 |
Подготовка и передача дел в ведомственный архив
|
|
|
|
Значение и практическая ценность документов организации различна. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие — очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив организации.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя и состоит из 3—5 человек.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел долговременного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и документов по личному составу (отдельно по каждому виду), а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1994 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года.
Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного срока хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
|
|
|
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, временного — частичному.
Полное оформление предусматривает:
· перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности — с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
· нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;
· составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (личные дела и др.);
· составление заверительной надписи дела;
· подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов или переплет документов дела;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
На обложке дела постоянного срока хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для особо ценных документов), дата, количество листов, срок хранения дела.
|
|
|
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один — передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела постоянного и долговременного срока хранения находятся в архиве организации 10 лет, после чего передаются на государственное хранение; дела по личному составу хранятся в архиве организации 75 лет.
Итак, наиболее важные документы в делах сданы на хранение в архив организации по описи (экземпляр описи подшивается к номенклатуре и акту об уничтожении); утратившие свою значимость документы уничтожены по акту, а документы, необходимые для справочно-информационной работы, остаются для работы в подразделении. Дела расположены по годам, допускается в одном деле подшивать документы нескольких лет, но документы одного года должны быть отделены разделителем от документов следующего года. Они хранятся период в соответствии с номенклатурой и производственной необходимостью.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении подведем основные итоги данной работы.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
|
|
|
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
С научно-технической точки зрения рассмотрены: классификаторы применяемые в ДОУ, правила работы с корреспонденцией, основные требования к хранению документов, работа с гражданами.
Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Благодаря им работа с документами становиться проще.
Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве.
Руководители организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания, с целью своевременного устранения порождающих их причин.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Румынина Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие / Румынина Л.А. – М.: Мастерство, 2002
2. Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. – М.: Проспект, 2004
3. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов: учеб.-практическое пособие / Корнеев И.К., Пшенко А.В. – М.: Проспект, 2008
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. Пособие – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Феникс, 2000
|
|
|
5. Пшенко А.В Документационное обеспечение управления: учеб. пособие – 6-е изд. – М.: «Академия», 2007
6. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. – 2-е изд., перераб. и доп. – Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008
7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб.: «Бизнес-пресса», 2004
8. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003
10. Кирсанов М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М., 2002
|
|
|
