Распорядительная документация.

 

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядитель­ных документов, посредством которых решаются важнейшие воп­росы управления.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения принимают по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.)

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательныйдля исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Приказ —правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организа­ций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нор­мативным актом, и актом приме­нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди­тельного документа, применяемого в практике управления. Он из­дается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреж­дений или их структурных подразделений, утверждения положе­ний, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. По­средством приказа руководитель ставит перед работниками основ­ные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного до­кумента. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта до­кумента: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согла­сование документа и его подписание.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассмат­риваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, со­бытия, дана их оценка.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествователь­ной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «ре­шает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

«Постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллеги­ального органа перед словами «постановляет», «решает» указыва­ют его название: Коллегия РЕШАЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть кон­кретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распо­рядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений.

Если распорядительная часть пред­полагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо — например, в приказах), предписываемое действие и срок исполне­ния. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организо­вать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок ис­полнения должен быть реальным, соответствовать объему предпо­лагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкрет­ных исполнителей. Исполнитель указывается в дательном падеже. Последним пунктом в приказах, решениях, рас­поряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением доку

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта.

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех слу­чаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально на­значенное лицо.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделе­ния), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол под­лежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окон­чательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата нача­ла заседания и через тире дата окончания: 12-14.03.97.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название колле­гиального органа в родительном падеже, например: «заседания ко­миссии», «собрания трудового коллектива».

Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секре­тарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксирует­ся ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляет­ся слово «секретарь»:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

Далее перечисляются присутствующие.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО­ВИЛИ).

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

 

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: