 |
Процедуры внутреннего контроля в области хранения запасов
|
|
|
|
Основными объектами внутреннего контроля являются:
- заказ запасов;
- получение запасов;
- регистрация запасов;
- хранение запасов;
- отпуск запасов.
1. На стадии поступления заказа главной операцией является учет всех необходимых потребностей для более эффективной работы предприятия. Заказ поступает в отдел снабжения. Снабженцы формируют портфель заказов, и совершаю следующие действия:
1. Поступивший заказ регистрирует в книге учета заказов из производства.
2. Просматривают договора с поставщиками, с которыми заключены договора на длительный срок на поставку материалов. Учитывают количество материалов, которое поступит от этих поставщиков, на недостающее количество ищут новые каналы.
3. Ищутся каналы перечисления денежных средств поставщикам или способы расчета сними.
4. В случае предварительной оплаты материалов необходимо перечислить соответствующую сумму на счет поставщика.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии формирования заказа:
1. Главный экономист
2. Главный инженер
3. Начальник цеха
4. Начальник отдела снабжения
5. Снабженец
Документы, формируемые на стадии формирования заказа:
1. План производства продукции
2. Заказ материалов
3. Книга учета заказов
4. Договора с поставщиками
5. Производственно-технические нормы
2. Поступление материалов может происходить либо по железной дороге, либо автомобильным транспортом поставщика, либо само вывоз. В любом из этих случаев работник отдела снабжения должен иметь доверенность, которую предварительно получает в бухгалтерии. Каждая доверенность регистрируется в книге выданных доверенностей.
У поставщика доверенность обменивается на товар, к которому прилагается соответствующие документы (накладная на отпуск, товарно-транспортная накладная, акт и др.).
|
|
|
На заводе работник снабжения сдает документы и материалы кладовщику, который принимает их по количеству.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии получения запасов:
1. Кладовщик
2. Снабженец
3. Бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии получения запаса:
1. Доверенность
2. Накладная
3. Счет фактура
4. Книга регистрации счетов фактур
4. После принятия материалов на склад кладовщик выписывает приходный ордер и передает его в бухгалтерию. Снабжение передает в бухгалтерию счет фактуру, на основании которой закрывается доверенность. Бухгалтер проверяет соответствие данных приходного ордера со счет фактурой. Регистрация счетов фактур происходит в реестре за соответствующий месяц по поступившим материалам. Затем бухгалтер вносит данные счета и приходного ордера в компьютер для регистрации поступления материалов.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии регистрации запасов:
1. Снабженец
2. Кладовщик
3. Бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии регистрации запасов:
1. Приходный ордер
2. Счет фактура
3. Реестр
5. Все запасы хранятся в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением запасов состоят в следующем:
- требуемое количество материалов определяется точно, а не приблизительно;
- подобран квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
- на складе только точное измерительное оборудование.
Для предотвращения случаев потерь запасов по причине устаревания, порчи, случайной гибели проводятся следующие меры:
|
|
|
- создана система пожарной сигнализации и приобретено пожарное оборудование;
- создана специальная температура для хранения цемента и песка;
- проверяется срок годности материалов и готовой продукции;
- регулярно подсчитываются израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних ТМЦ;
- регулярно проводится проверка наличия ценностей, т.е. инвентаризация.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии хранения запасов:
1. Кладовщик
2. Начальник цеха
3. Охранник
Документы, формируемые на стадии хранения запасов:
1. Инвентаризационные описи
2. Сличительная ведомость
3. Ведомость по счету 10
6. Отпуск материалов со склада осуществляется на основании требования на отпуск материалов. Для получения требования начальник цеха пишет заявку, утверждает ее у главного инженера. С требованием начальник цеха идет к кладовщику, который отпускает ему материалы, забирает при этом требование. В конце месяца кладовщик составляет отчет и прикладывает к нему приходные ордера и требования, а начальник цеха тоже составляет отчет, прикладывая требования и акт на списание материалов.
После того, как материалы кладовщик отпустил со склада, они поступают в цех, откуда непосредственно в производство. На расход материалов из цеха составляется акт на списание материалов, который утверждается главным инженером и членами постоянно действующей комиссии.
В случае продажи материалов на сторону кладовщик отпускает их на основе расходной накладной.
Расход ГСМ происходит по специальным заявкам которые подписывает генеральный директор.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии отпуска запасов:
1. Бухгалтер материальной группы
2. Кладовщик
3. Начальник цеха
4. Главный инженер
Документы, формируемые на стадии отпуска запасов:
1. требование
2. Заявка на получение материалов
3. Материальный отчет
4. Акт на списание материалов
5. Заявка на получение ГСМ
6. Акт на списание ГСМ
7. Производственно технический отчет
|
|
|
