 |
Виды классификаторов используемых в документационном обеспечение управления
|
|
|
|
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3
1. Виды классификаторов используемых в документационном обеспечении управления…………………………………………….....5
2. Составление описей рассылки на заказную корреспонденцию……..9
3. Прием, регистрация, рассмотрение обращений граждан. Контроль сроков исполнения обращения. Анализ работы с обращениями…...12
4. Подготовка и передача дел в ведомственный архив………………...16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….19
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….21
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
-организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
|
|
|
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.
Данная работа посвящена только 4 вопросам документационного обеспечения управления. Но даже в этих вопросах попробуем разобраться по подробнее.
ВИДЫ КЛАССИФИКАТОРОВ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.
|
|
|
Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.
Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 37 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Рассмотрим каждый классификатор по отдельности.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Он предназначен для решения следующих задач:
· регистрации форм документов;
· упорядочения информационных потоков;
· сокращения количества применяемых форм;
· исключения из обращения неунифицированных форм;
· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;
· документов на основе их регистрации;
· контроля над составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
· рациональный организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
Коды ОКУД в соответствии с ГОСТЗ6.30-944 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» представляются в унифицированных формах документов.
|
|
|
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
ОКПО содержит восьми- или десятизначный номер юридического лица, указываемый в бухгалтерских документах.
Изменения к ОКПО вносятся Росстатом в составе Статистического регистра хозяйствующих субъектов с использованием информационно-вычислительной сети Росстата.
Классификатор используется для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики.
ОКПО является кодом вида деятельности организации, но не кодом самой организации.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.
Объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.
ОКПДТР состоит из двух разделов:
· профессии рабочих;
· должности служащих.
Первый раздел - профессии рабочих - включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.
Второй раздел - должности служащих - разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.
|
|
|
