия может применяться организациями, осуществляющими производственную деятельность (выполнение работ, оказание услуг). Учет финансово хозяйственных операций ведется с использованием следующих регистров б/у:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям – форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4;
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5;
Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата);
Ведомость учета реализации - форма № В-6 (отгрузка);
Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7;
Ведомость учета оплаты труда - форма № В-8;
Шахматная ведомость - форма № В-9.
Сущность формы заключается в том, что каждая хозяйственная операция записывается в двух ведомостях: в одной – по дебету счета (с указанием номера корреспондирующего счета), в другой – по кредиту корреспондирующего счета (с указанием номера дебетуемого счета).
Ведомости являются комбинированными регистрами синтетического и аналитического учета. Итоги по операциям за месяц, отраженные в первых восьми ведомостях обобщаются в девятой ведомости путем шахматной записи и служат основанием для заполнения бухгалтерской отчетности.
Данный способ ведения бухгалтерского учёта предусматривает следующий порядок записей (см. рис. 7.5).
Рис. 7.5. Порядок заполнения форм бухгалтерского учёта
с использованием ведомостей
Вопросы для повторения
Дайте определение понятия «учётные регистры». Назовите их виды.
Как классифицируются учетные регистры?
Каких видов бывают ошибки в документах?
Какие существуют способы исправления ошибок в учетных регистрах?
Что понимается под формой бухгалтерского учета? Перечислите его формы.
Почему форма бухгалтерского учета, применяемая в большинстве отраслей народного хозяйства, называется журнально-ордерной?
Назовите принцип ведения записей при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.
Каковы отличительные особенности мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета?
Раскройте содержание формы учета «Журнал-Главная».
Чем обусловлено применение упрощенной формы бухгалтерского учета и какие её характерные особенности?
Каковы преимущества автоматизированной формы бухгалтерского учета?
Резюме по теме
Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, предназначенные для вторичной регистрации, обобщения и систематизации первичной информации о хозяйственных операциях.
Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны:
1. В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на регистры на бумажной и безбумажной основе.
2. По способу группировки бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические, комбинированные и синхронистические.
3. По степени обобщения регистры подразделяются на синтетические и аналитические.
При регистрации и обобщении информации в системе бухгалтерского учёта иногда возникают ошибки. Они могут быть вызваны утомлением, небрежностью, неисправностью техники и подразделяются:
1. По характеру: локальные и транзитные.
2. По месту возникновения: в записях или тексте; в числах; в разноске.
Все обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Способ исправления ошибок зависит от момента выявления и характера ошибок. Наибольшее распространение получили: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи, способ обратных проводок.
Сочетание различных регистров и технических средств образуют разные формы бухгалтерского учёта.
Форма б/у выбирается предприятием самостоятельно. Выбор формы определяется структурой, объемами, отраслевой и технологической спецификой деятельности организации, а также традициями ведения учета. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.
В учетной практике наибольшее распространение получили: мемориально-ордерная (и ее разновидность Журнал-Главная), журнально-ордерная; автоматизированная; упрощенная формы бухгалтерского учета - различаются количеством и формой применяемых учетных регистров, взаимосвязью между синтетическими и аналитическими счетами, последовательностью и способами учетных записей.
|
|
|
