Информационно - справочные документы

Объяснительная записка - документ, направленный вышестоящему непосредственному руководителю. По содержанию делятся на две группы: объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа и объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо мероприятия, поручения, поступка, нарушения трудовой дисциплины.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы и содержащей выводы и предложения. Это могут быть данные о выполненной работе, данные, связанные с выполнением каких-либо других заданий, могут

информировать о ходе выполнения заданий или работ, отражать мнение структурного подразделения или должностного лица по определенному вопросу и давать конкретные предложения. Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, содержащиеся в докладной записке, выделяют в отдельную строку и включают либо в заголовок, либо в начало текста. В зависимости от содержания докладные записки бывают инициативные, информационные или отчетные.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки, направляемый структурными подразделениями или должностными лицами. В тексте излагают вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решения которых оказались в зависимости от выполнения своих функций структурными подразделениями и должностными лицами. Структура текста аналогична тексту делового письма.

Справка - документ, содержащий описание, подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера.

Справка служебного характера предоставляется по запросу вышестоящего предприятия и сторонних предприятий. Составление справок применяется внутри предприятия по запросу руководителя о выполнении планов, заданий, поручений.

Справки, направляемые в вышестоящие учреждения, составляются на бланке предприятия, заверяются печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов: в первой части излагаются факты, послужившие причиной ее составления, а во второй приводят конкретные сведения. Она может содержать результат обобщений, каких-либо обследований и т.д.

Текст справки, имеющей какие-либо цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся данные, а также ссылку на документы, послужившие причиной составления справки. Справка имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, вида документа. Заголовок может содержать период времени или дату, на которую приходятся приведенные в справке данные.

Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за предоставленные данные. Справка составляется по указанию вышестоящего органа, ее подписывает руководитель структурного подразделения или предприятия. Справку финансового характера подписывает главный бухгалтер. Адрес оформляют без указания почтового адреса. Дата справки является датой ее подписания.

Справка личного характера - наиболее многочисленные и ежедневно составляемые: о подтверждении места работы, учебы, занимаемой должности, месте проживания, о наличии иждивенцев. Это типовая справка, она пишется на бланке. Текст обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, а потом сообщаются сведения. В конце справки указывается, куда она предоставляется. Ставится дата, текст заверяется подписью и печатью.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие действие. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Акт имеет много разновидностей:

• Акт приема работ по контракту;

• Акт списания материалов;

• Акт приема-передачи документов;

• Акт ликвидации предприятия;

• Акт уничтожения дел;

• Акт экспертизы ценности документов;

Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом предприятия. Если акт является внешним документом, он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается причина его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя, членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, "Акт о недостаче ТИП" или "Акт приема-передачи документов с грифом Конфиденциально".

В основной части документа излагаются цели, задачи, существо и срок проведенной работы, ее результаты. Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указывают сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. Особое мнение члена комиссии следует

оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Реквизиты акта: наименование вида документа, дата, индекс, место составления, должности, инициалы, фамилии, заголовок, текст, перечень приложений к акту, подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях. Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом, которое может вникнуть, разобраться в существе рассматриваемого вопроса. По полноте освещения бывают полные и краткие.

Формуляр протокола составляется на бланке предприятия или на чистом листе бумаги, на котором указывают наименование предприятия или структурного подразделения, дату, номер, место заседания, заголовок, гриф утверждения (если его необходимо утвердить), председателя, секретаря, перечень присутствующих, приглашенных, повестку дня, текст и подписи.

В протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается через тире дату начала и окончания заседания. Номер протокола является порядковым номером заседаний с начала года. В заголовке указывают вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в дательном падеже.

Протокол состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной указывается: председатель, секретарь, присутствовали, приглашенные, повестка дня.

Словом «председатель» начинают протокол, указывают его фамилию и инициалы, аналогично по секретарю. Присутствующих и приглашенных указывают с наименованием должностей и предприятий, которые они представляют. Если протокол при принятии требует определенного кворума, то в разделе "присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать.

Краткий протокол - кратко протоколируются оперативные совещания. Краткий протокол

содержит фамилии и инициалы докладчиков, тему. Реквизиты: председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных, рассматриваемых решений, принятых решений.

Выписка из протокола - это копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определенных фактов, которые могут быть использованы в качестве юридического документа. В выписке приводят название предприятия, дату, номер протокола, место издания. Указывают председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных, рассматриваемый вопрос и что по нему постановили. Указывают подписи секретаря и председателя, делают только расшифровку. Правильность выписки удостоверяют подписью секретаря, затем ставят дату и печать.