Автоматизована система контролю за проходженням реєстрованої письмової кореспонденції

Автоматизована система контролю за проходження реєстрованих поштових відправлень забезпечує вирішення наступних задач:

- формування штрикодових ідентифікаторів для об’єктів поштового зв’язку;

- створення та ведення нормативно – довідкової інформації;

- збирання та перевірка інформації щодо реєстрованої пошти від підпорядкованих об’єктів поштового зв’язку;

- формування супровідної документації на реєстровані поштові відправлення та закриті поштові речі;

- підготовка та передача інформації щодо реєстрованої пошти;

- прийняття інформації щодо реєстрованої пошти;

- ведення оперативної інформації щодо одержаної та відправленої пошти;

- ведення архіву щодо реєстрованої пошти;

- формування оперативної, статистичної та планово-економічної інформації.

Впровадження системи дозволяэ:

- автоматизувати процесс звіряння відправлень із супровідними документами як на вході до об’єкту поштового зв’язку, так і після сортування поштових відправлень і супровідних документів перед відправкою після зчитування штрихових ідентифікаторів сканерами;

- автоматизувати виписку супровідних накладних ф.16 на групи відправлень після сортування і поіменного звіряння;

- створення в контрольно – довідкових службах КДС на усіх етапах проходження відправлень архівної інформації про кожне вхідне і вихідне відправлення та часу їх обробки і проходження;

- активізувати завдяки інформації КДС процес розшуку поштових відправлень при зверненні відправника або одержувача та надати їм можливість самостійно відстежувати шлях та час проходження їх поштового відправлення при введенні в систему унікального номеру штрихового ідентифікатора.

Автоматична система контролю проходження поштових відправлень враховує технологію проходження поштових відправлень і максимально використовує для обліку і контролю дані, що зароджуються в технологічних процесах.

Ефективність системи обліку та контролю напряму залежить від рівня автоматизації технологічного процесу. Для збереження ручного ведення даних (на скільки це можливо) і зменшення до мінімуму ймовірності помилки при автоматичній обробці поштових відправлень повинна використовуватися їх автоматично ідентифікація і передача даних про напрямок поштових відправлень по каналах зв’язку.

При побудові системи обліку і контролю необхідно визначить контрольні точки технологічного процесу по збору і обробці даних, перелік поштових відправлень, які підлягають суворому обліку і контролю, обсяг інформації, що необхідно передавати.

У системі циркулює два види потоків:

- матеріальний потік реєстрованої пошти, що переміщується між об’єктами поштового зв’язку, де здійснюється його обробка;

- інформаційний потік, який також складається з двох частин, перша – супроводжує матеріальний потік і циркулює між тими ж об’єктами, друга необхідна для контролю за його проходженням і передається до центру управління.

При виборі варіанта побудови системи необхідно керуватися економічною доцільністю утворити додаткові центри по обробці інформації, крім того які потрібні для забезпечення автоматичного проходження поштового відправлення від відправника до адресата.

В автоматичній системі обробці поштових відправлень інформація про поштове відправлення повинна водитись в систему один раз – у відділенні поштового зв’язку місця приймання і потім кілька раз використовуватись.

На першому етапі впровадження, поки не всі відділення зв’язку автоматизовані, інформація від неавтоматизованих відділень зв’язку повинна водитись в систему в районних вузлах зв’язку місця приймання поштових відправлень, а далі використовуватись в загальному порядку.