 |
Объединение электронных таблиц
|
|
|
|
При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов объединения электронных таблиц отметим:
· организацию межтабличных связей;
· консолидацию электронных таблиц или их частей;
· объединение файлов.
Организация межтабличных связей
Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок (адресов ячеек), содержащих помимо имени столбца и номера строки имя файла, данные из которого используются. Так, например, если мы хотим использовать данные из ячейки С2 таблицы, содержащейся в файле Ехаm.wql, в нужную нам ячейку текущей таблицы мы можем записать внешнюю ссылку следующим образом: [Exam.wql] С2.
При организации межтабличных связей учитывают возможность комплектования связанных таблиц в рабочую книгу. При этом таблица, на которую есть внешние ссылки, рассматривается как дополнительная. Таблица, в ячейках которой есть внешние ссылки на другие таблицы, считается основной. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо также загрузить все связанные с ней вспомогательные таблицы. В противном случае в ячейках основной таблицы, имеющих внешние ссылки, появятся сообщения об ошибке или представленные вам результаты окажутся неверными.
Между отдельными таблицами возможны двусторонние связи (таблица А ссылается на таблицу В, а В, в свою очередь, прямо или опосредованно, например через таблицу С, ссылается на А).
Консолидация электронных таблиц или их частей
Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связываемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например, данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.
|
|
|
Команда объединения файлов
Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитания данных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы создаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.
Пример 14. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от которых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц. Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая деятельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой – убытки. Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена установлением межтабличных связей или объединением файлов электронных таблиц.
Допустим, что исходные отчеты, поступающие от магазинов компании, имеют вид, указанный в табл. 4.
Для объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, создается объединенный отчет, подобный указанному в табл.5. В ссылках, находящихся в ячейках этого отчета, указываются имена исходных файлов, содержащих данные о каждом из магазинов.
|
|
|
При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет, подобный указанному в табл. 6.
Таблица 4. Отчет, поступающий от одного из магазинов
| А | В | С | D | Е | |
| Компания L&M. Магазин # 1. | |||||
| Данные за 1995 г. по кварталам: | |||||
| 1-й | 2-й | 3-й | 4-й | ||
| Объем продаж, дол. | 84,000 | 92,000 | 110,000 | 102. | |
| Зарплата | 48,000 | 48,000 | 68,000 | 68. | |
| Себестоимость | 31,000 | 32,500 | 36,000 | 35. | |
| Суммарные затраты | 79,000 | 80,500 | 104,000 | 10~ | |
| Прибыль | 5,000 | 11,500 | 6,000 | -5 |
Таблица 5. Объединенный отчет, полученный организацией межтабличных связей (в режиме просмотра формул)
| А | В | С | D | Е | ||
| Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам: | ||||||
| 1-й | 2-й | 3-й | 4-й | |||
| Магазин 1 | [имя фaiiла1]В9 | [имя файла1]С9 | [имя файла1]D9 | [имя файла]Е9 | ||
| Магазин 2 | [имя файла2]В9 | [имя файла2]С9 | [имя файла2]D9 | [имя файла]Е9 | ||
| Магазин 3 | [имя файла3]В9 | [имя файла3]С9 | [имя фaйла3]D9 | [имя файла]Е9 | ||
| Общая прибыль | SUМ(ВЗ,В4,В5) | SUM(C3,C4,C5) | SUМ(D3,D4,D5) | SUM(Е3,Е4,Е5) | ||
Таблица 6. Объединенный отчет полученный(в режиме копирования)
| А | В | С | D | Е | |
| Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам: | |||||
| 1-й | 2-й | 3-й | 4-й | ||
| Магазин 1 | 5,000 | 11,500 | 6,000 | -500 | |
| Магазин 2 | 7,500 | 14,500 | 22,000 | 29,000 | |
| Магазин 3 | 8,500 | 5,000 | 13,000 | 26,000 |
В ряде случаев полученные в табл. 6 данные могут оказаться недостаточными для руководства компании, которое интересуют суммарные данные не только по прибыли, но и по продажам и затратам. Здесь используется команда объединения файлов в режиме суммирования, которая обеспечивает иной порядок формирования данных в объединенном отчете. Объединенный отчет (электронная таблица) в этом случае будет формироваться в таком же виде, как и отчеты, получаемые от магазинов, однако содержимое каждой ячейки в нем будет равняться сумме содержимого соответствующих ячеек объединяемых таблиц. Так, например, зарплата в первом квартале в объединенном отчете будет определяться суммой заработной платы во всех магазинах в первом квартале.
|
|
|
Аналогично используется команда объединения файлов в режиме вычитания. Этот режим может быть использован, например, в случае, когда текущие показатели вычисляются как разность показателей этого и прошлого годов.
|
|
|
