 |
Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
|
|
|
|
Контрольная работа
по учебной дисциплине: «Документирование управленческой деятельности и
делопроизводство»
На тему: «Документационное обеспечение деятельности предприятия».
выполнил:
студент 3 курса
специальностьМенеджмент организации
Руководитель:
Москва 2010г.
Введение
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией -это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.
С документацией связана деятельность всех работников - от технических исполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
|
|
|
Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.
Содержание
Введение
1 Досье фирмы
2 Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
3 Организационные документы
4 Распорядительные документы
5 Информационно-справочные документы
6 Подробное описание документов по личному составу
7 Оформление деловой переписки
Заключение
Досье фирмы
На данном предприятии используются следующие документы:
1 Организационные документы:
1.1 Устав;
1.2 Положение о персонале;
1.3 Положение о структурном подразделении;
1.4 Правила внутреннего трудового распорядка;
1.5 Структура и штатная численность;
1.6 Штатное расписание.
2 Распорядительные документы:
2.1 Постановления;
2.2 Решения;
2.3 Распоряжения;
2.4 Приказы по основной деятельности;
2.5 Указания;
2.6 Извещения.
3 Информационно-справочные документы:
3.1 Докладные, объяснительные, служебные записки;
3.2 Справки по производственным вопросам;
3.3 Акты;
3.4 Протоколы (полные и краткие).
4 Документы по личному составу:
4.1 Приказы по личному составу;
4.2 Заявления;
4.3 Резюме;
4.4 Расписки;
4.5 Доверенности;
4.6 Контракты.
5 Деловая переписка
Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
|
|
|
Организационно-распорядительные документы - это документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями, регулирующая процесс управления в организации, ее структурных подразделениях, это права и обязанности организации в целом.
В состав организационно-распорядительных документов входят:
1. Организационные документы - устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
2. Распорядительные документы - приказы, решения, распоряжения, указы, постановления;
3. Справочно-информационные документы - протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки;
4. Документы по личному составу - приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.
3. Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов,
регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов.
Устав - документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее
структура, функции, правовое положение.
Уставы, после их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации в администрации. Реквизиты и текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы:
1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность.
2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации.
3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь.
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц.
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями.
|
|
|
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия.
7. Отчетность.
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия.
Устав подписывают учредители предприятия.
Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка) - составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом, утверждается руководителем предприятия. Структура текста:
1. Общие положения: отражают условия труда работников, их количество, категории специалистов, кто является руководителем и т.д.
2. Порядок приема, перевода и увольнения.
3. Основные обязанности служащих, администрации.
4. Рабочее время и его использование
5. Поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
6. Отпуска.
7. Командирование, временное командирование и перевод на новое место работы.
8. Зарплата, социальное страхование, компенсации.
9. Меры поощрения, дисциплинарные меры.
10. Освобождение от работы.
11. Рассмотрение трудовых споров.
Положение о структурном подразделении - определяются задачи, функции, права и обязанности, взаимоотношения данного отдела с другими подразделениями: права, ответственность, организация работы. Структура текста:
1. Общее положение: определяется правовой статус структурного подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться данное структурное подразделение.
2. Задачи и функции: излагаются направления деятельности данного структурного подразделения, перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.
3. Права и обязанности - указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним предприятиям.
|
|
|
4. Ответственность: устанавливается ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное исполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных ему прав.
5. Взаимоотношения и связи: определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними предприятиями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласованию документов, совместного выполнения работ и др.
6. Организация работ: определяется порядок деятельности структурного подразделения предприятия, контроль подразделения, его организации и ликвидации.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и/или подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом, утверждается директором предприятия. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора.
Структура и штатная численность - определяется численность работников структурных подразделений (должности) и указываются все наименования структурных подразделений, вводимых на предприятии. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Штатное расписание - содержит наименование структурных подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. Оформляется аналогично структуре и штатной численности. Подписывается заместителем директора, визируется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем предприятия. В грифе «Утверждено» указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд оплаты труда. Гриф «Утверждено» заверяется печатью. Изменения в штатное расписание вносится директором.
4. Распорядительные документы - должны строго соответствовать закону и иметь различия в конечной стадии оформления. Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов:
• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта документа;
|
|
|
• Согласование документа;
• Подписание документа.
Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Распорядительные документы могут состоять из одной, двух частей. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть в зависимости от вида документов начинается словами: в постановлении - постановили, в решении - решили, в распоряжении - предлагаю, обязываю, в приказе -приказываю. Распорядительные слова пишутся прописными буквами, иногда в разрядку от левого поля, отступив два интервала от констатирующей части до распорядительного слова и два интервала до текста.
Затем с абзаца новой строки следует текст постановительной части Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, не допускать различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие, срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме: подготовить, зачислить, обеспечить и тд. Срок исполнения должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.
Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем, всеми указанными в проекте исполнителями, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовыми органами. Приказы и распоряжения подписываются руководителем и его заместителем, а постановление и решения имеют две подписи- председателя и секретаря. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.
Постановление - правовой, распорядительный документ, издаваемый высшим органом государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемых при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и т.д).Текст постановления начинается с констатирующей части: "в связи с...", "комиссия по...". Распорядительная часть: "Предложить (указывается исполнительный орган)". Подписывает представитель комиссии, секретарь.
Решения - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагается состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть документа перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей, сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия, должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение к решению.
Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.
Распоряжение — издаются директором предприятия или его заместителем по оперативным вопросам обычной хозяйственной деятельности предприятия и представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга исполнительных лиц. Состав реквизитов аналогичен составу реквизитов приказа. Распоряжение как отдельный самостоятельный документ широко используется в деятельности органов государственного управления (президента, правительства, глав муниципальных образований).
Приказы по основной деятельности - это приказы по организации работ предприятия,
финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, и другим производственным вопросам.
Указание - организационно- правовая форма управленческого решения по вопросам
информационно-методического характера, либо связанных с организацией исполнения приказов, инструкцией данного или вышестоящего органа государственного управления, может издаваться при оформлении командировок, взысканий.
Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании) и содержащий предложение принять участие.
|
|
|
