 |
Идентификатор электронной копии документа.
|
|
|
|
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:
С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр
Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.
При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:
0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 – для начала абзаца в тексте;
32 – для реквизита «Адресат»;
40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;
16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
|
|
|
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.
Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.
Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.
Документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].
Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
|
|
|
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
|
|
|
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота. При переходе на систему электронного документооборота также возможен ряд проблем:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие [12].
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
|
|
|
Современный документооборот организации формируется в результате слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы, входящие и исходящие.
Внутренние документы – образуются в результате внутренней деятельности предприятия. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Доведение документа до сведения исполнителей.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело, архивное хранение, списание (уничтожение).
Исходящие документы – разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для исполнения. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Упаковка и рассылка документа.
- Помещение второго экземпляра в дело, последующая работа с ним.
Входящие документы – поступающие в организацию из вне. Организация работы с ними:
- Сопровождение и доставка с почтового узла.
- Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
- Регистрация.
- Подготовка на доклад (разметка, укладка).
- Рассмотрение, оформление резолюций.
- Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
- Отправка на исполнение ответственным лицам.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело [16].
|
|
|
