Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Объединение электронных таблиц




При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов объединения электронных таблиц отметим:

· организацию межтабличных связей;

· консолидацию электронных таблиц или их частей;

· объединение файлов.

Организация межтабличных связей

Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок (адресов ячеек), содержащих помимо имени столбца и номера строки имя файла, данные из которого используются. Так, например, если мы хотим использовать данные из ячейки С2 таблицы, содержащейся в файле Ехаm.wql, в нужную нам ячейку текущей таблицы мы можем записать внешнюю ссылку следующим образом: [Exam.wql] С2.

При организации межтабличных связей учитывают возможность комплектования связанных таблиц в рабочую книгу. При этом таблица, на которую есть внешние ссылки, рассматривается как дополнительная. Таблица, в ячейках которой есть внешние ссылки на другие таблицы, считается основной. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо также загрузить все связанные с ней вспомогательные таблицы. В противном случае в ячейках основной таблицы, имеющих внешние ссылки, появятся сообщения об ошибке или представленные вам результаты окажутся неверными.

Между отдельными таблицами возможны двусторонние связи (таблица А ссылается на таблицу В, а В, в свою очередь, прямо или опосредованно, например через таблицу С, ссылается на А).

Консолидация электронных таблиц или их частей

Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связываемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например, данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.

Команда объединения файлов

Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитания данных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы создаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.

Пример 14. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от которых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц. Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая деятельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой – убытки. Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена установлением межтабличных связей или объединением файлов электронных таблиц.

Допустим, что исходные отчеты, поступающие от магазинов компании, имеют вид, указанный в табл. 4.

Для объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, создается объединенный отчет, подобный указанному в табл.5. В ссылках, находящихся в ячейках этого отчета, указываются имена исходных файлов, содержащих данные о каждом из магазинов.

При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет, подобный указанному в табл. 6.

Таблица 4. Отчет, поступающий от одного из магазинов

  А В С D Е
    Компания L&M. Магазин # 1.  
    Данные за 1995 г. по кварталам:  
    1-й 2-й 3-й 4-й
  Объем продаж, дол. 84,000 92,000 110,000 102.
           
  Зарплата 48,000 48,000 68,000 68.
  Себестоимость 31,000 32,500 36,000 35.
  Суммарные затраты 79,000 80,500 104,000 10~
           
  Прибыль 5,000 11,500 6,000 -5

 

Таблица 5. Объединенный отчет, полученный организацией межтабличных связей (в режиме просмотра формул)

  А В С D Е
    Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам:  
    1-й 2-й 3-й 4-й
  Магазин 1 [имя фaiiла1]В9 [имя файла1]С9 [имя файла1]D9 [имя файла]Е9
  Магазин 2 [имя файла2]В9 [имя файла2]С9 [имя файла2]D9 [имя файла]Е9
  Магазин 3 [имя файла3]В9 [имя файла3]С9 [имя фaйла3]D9 [имя файла]Е9
  Общая прибыль SUМ(ВЗ,В4,В5) SUM(C3,C4,C5) SUМ(D3,D4,D5) SUM(Е3,Е4,Е5)
             

 

Таблица 6. Объединенный отчет полученный(в режиме копирования)

  А В С D Е
    Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам:  
    1-й 2-й 3-й 4-й
  Магазин 1 5,000 11,500 6,000 -500
  Магазин 2 7,500 14,500 22,000 29,000
  Магазин 3 8,500 5,000 13,000 26,000

В ряде случаев полученные в табл. 6 данные могут оказаться недостаточными для руководства компании, которое интересуют суммарные данные не только по прибыли, но и по продажам и затратам. Здесь используется команда объединения файлов в режиме суммирования, которая обеспечивает иной порядок формирования данных в объединенном отчете. Объединенный отчет (электронная таблица) в этом случае будет формироваться в таком же виде, как и отчеты, получаемые от магазинов, однако содержимое каждой ячейки в нем будет равняться сумме содержимого соответствующих ячеек объединяемых таблиц. Так, например, зарплата в первом квартале в объединенном отчете будет определяться суммой заработной платы во всех магазинах в первом квартале.

Аналогично используется команда объединения файлов в режиме вычитания. Этот режим может быть использован, например, в случае, когда текущие показатели вычисляются как разность показателей этого и прошлого годов.

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...